Экономическая оценка использования новых информационных технологий в бухгалтерском учете

оборотов и сальдо, перенастройка на изменения законодательства с

возможностью переопределить порядок расчета и заполнения баланса и отчетных

форм. Создание и расчет любых новых форм.

Налоговый календарь. Система содержит информацию о видах налогов и

сроках платежей в бюджет, по желанию пользователя может напоминать о

приближении сроков при входе в систему. Эти напоминания можно использовать

для сроков отчетности перед руководством, для постоянных платежей арендной

платы и прочих регулярных дел в бухгалтерии.

Рис. 2.2. Функциональные возможности системы «Главный бухгалтер»

Быстрый ввод информации. Операции могут вноситься в систему любым из

удобных способов: выбором из перечня стандартных проводок, копированием

аналогичных предыдущих записей по образцу, выбором с использованием блочных

проводок либо путем регистрации ранее созданных в системе первичных

банковских и кассовых документов.

Тщательный контроль. Введенные записи перед расчетом сальдо

контролируются на правильность корреспонденции, на верное указание номеров

счета и субсчета, на корректное отражение валютных операций по текущему

курсу.

Учетная политика. Система позволяет работать в рамках любой учетной

политики и различных планов счетов. Можно настроить план счетов и другие

разделы системы на самую специфическую учетную политику предприятия и затем

перенастраивать их при изменении законодательства или особенностей

предприятия.

Показатели финансово-хозяйственной деятельности. Расчет показателей

деятельности предприятия по данным бухгалтерского учета, содержащимся в

системе, сопоставление показателей по периодам, возможность формирования

плановых показателей и контроль выполнения.

Работа с данными прошлых лет. Возможность исправления и перерасчета

данных прошлого года; просмотр информации любого из предыдущих лет.

Автоматический переход в новый год с переносом сальдо по счетам и субсчетам

для контрагентов.

Контекстная помощь. В любом месте пользователь может вызвать

контекстную подсказку о режимах работы, о назначении функциональных клавиш,

о возможных действиях. В системе содержится в виде справочника полный текст

инструкции по применению плана счетов бухгалтерского учета с быстрым

поиском необходимой информации.

Калькулятор. Система снабжена калькулятором, который вызывается в

любом месте работы при нажатии комбинации клавиш.

Особенности учета валютных операций

Важное достоинство системы – возможность в любой момент начать учет

валютных операций. Пока в организации отсутствует валютный счет, и не

проводятся валютные сделки, система работает в рублевом варианте, и о

валюте нет упоминаний ни на экране, ни в печатных формах. После начала

валютной деятельности пользователю следует открыть возможность отражения

валютных операций и система перейдет в режим работы как с рублевыми, так и

с валютными операциями. Это означает, что система позволяет:

. вводить, редактировать операции в валюте;

. исправлять и дополнять справочники валют и их курсов;

. при подсчете сальдо производить пересчеты курсов и составлять проводки,

корректирующие сальдовые остатки на счетах, учитывающих валюту;

. относить результат вычисления курсовой разницы на счет, указываемый

пользователем на основании инструктивных документов;

. при контроле записей проверять правильность использования курсов при

составлении проводок: соответствие рублевой и валютной суммы по текущему

курсу на дату совершения операции;

. при поиске отыскивать операции по условию, включающему условия на

значение суммы в валюте и вид работы;

. показывать сальдо по счетам и субсчетам как по рублевым суммам, так и по

валютным в разрезе каждого вида валют. При этом, поскольку система

автоматически составляет корректирующие проводки, рублевый эквивалент

всегда будет соответствовать валютному на дату составления сальдо.

Порядок работы в системе

Занесение проводок. Проводки заносятся в систему ежедневно либо с

периодичностью, удобной конечному пользователю. Занесенные проводки можно

просматривать, исправлять, выводить на печать или обрабатывать с целью

получения информации о состоянии различных счетов и субсчетов.

Контроль записей. Перед подсчетом сальдо проводится контроль записей

на корректность, не проконтролированные записи не просчитываются. Если в

ходе контроля выявлены ошибочные записи, то требуется их исправить и

провести контроль заново. Как только все записи окажутся верными, можно

приступать к подсчету сальдо. Тем не менее расчеты можно производить и до

контроля в разделе «Обороты за период». Система лишь напомнит о возможных

неточностях в расчете.

Подсчет сальдо и баланса. Сальдо по счетам и субсчетам на начало

указанного пользователем месяца система рассчитывает автоматически.

Подсчитанные сальдо всегда сходятся. При вводе новых проводок и при

исправлении старых система автоматически перемещает дату контроля на самую

раннюю дату из редактируемых записей (осуществляется так называемый откат).

После этого проводится контроль и затем вновь рассчитывается сальдо. На

основании подсчитанного сальдо система заполняет баланс и составляет

отчетные формы. Возможность произвести перерасчет сальдо после внесенных

исправлений позволяет отказаться от использования красного сторно в

пределах квартала.

Главная книга, оборотная ведомость. Если требуется больше информации,

чем содержится в сальдо и балансе, то можно составить Главную книгу с

суммами по различным корреспонденциям. Главная книга в системе более

удобна, чем обширная по размерам шахматка или Главная книга, составленная

ручным способом. Оборотную ведомость можно использовать для просмотра

оборотов по счетам: развернуто по каждому счету и субсчету или в свернутом

виде – по синтетическим счетам.

Печать бухгалтерских архивов. При ведении компьютерного учета не

следует забывать, что некоторые документы должны храниться в бумажном виде,

подписанными и подшитыми, как того требуют инструкции. Поэтому при

завершении работ с отчетным кварталом целесообразно отпечатать такие

документы, после чего можно приступать к работе в следующем квартале.

Работа со справочниками. Для обеспечения удобства конечному

пользователю, поддержания работоспособности системы особое значение имеет

порядок в справочниках. С настройки справочников начинается работа с

системой после ее инсталляции, через справочники заносятся изменения в

атрибуты организаций, справочники помогают поддерживать порядок в проводках

за счет использования шаблонов.

Поиск информации. Встроенный гибкий конструктор запросов обеспечивает

достаточно сложный оперативный поиск информации по многим атрибутам.

Редактирование шаблонов типовых форм. В систему встроен редактор

типовых форм выходных документов. Освоение его достаточно просто и не

требует программистской квалификации. Указанный редактор окажется незаменим

при настройке на привычный пользователю документооборот, а также в случае

изменения отчетных форм для представления в налоговые и статистические

органы.

Иные особенности работы с системой «Главный бухгалтер» представлены в

обширной контекстной помощи, которая ориентирована на помощь не только

компьютерного, но и бухгалтерского характера.

Основные эксплуатационные свойства системы

Основные качества любой автоматизированной системы проявляются спустя

некоторое время после начала эксплуатации. Надежность, простота, гибкость –

это именно то, что требуется бухгалтеру – профессионалу от систем такого

класса.

Как показал опыт эксплуатации, система имеет дружественный интерфейс,

дизайн, пригодный для многочасовой работы перед экраном. Она сопровождает

работу необходимыми сообщениями, напоминаниями, иногда предостережениями.

Система часто «думает» за пользователя. Особенно важно, что системой

без особых усилий может пользоваться бухгалтер, практически не обладающий

навыками работы с компьютером.

«1С: Бухгалтерия» версия 7.5

Программа «1С: Бухгалтерия» является компонентой ведения

бухгалтерского учета в комплексе программ «1С: Предприятие» и может

работать совместно с другими его компонентами.

«1С: Бухгалтерия» - самая распространенная программа автоматизации

бухгалтерского учета в странах СНГ. По данным журнала «Бухгалтерский учет»

количество только зарегистрированных ее пользователей составляет около 250

тысяч.

Программа может продаваться в разных вариантах – однопользовательском

(локальном) и многопользовательском (сетевом). Многопользовательский

вариант предполагает одновременную работу с программой на нескольких

рабочих местах в компьютерной сети.

Типовая конфигурация программы, входящая в комплект поставки,

использует стандартную методику бухгалтерского учета в соответствии с

действующим законодательством. Помимо этого существуют базовая и

профессиональная версии программы. Они отличаются тем, что в первой из них

отсутствует возможность конфигурирования, и бухгалтер может работать с ней

только в рамках типовой конфигурации. Базовая версия является

однопользовательским вариантом.

Программа имеет современный внешний вид; разделы главного меню

интуитивно понятны даже неопытному пользователю; в отдельные группы

скомпонованы справочники, документы, отчеты и журналы, что дает возможность

наглядно и быстро работать с ними. В программе имеется справочник

корректных проводок, что уменьшает вероятность ошибки при корреспонденции

счетов. Каждый бухгалтер может иметь свои настройки, свои пункты меню и

панели инструментов в зависимости от обслуживаемого им участка

бухгалтерского учета и права доступа к данным, хранящимся в системе. Есть

возможность, уходя со своего рабочего места заблокировать работу с

программой; без личного пароля никто не сможет получить доступ к программе

и данным бухгалтерского учета.

Для регистрации документов, операций и проводок используются журналы,

количество которых определяется настройкой программы. В типовой настройке

присутствуют журнал документов, журнал операций и журнал проводок.

Проводки могут формироваться разными способами: пользователем

вручную, с помощью типовых операций и первичных документов. Типовые

операции могут быть разбиты на группы, связанные с одним участком

бухгалтерского учета. Первичные документы формируются с помощью раздела

«Документы». В типовой конфигурации все документы этого раздела разбиты на

группы по смысловому содержанию. Отдельно стоит сказать о так называемых

регламентных документах. К ним относятся документы по начислению износа ОС

и НМА, переоценке валюты и закрытию месяца. Эти документы вводятся один раз

в месяц.

Так как план счетов – основа ведения бухгалтерского учета на

предприятии, программа поставляется с настройкой на стандартный план

счетов, установленный соответствующими нормативными документами. В

зависимости от конкретной конфигурации программа может иметь несколько

планов счетов. Активным может быть только один из них. Данная возможность

может быть полезна при ведении на одном компьютере бухгалтерского учета для

нескольких предприятий. Это еще одна из особенностей «1С: Бухгалтерии».

В программе предусмотрено большое количество иерархических

справочников аналитического учета (организации, сотрудники, материалы и т.

д.). Для них определен специальный термин – субконто. Любому из счетов

(субсчетов) можно поставить в соответствие любой справочник аналитического

учета. Например, можно вести аналитический учет на 60 счете в разрезе

контрагентов – поставщиков. К одному счету может быть прикреплено до пяти

справочников субконто, что позволяет вести многомерный аналитический учет.

Кроме того, программа позволяет вести многовалютный учет. Для этого

предусмотрено ведение справочника видов валют и их курсов.

Программа поставляется с большим набором форм стандартной

бухгалтерской отчетности – Главная книга, журналы- ордера, книги продаж и

покупок и т. п. В стандартную поставку входят регламентированные формы

отчетности. Регламентированные отчеты – это налоговые и бухгалтерские

отчеты, предназначенные для представления в налоговые органы, а также

отчеты для внебюджетных фондов. Кроме того, в программу входит набор форм

статистической отчетности. Формы отчетности ежеквартально изменяются в

соответствии с текущими нормативными документами и бесплатно передаются

зарегистрированным пользователям. Помимо этого программа позволяет

создавать произвольные отчеты, отражающие особенности ведения учета на

конкретном предприятии. Произвольные отчеты могут настраиваться самим

бухгалтером или программистом.

«Инфо-Бухгалтер» версии 7.0

Программа «Инфо-Бухгалтер» обладает рядом особенностей. Несмотря на

простоту ее можно использовать для автоматизации сложного бухгалтерского

учета. Ее характерная черта – отсутствие справочников аналитического учета

как таковых. Для ведения аналитики используется многоуровневая

(иерархическая) структура счетов бухгалтерского учета – еще одна

особенность. Количество счетов и субсчетов не ограничено. Любой счет может

иметь до пяти уровней субсчетов. Интересна возможность представления

имеющихся данных бухгалтерского учета в виде графиков и диаграмм. Это

позволяет наглядно анализировать финансово-хозяйственную деятельность

предприятия. Программа позволяет строить разнообразные графики и диаграммы,

состоящие из одного или нескольких элементов. Все формы статистической

отчетности в налоговые органы и внебюджетные фонды собраны в одну группу с

бланками для заполнения первичных документов. Кроме того, предусмотрена

возможность передачи данных в популярный табличный процессор «Microsoft

Excel». Программа проста в эксплуатации, обладает хорошей системой

контекстной помощи, с ней легко работать. Основой для хранения данных и

получения отчетности являются журналы хозяйственных операций.

«Инфин-Бухгалтерия» версии 8.1

Программа обладает рядом отличительных особенностей. Она продается в

нескольких вариантах: «Мини-», «Макси-» , «Супер-» , и «Элит-Бухгалтерия».

Эта программа рассчитана на работу под управлением операционной системы MS-

DOS. Вместе с тем она может нормально работать и в сеансе DOS операционной

системы Windows 95/98. Еще одной очень важной особенностью программы

является ее структура. В стандартном варианте поставки она состоит из

четырех подсистем-разделов: «Бухгалтерия», «Документы», «Отчетность»,

«Зарплата».

Подсистема «Бухгалтерия» – основная в комплексе программ «Инфин».

Главная ее задача – регистрация хозяйственных операций и формирование

стандартных форм бухгалтерской отчетности.

Подсистема «Документы» – предназначена для формирования всех первичных

бухгалтерских документов. С ее помощью можно создавать проводки и

передавать их в основную подсистему «Бухгалтерия».

Подсистема «Отчетность» формирует отчетность в налоговые органы на

основе данных подсистемы «Бухгалтерия».

Подсистема «Зарплата» предназначена для расчета заработной платы с

последующей передачей соответствующих проводок в «Бухгалтерию».

Эта программа имеет очень простые настройки, что позволяет сделать

работу с ней максимально удобной для бухгалтера.

«Финансовый анализ» компании «Интеллект-Сервис»

На современном этапе развития бизнеса на первый план все больше

выдвигается решение задач анализа финансово-хозяйственной деятельности

предприятия. Из-за трудоемкости такой анализ очень сложно провести вручную.

Программа «Финансовый анализ» – это универсальное и удобное

инструментальное средство. Разработчики предлагают пользователям

оригинальное конструктивное решение системы, объединяющей возможности

электронной таблицы и базы данных.

Электронная таблица (аналог EXCEL) используется как инструмент для

настройки форм ввода исходных данных, а также для описания правил

формирования аналитических таблиц. Сформированные таким образом шаблоны

документов записываются в базу данных и в дальнейшем используются для ввода

информации и проведения необходимых расчетов. Исходные данные и результаты

расчетов также сохраняются в базе данных и могут быть использованы для

дальнейшей обработки и анализа. Встроенное средство формирования

произвольных диаграмм позволяет отобразить результаты расчетов в удобном

для пользователя виде. Исходные данные для анализа можно ввести вручную или

импортировать из текстового файла.

В системе заложены широкие возможности анализа финансовых показателей

деятельности фирмы. Для пользователей, заинтересованных в использовании

типовых методов, в системе настроен широкий круг аналитических таблиц,

предлагающих к использованию наиболее известные методики отечественных и

зарубежных экономистов. С помощью этих методик можно рассчитать показатели,

характеризующие:

. структуру имущества предприятия;

. платежеспособность;

. финансовую устойчивость;

. деловую активность и рентабельность хозяйственной деятельности;

. рациональность политики привлечения заемных средств;

. обоснованность политики распределения и использования прибыли.

Значение всех показателей можно проследить в относительных величинах,

свободных от влияния инфляции, а также оценить их динамику.

Принципы выбора программ

Основными принципами, которыми следует руководствоваться при выборе

готовой программы, являются: (рис.2.3)

. производительность программы. При выборе программы прежде всего

необходимо учитывать «размер» бухгалтерии, т. е. Тот объем бухгалтерских

операций, с которыми предстоит работать программе. Рекомендуется выбирать

программу с некоторым запасом производительности.

. соотнесение пользы и затрат. Польза, которую принесет приобретаемая

программа должна превосходить затраты, связанные с ее приобретением,

доработкой, адаптацией.

. контроль и безопасность данных. Желательно, чтобы все данные, введенные в

программу, были надежно защищены и от несанкционированного доступа к ним,

и от случайного их удаления. Программа должна осуществлять контроль над

вводом информации и доступом к ней, а также создавать архивные копии

файлов, содержащих бухгалтерскую информацию.

. совместимость. Приобретаемая программа должна быть совместимой с

организационной структурой конкретного предприятия, либо должна иметь

возможность настройки на него.

. гибкость. При выборе программы необходимо ориентироваться на то, чтобы

она предоставляла возможность для настройки Плана счетов, стандартных

проводок и операций (добавления, удаления, редактирования), позволяла

создавать новые и редактировать уже существующие отчетные формы и т. п.

. своевременный учет налогового законодательства.

. быстродействие в обработке больших массивов.

Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9