Дипломная работа: Бухгалтерский учет, анализ и контроль кассовых операций

-  ведение раздельного учета средств по бюджетной и внебюджетной деятельности, а также по КБК (функциональной классификации расходов (ФКР), классификации операций сектора государственного управления (КОСГУ) и кодам доходов (КД);

-  получение вспомогательных отчетов и справок о совершенных кассовых операциях.

Программа 1С: Бухгалтерия обеспечивает решение всех перечисленных задач.

Для автоматического оформления операций по поступлению наличных денежных средств в кассу организации в «1С:Бухгалтерии» предназначен документ «Приходный кассовый ордер». (код по ОКУД 0310001). В соответствии с Порядком ведения кассовых операций, приходный кассовый ордер оформляется в бухгалтерии и передается в кассу для принятия наличных денежных средств. В этой связи с документом «Приходный кассовый ордер» работают дважды: сначала его заполняют, сохраняют и распечатывают, а затем, в конце рабочего дня или начале следующего, после получения от кассира отчета, проводят .

Для выписки приходного кассового ордера заполняется экранная форма документа (рис. 1). Документ можно вызвать из группы "Касса" меню "Документы" главного меню программы или из журнала документов "Касса".

Рис. 1. Экранная форма приходного кассового ордера

Документ можно заполнить вручную или вводом на основании документа. При вводе на основании многие реквизиты документа «Приходный кассовый ордер» заполняются автоматически.

Рассмотрим основные реквизиты документа и порядок их заполнения.

Учреждение - Кнопка "" позволяет задать учреждение, для которого оформляется кассовый ордер.

Лицевой счет  кнопка выбора позволяет задать лицевой счет, с которого сняты наличные средства. По умолчанию предлагаются реквизиты счета, заданного для выбранного учреждения в качестве основного.

Номер документа заполняется автоматически, но его допускается редактировать.

Дата документа устанавливается в соответствии с установленной рабочей датой программы. Она может быть изменена.

Содержание хозяйственной операции - выбирается из списка.

При выборе хозяйственной операции определяется, из какой группы будет выбираться корреспондирующий счет для оформления операции поступления денег в кассу.

При выборе операции «Прочие» корреспондирующий счет выбирается из списка корректных проводок.

При заполнении реквизита Счет кассы. выбирается субсчет счета 201.04. При оформлении операций с валютой в качестве счета кассы надо выбрать субсчет, у которого установлен признак "Валютный".

Сумма - указывается сумма вносимых в кассу денежных средств.

При оформлении операций в валюте указывается сумма в валюте.

Подразделение осн. - по правилам заполнения унифицированных форм здесь следует указывать подразделение, в котором заполняется документ, выбирается из справочника "Подразделения".

Подразделение кор. - по правилам заполнения унифицированных форм здесь следует указывать подразделение, из которого поступили наличные, выбирается из справочника "Подразделения".

Целевое назначение - выбирается из справочника «Целевое назначение (основания по кассе)».

Принято от – реквизит заполняется автоматически при выборе сотрудника (контрагента) в табличной части документа, также можно ввести строку текста, например: «Из банка по чеку №…». Кроме того, этот реквизит можно заполнить выбором из справочника "Контрагенты" с помощью кнопки выбора.При проведении документа значение этого реквизита будет включено в краткое содержание проводки.

Основание - строкой текста указывается основание для составления ордера (содержание хозяйственной операции). По умолчанию выводится текст, соответствующий целевому назначению. При проведении документа значение этого реквизита будет включено в краткое содержание проводки.

Приложение - перечисляются прилагаемые к ордеру документы с указанием их номеров и дат составления.

После заполнения всех этих реквизитов необходимо перейти к закладке "таблица" где в строки таблицы необходимо ввести необходимые сведения: суммы по объектам аналитического учета; выбрать из списка соответствующее бюджетное обязательство по выбранному лицевому счету; задать код бюджетной классификации расходов (доходов) из справочника «КБК»; задать код экономической классификации расходов (доходов) из справочника «КОСГУ» и пр.

Документ «Приходный кассовый ордер» можно вводить и с использованием режима «Ввод на основании» на основании документов «Заявка на получение наличных денег со счета ОФК», «Поступление родительской платы», «Акт об оказании услуг». Для этого надо найти в соответствующем журнале документ, по которому поступили денежные средства», выбрать его курсором и вызвать из контекстного меню «Действия» пункт «Ввести на основании». Реквизиты документа «Приходный кассовый ордер» будут заполнены данными из документа – основания.

После заполнения всех реквизитов следует проверить правильность составления ордера, сформировав его печатную форму нажатием кнопки "Печать". Правильно заполненный ордер распечатывается. Перед первой печатью приходного ордера рекомендуем вызвать "Предварительный просмотр" (Рис 2).

Рис. 2. Приходный кассовый ордер

К документу можно сформировать дополнительные печатные формы, используя кнопку «стрелка вниз», например, «Бухгалтерскую справку» (ф. 0504833) с расшифровкой данных, указанных в табличной части документа.

Правильно составленный документ сохраняется в журнале, но не проводится - в ответ на предложение программы "Провести документ?" следует ответить "Нет". После прохождения ордера через кассу документ следует провести - открыть документ, нажать кнопку "ОК" и в ответ на предложения программы "Сохранить документ?" и "Провести документ?" следует ответить "Да". При проведении документа автоматически формируется проводка (проводки), отражающая операцию на счетах бухгалтерского учета.

Документ имеет дополнительный реквизит - флажок "АННУЛИРОВАН". Этот флажок следует выставить для тех документов, которые не прошли через кассу и были аннулированы. Тем не менее, запись о таких документах должна быть в журнале КО-3, который должен содержать перечень всех ордеров, как проведенных, так и не проведенных.

Если к программе подключена ККМ в режиме «Фискальный регистратор», возможна печать кассовых чеков на ККМ по команде из программы.

Для автоматического оформления операций по расходу денежных средств из кассы организации с использованием расходного кассового ордера в типовой конфигурации предназначен документ «Расходный кассовый ордер». Его можно вызвать из группы "Касса" меню "Документы" главного меню программы или из журнала документов "Касса".

В соответствии с Порядком ведения кассовых операций, расходный кассовый ордер оформляется в бухгалтерии и передается в кассу для выдачи наличных денежных средств.

Для оформления расходного кассового ордера необходимо заполнить экранную форму документа (рис.3). Порядок заполнения реквизитов расходного ордера аналогичен заполнению приходного ордера.

Рис.3. Экранная форма расходного кассового ордера

После заполнения всех реквизитов следует проверить правильность составления ордера, сформировав его печатную форму нажатием кнопки "Печать". Правильно заполненный ордер распечатывается. Перед первой печатью расходного ордера нужно вызвать "Предварительный просмотр" (рис. 4).

Рис. 4. Расходный кассовый ордер

Правильно составленный документ сохраняется в журнале, но не проводится - в ответ на предложение программы "Провести документ?" следует ответить "Нет". После прохождения ордера через кассу документ следует провести - открыть документ, нажать кнопку "ОК" и в ответ на предложения программы "Сохранить документ?" и "Провести документ?" следует ответить "Да". Также как и приходной кассовый ордер документ имеет дополнительный реквизит - флажок "аннулирован".

В типовой конфигурации Бюджетные учреждения существуют ещё два документа для ведения кассовых операций: "Приходный кассовый ордер (фондовый)" и "Расходный кассовый ордер (фондовый)".

Документ "Приходный кассовый ордер (фондовый)"предназначен для оформления поступления денежных документов в кассу учреждения приходным кассовым ордером по форме № КО-1 (код по ОКУД 0310001).

Документ "Расходный кассовый ордер (фондовый)" предназначен для оформления выдачи денежных документов из кассы расходным кассовым ордером по форме № КО-2 (код по ОКУД 0310002).

Оба документа - универсальные и позволяют оформлять поступление и выбытие денежных документов не только в рублях, но и в другой валюте, а также указывать (при еобходимости) количество денежных документов.

Документы можно вызвать из группы "Касса" меню "Документы" главного меню программы или из журнала документов "Касса фондовая".

Для формирования и нумерации листов кассовой книги в типовой конфигурации предназначен документ «Отчет кассира». Экранная форма документа представлена на рисунке 5.

Рис. 5 Экранная форма «Отчет кассира»

Документ следует вводить ежедневно в конце рабочего дня по графику работы учреждения после оформления последней выдачи (получения) наличных денежных средств и проведения соответствующих документов. На каждую валюту следует вводить отдельный документ «Отчет кассира». Документ можно ввести из журнала «Касса». Реквизиты документа следующие:

Кнопка "" - позволяет задать учреждение, по которому формируется документ.

Дата – дата ввода документа. По умолчанию предлагается рабочая дата.

Номер – регистрационный номер документа в журнале «Касса». По умолчанию предлагается очередной номер. Нумерация документов установлена в пределах года.

Номер листа кассовой книги – порядковый номер листа кассовой книги. В общем случае может не совпадать с номером документа.

Валюта – валюта, по которой формируется лист кассовой книги.

Установка флага «Сворачивать аналитику» позволяет выводить в кассовой книге итог операции, а не каждую проводку операции.

Флажок «Последний день месяца» следует включать для печати в листе кассовой книги количества листов за месяц. При вводе документа «Отчет кассира» в последний день месяца по календарю флажок включается автоматически. В декабре последний день месяца считается последним днем года. В листе кассовой книги за последний день года печатается также количество листов за год.

В реквизите «Количество строк на листе» можно указать количество строк, которое должно печататься на листе кассовой книги. Задается в соответствии с используемым принтером. По умолчанию установлен вывод 62 строк.

В табличной части отражается информация, которая будет выведена в листе кассовой книги за заданную дату. Табличная часть заполняется автоматически при нажатии кнопки «Заполнить». При нажатии кнопки «Заполнить» в таблице отражаются остатки бюджетных и внебюджетных наличных денежных средств на начало и конец дня, а также обороты за день в разрезе кассовых документов (флажок «Сворачивать аналитику» включен) или проводок (флажок «Сворачивать аналитику» выключен).

При формировании отчета кассира по проводкам (флажок «Сворачивать аналитику» выключен) в таблице приводятся также для справки коды экономической классификации расходов, зарегистрированные в проводках.

Порядок записей в таблице соответствует хронологическому порядку операций в журнале операций (проводок в журнале проводок). В таблицу включаются только проведенные кассовые документы.

Непосредственно из таблицы можно открыть для просмотра документ (операцию). Для этого следует установить курсор на документ в графе «Документ» и дважды щелкнуть левой клавишей мыши. В строке «В том числе на зарплату» (в графах «Прих. Бюдж», «Прих. Небюдж.») можно ввести остатки бюджетных и внебюджетных наличных денежных средств в кассе по невыплаченной заработной плате.

Кроме того, можно отредактировать текст, автоматически формируемый в графе «Содержание», который затем будет отражаться в графе «От кого получено или кому выдано» листа кассовой книги.

Если за указанный день операций по кассе не было, в таблице отразятся только остатки на начало и конец дня по данным бухгалтерского учета (сальдо по счету 201.04), а также будет заполнена строка «В том числе на зарплату» данными из предыдущего документа «Отчет кассира».

Для формирования и печати листа кассовой книги следует нажать кнопку «Печать». Перед печатью документ следует записать. При нажатии кнопки «Печать» формируются «Вкладной лист кассовой книги» и «Отчет кассира», которые имеют одинаковое содержание и включают все реквизиты, предусмотренные кассовой книгой по форме № 0504514. Нумерация листов кассовой книги осуществляется автоматически в порядке возрастания номеров с начала года, с учетом количества строк, заданного в реквизите «Количество строк на листе». Если за день было зарегистрировано кассовых операций (проводок по счету 201.04) больше, чем количество, заданное в реквизите «Количество строк на листе», формируется несколько листов кассовой книги. Номер последнего листа кассовой книги фиксируется в программе. На последнем за текущий месяц листе печатается общее количество листов кассовой книги за этот месяц, а на последнем листе за календарный год - общее количество листов кассовой книги за год. Документ может быть сопровожден комментарием. Для этого в поле «Комментарий» следует ввести произвольную строку текста.

Перед печатью отчета для подшивки и передачи в бухгалтерию следует проверить формирование листа кассовой книги с помощью пиктограммы «Предварительный просмотр», при необходимости изменить настройку полей (меню «Файл – Параметры страницы») и количество строк на листе (реквизит «Количество строк на листе» документа «Отчет кассира»). Заполненный документ следует сохранить и провести. Документ не формирует проводок, а нужен лишь для нумерации листов кассовой книги. Документ «Отчет кассира» нельзя провести, не сформировав предварительно отчет «Кассовая книга», так как в момент формирования отчета производится определение номера и количества листов кассовой книги, которые должны быть сформированы на основании этого документа. Документы, включенные в документ «Отчет кассира», нельзя удалить.

Кроме выше перечисленных документов из группы "Касса" меню "Документы" главного меню можно вызвать документы "Заявка на получение наличных денег со счета ОФК" и «Заявление на получение денежных чековых книжек».

Первый документ (рис. 6) предназначен для оформления доверенности на получение наличных денег по чеку со счета ОФК по форме 0510033 (Приложение 3 к "Правилам осуществления операций по обеспечению наличными деньгами получателей средств федерального бюджета", утвержденными приказом Минфина России от 21.09.2004 г. № 85н).

Рис.6. Экранная форма Заявки на получению денег со счета ОФК

Заполненный документ следует сохранить. Документ не проводится, а служит лишь для печати заявки.

Документ «Заявление на получение денежных чековых книжек» (рис. 7) предназначен для оформления заявления (доверенности) на получение денежных чековых книжек в органах федерального казначейства по форме 0510031

Рис.7. Экранная форма Заявления на получение денежных чековых книжек

После заполнения всех реквизитов можно сформировать печатную форму заявления нажатием кнопки «Печать». Заполненный документ следует сохранить. Документ не проводится, а служит лишь для печати заявки. После получения чековых книжек в документ можно ввести дополнительную информацию в группе «Выданы чековые книжки» – серии и первый и последний номера листов чековых книжек.

Для составления отчета кассира в типовой конфигурации предназначен отчет «Кассовая книга». Он предназначен для формирования и печати листов кассовой книги по форме № 0504514, утвержденной Минфином РФ для бюджетных учреждений. Отчет строится по документам «Отчет кассира». Отчет можно вызвать из документа «Отчет кассира», а также из журнала «Касса» или меню «Отчеты – Отчеты по кассе».

В форме настройки параметров отчета «Кассовая книга» (рис. 8) следует указать день или период, за который надо формировать отчет. При формировании отчета за период предполагается, что настройка разбиения

кассовой книги на листы в соответствии с используемым принтером была выполнена в документах «Отчет кассира». Флаг «Печатать сразу» позволяет выводить отчет сразу на принтер, без предварительного формирования на экране. Эту возможность следует использовать при печати листов кассовой книги за период.

Рис.8. Экранная форма настройки отчета кассира

При нажатии кнопки «Сформировать» будет сформировано (напечатано) столько листов кассовой книги, сколько проведенных документов «Отчет кассира» зарегистрировано в программе за заданный период. Сформированный отчет открывается в виде табличного документа, который затем может быть выведен на печать. Отчет по кассе формируется сразу в двух экземплярах: первый экземпляр называется "Вкладной лист кассовой книги", второй - "Отчет кассира". Сформированный отчет будет содержать все реквизиты, предусмотренные в кассовой книге установленного образца: остатки на начало даты по счету 201.04, все операции по счету 201.04 за эту дату, а также итоговые обороты за день по приходу и расходу и остаток на конец дня. Движение бюджетных и внебюджетных средств показывается отдельно. Порядок записей в отчете соответствует хронологическому порядку операций в журнале операций.

В типовой конфигурации можно также сформировать отчет "Журнал регистрации кассовых ордеров". Он позволяет распечатать журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов по унифицированной форме № КО-3, утвержденной постановлением Госкомстата России № 88 от 18.08.98 г. Для формирования отчета необходимо выбрать пункт "Касса" меню "Отчеты" главного меню программы, а в нем "Журнал регистрации кассовых ордеров".

На экран выдается запрос параметров вывода отчета (рис.9), в котором необходимо:

-  выбрать, формировать журнал кассовых или фондовых ордеров, щелкнув мышью в соответствующем поле;

-  задать период, за который надо получить отчет, используя кнопки вызова календаря или выбора стандартного периода;

-  выставить флажок для формирования титульного листа;

-  нажать кнопку "Сформировать".

Рис.9. Экранная форма настройки Журнала Регистрации кассовых ордеров

Сформированный отчет открывается в виде табличного документа, который затем может быть выведен на печать. В отчете приводится перечень как проведенных, так и не проведенных кассовых документов, зарегистрированных в журнале "Касса" за заданный период. По кнопке "Обновить" можно обновить содержимое отчета. По кнопке "Настройка" - изменить параметры вывода отчета. Отчет можно формировать также в журнале документов "Касса" по кнопке "Отчеты по кассе", а также . в журнале документов "Касса фондовая" по кнопке "Отчеты".

Таким образом, в результате автоматизации кассовых операций сокращается объем рутинной ручной работы и тем самым высвобождается рабочее время для анализа совершенных операций, предоставляется возможность оперативно получать отчетные регистры и информацию об остатках средств в кассе и их целевом использовании

Глава III. Анализ и контроль кассовых операций в ТМО «Избербашская поликлиника»

3.1 Организация и проведение ревизии кассы и контроль
за соблюдением кассовой дисциплины

Освоение методики проверки кассовых операций в бюджетных учреждениях, и в частности в учреждениях здравоохранения, является важным по нескольким причинам. Во-первых, денежные средства принадлежат к числу наиболее подвижных и легко реализуемых активов организации. Кроме того, денежные операции носят массовый и распространенный характер. Все это делает данный участок хозяйственной деятельности учреждения наиболее уязвимым с точки зрения различных нарушений и злоупотреблений. [20]

Движение наличных денег совершается посредством кассовых операций. Среди них можно выделить основные - выдачу средств на оплату труда, на оплату административно-хозяйственных расходов, подотчетным лицам и др.

Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10