Экономическая оценка использования новых информационных технологий в бухгалтерском учете

|20 |- |- | |130 | | | | | | | |130 |130 |- |

|23 |- |- | |687 | | | | | | | |792 |792 |- |

| | | | |105 | | | | | | | | | | |

|51 | | | | | | | | | | | | | | |

| |350 |- | | | | | | | | | |- |350 |- |

|Шахматная оборотная ведомость (продолжение) |

| |

|01 10 20 23 51 60 80 85 90 |

|60 |- |350 | | | | |270 | | | | |452 |102 |- |

| | | | | | | |182 | | | | | | | |

|80 |160 |- | | | | | | | | | |- |160 |- |

|85 |- |256 | | | | | | | | | |- |- |256 |

|90 |- |151 | | | | |94 | | | | |122 |- |29 |

| | | | | | | |28 | | | | | | | |

|Итого |- |- |- |922 |52 |- |574 |167 |- |- |- |1715|- |- |

Недостаток шахматной ведомости – громоздкость, ее трудно использовать при

большом числе операций. Принцип шахматной ведомости используется при

построении журнала ордеров.

Между синтетическими и аналитическими счетами существуют

промежуточные счета – субсчета. Это счета второго порядка. Субсчета

открываются к синтетическим счетам в целях получения дополнительной

группировки данных однородных аналитических счетов внутри синтетических

счетов.

Баланс предназначен для обобщения данных текущего учета средств и их

источников на отдельных счетах. Баланс представляет собой двухстороннюю

таблицу, в левой стороне которой показывают хозяйственные средства

(активный капитал), а в правой стороне источники этих средств (пассивный

капитал).

Баланс содержит разделы, где сгруппированы средства и их источники по

их экономическому содержанию, а внутри этих разделов выделяются статьи

баланса. Он характеризует движение средств, Поскольку в нем средства и

источники даны на две даты: на начало и конец отчетного периода. Поскольку

в балансе объект учета это капитал предприятия, ресурсы предприятия,

рассматриваемые с одной стороны по источникам его возникновения (пассивный

капитал), а с другой стороны по направлениям использования, то между

активом и пассивом баланса должно соблюдаться равенство. Каждая

хозяйственная операция, которая отражается на счетах, обязательно вызывает

не менее двух статей баланса. При этом существует четыре типа хозяйственных

операций, вызывающих соответствующие изменения в балансе:

1. Если взаимодействуют два активных счета, т. е. меняется размещение

средств, то итоги баланса не меняются. Например, с расчетного счета

поступили деньги в кассу.

2. Хозяйственные операции отражаются по дебету и кредиту пассивных счетов.

Например, за счет прибыли образован резерв по сомнительным долгам на

сумму 1,5 млн. руб. ( Д сч. 80, К сч. 82.1).

3. Операция отражается на дебете активного счета и кредите пассивного

счета. Например, дано согласие на оплату за поступившие материалы на

сумму 5 тыс. руб. (Д сч. 10, К сч. 60). Итог по активу увеличивается на

пять тысяч. Поскольку кредиторская задолженность по сч. 60 увеличилась

на пять тысяч, то и итог по пассиву тоже увеличивается на пять тысяч, т.

е. правило баланса (равенство актива и пассива) соблюдается.

4. Когда операция отражается по дебету пассивного счета и кредиту активного

счета. Например, погашена задолженность перед поставщиками с расчетного

счета за полученные материалы на сумму пять тысяч (Д сч. 60, К сч. 51). В

результате актив баланса уменьшается на пять тысяч, пассив тоже

уменьшается, таким образом, равенство соблюдается.

Но по бухгалтерскому балансу, который фиксирует состояние средств на

определенную дату, нельзя повседневно наблюдать за изменениями в составе

каждого вида средств и их источников. Такое наблюдение – одна из основных

задач

бухгалтерского учета, достигается при помощи счетов.

План счетов – это перечень всех синтетических счетов. В основе

построения счетов лежит их классификация по экономическому содержанию,

согласно которому выделяются 9 разделов. Каждому счету присвоены номера

всего 99 позиций. Некоторые позиции зарезервированы на случай появления

новых. Счета первого и второго порядка устанавливаются планом счетов и

утверждаются Минфином. Аналитические счета предприятие открывает

самостоятельно по мере надобности. Субсчета разрабатываются отраслями, а

утверждаются Минфином. Счета, которые перечислены в плане, называют

балансовыми. На них учитывают средства и источники, находящиеся в полном

распоряжении предприятия и принадлежащие ему.

За балансовые счета предназначены для учета средств и источников,

находящихся у предприятия во временном пользовании и не принадлежащие

предприятию (арендованные основные средства, материальные ценности,

принятые под ответственность предприятия). За балансовые счета имеют

трехзначный номер, в отличие от основных (двузначный). Записи по этим

счетам производятся методом одинарной записи, т. е. на одном счете или по

дебету или по кредиту. За балансовые счета не корреспондируют ни между

собой, ни с балансовыми счетами. Например: 1. Получены в текущую аренду

основные средства (Д 0.01, К – 2 млн. руб.).

2. Возвращены арендодателю основные средства (К 0.01, Д – 2 млн. руб.).

Тщательный анализ финансовой отчетности дает достаточно полное

представление о финансовом положении предприятия.

Основу информационного обеспечения задач по учету труда и заработной

платы составляют массивы переменной и постоянной информации по учету труда

и заработной платы. Массивы переменной информации – первичные документы,

отражающие расход заработной платы (начисление); массивы постоянной

информации – нормативно – справочное хозяйство, как всей системы

бухгалтерского учета, так и раздела учета труда и заработной платы; эта

часть входной информации находится в «памяти» ЭВМ.

Процесс информатизации железнодорожного транспорта реализуется в виде

двухуровневой структуры, которая в укрупненном виде представлена на

рис.1.5.

Обеспечивающий

уровень

Прикладной

уровень

1

2

3

4

Комплексы информационных технологий

Рис.1.5. Структура информатизации железнодорожного транспорта

Первый (обеспечивающий) уровень создает основу для информационных

технологий и состоит из информационной среды и инфраструктуры

информатизации. Информационная среда, которая служит для обеспечения

функционирования новых информационных технологий, предусматривает создание

системы баз данных и баз знаний, а также системы архивирования информации.

Основные усилия при создании инфраструктуры должны быть направлены на

формирование развитой телекоммуникационной среды, системы сбора первичной

информации, типовых программно-технических комплексов для основных

структурных подразделений железнодорожного транспорта.

Второй (прикладной) Уровень предназначен для разработки информационных

технологий, объединяющих новые методы управления железнодорожным

транспортом, информационную среду и инфраструктуру. Набор технологий,

обеспечивающих оптимальную реализацию одной из глобальных функций

управления железнодорожным транспортом назван комплексом информационных

технологий.

Комплекс 1: диспетчерское управление движением поездов на полигоне,

управление безопасностью перевозочного процесса, управление грузовой

работой, управление пассажирскими перевозками, управление вагонным и

локомотивным парком.

Комплекс 2: управление бухучетом и статистикой, управление

экономическими процессами, управление развитием отрасли, управление

финансовой деятельностью, управление эксплуатационными расходами,

управление маркетинговой деятельностью.

Комплекс 3: управление эксплуатационной работой хозяйств, управление

МТС, управление ж. д. промышленностью, управление ремонтами и

восстановительными работами, управление прогнозированием развития.

Комплекс 4: управление учебными заведениями, управление персоналом,

управление рабочим снабжением, управление здравоохранением, управление

жилищно-коммунальным хозяйством, управление научно- технической

информацией.

Содержанием бухгалтерского учета в условиях автоматизированной системы

управления является познание и изучение результатов проявления действия

законов экономики в сфере производственно- хозяйственной и финансовой

деятельности отдельных предприятий, организаций и их объединений (отделений

дорог, железных дорог).

Познание и изучение производственно- хозяйственной и финансовой

деятельности предприятий и организаций обеспечивается с помощью научно-

обоснованных методов и приемов. Результаты познания и изучения объекта

автоматизированной системы бухгалтерского учета, т. е. производственно-

хозяйственной и финансовой деятельности, будут тем более эффективными, чем

совершеннее и эффективнее организация, методы и технические средства, на

которые опирается бухгалтерский учет в своей деятельности.

В связи с трудоемкостью работы бухгалтера представляется

целесообразным автоматизировать бухгалтерский учет. Использование

компьютера в бухгалтерском учете позволяет значительно перераспределить

нагрузку работников, освободив их от рутины оформления документации и

высвободив время для аналитической работы по улучшению финансового

состояния организации. Наибольшая нагрузка в бухгалтерии по оформлению

документации приходится на первичные документы, которые должны заполняться

правильно, без ошибок и полностью соответствовать типовым первичным

документам. С помощью программных приложений DOS – текстовых редакторов,

например LEXICON, табличных процессоров, например SuperCalc, и СУБД

(система управления базами данных), например FoxPro, можно решить проблему

правильного и безошибочного заполнения форм первичной документации. При

этом предпочтение следует отдать приложениям, позволяющим помимо

правильного оформления также накапливать сведения о реквизитах первичных

документов – сведения о покупателях, поставщиках, плательщиках. Естественно

такие приложения создаются в СУБД, и это справедливо, так как первичная

документация – это постоянно действующая документация.

Автоматизация учетных процессов является объективной необходимостью и

представляет собой дальнейшее совершенствование организации и формы

бухгалтерского учета на базе новейших технических средств.

1.3. Проблемы автоматизации бухгалтерского учета

Наиболее эффективной организационной формой использования ПЭВМ

является создание на их базе автоматизированных рабочих мест (АРМ)

бухгалтеров, экономистов, плановиков и т. д.

Современное предприятие обладает значительным числом финансовых

потоков (рис.1.5). Преобладание бумажных документов, многогранность

финансовых контрактов, требование ускоренных расчетов, внимание к

управленческому учету диктуют пристальное внимание практиков к

автоматизации бухгалтерской деятельности. Сегодня бухгалтеры в основном

научились пользоваться компьютером, но это вовсе не означает переход на

новые информационные технологии.

Переход от традиционного учета к компьютерному предполагает наведение

порядка в бухгалтерском учете и, прежде всего в плане счетов, системе

бухгалтерских проводок, отчетности. Следовательно, автоматизация влечет за

собой более четкую работу всех служб, не подавляя, а, наоборот, усиливая

человеческий фактор.

Наиболее распространенные на рынке бухгалтерские системы не только

декларируют, но и предоставляют такие возможности, как:

. простота, удобство и гибкость в их освоении и использовании;

. широта применения, как для малых предприятий, так и для корпоративных

структур;

. понятное и емкое представление информации;

. настройка и изменяющееся законодательство, включая налоговое, и

особенности учета конкретного предприятия;

. большой набор типовых операций и форм отчетности;

. значительные аналитические возможности, зачастую с графическим

представлением информации.

Все это, вместе взятое, определяет существенное увеличение скорости и

комфортности работы бухгалтера.

Рассматривая основные функции типовой бухгалтерской системы, следует

отметить, что для нее характерны:

. учет любых финансово – хозяйственных операций, включая валютные, с

автоматическим пересчетом курсовой разницы;

. полноценный учет по счетам, субсчетам и аналитическим кодам для

контрагентов;

. возможность настройки системы на учетную политику различных предприятий,

включая настройку формы баланса, создание и редактирование отчетных форм

(шаблонов);

. автоматический подсчет развернутого и свернутого сальдо, оборотов,

составление журналов – ордеров, Главной книги, баланса и других

произвольных отчетных форм;

. создание, печать и хранение электронных копий первичных банковских и

кассовых документов;

. различные типы печати для получения твердой (бумажной) копии отчетов;

. возможность формирования отчетных форм для проведения финансового анализа

предприятия по данным бухгалтерского учета и др.

При работе с автоматизированной бухгалтерской системой появляется

возможность:

. быстро подготовить все квартальные и годовые отчеты в налоговую

инспекцию, в различные фонды и органы Госкомстата;

. рассчитывать зарплату;

. вести учет основных средств;

. анализировать финансовую деятельность.

Рис. 1.6. Потоки информационного взаимодействия на предприятии по

финансовым вопросам

При автоматизации бухгалтерского учета возникают некоторые проблемы.

Мало просто выбрать хорошую программу. Автоматизация – достаточно

длительный и сложный процесс.

Создать программу, которая была бы одинаково пригодна всем

пользователям, практически невозможно. Условия, в которых работают

программы, и требования к ним непрерывно меняются. Например, изменилось

законодательство, и программа, которая устраивала, уже не в полной мере

отвечает предъявляемым к ней требованиям. Приходится обращаться к

разработчикам с просьбой об изменениях.

Следующая по степени сложности проблема это выбор техники. У

разработчика программного продукта есть свои минимальные требования к той

технике, на которой будет работать его программа. Покупая технику нужно

смотреть вперед. При современных темпах развития программных продуктов

быстро растут и требования к компьютеру, на котором предполагается

работать. Поэтому выбирать технику надо с запасом. При повышении

квалификации сотрудников бухгалтерии появиться желание поставить на

компьютер еще какие – то программные средства, помогающие в работе:

различные текстовые редакторы и пр., что тоже требует машин высокого

класса. Одним словом, чтобы техника работала долго и отвечала всем

требованиям, нужно приобретать компьютеры, имеющие резерв мощности.

Иногда, в силу объективных причин, бывает, что компьютеры ставят не на

каждом рабочем столе, а в каком – то определенном месте. Сотрудники

бухгалтерии ими пользуются по очереди. Если для ведения самой бухгалтерии

такой вариант еще как-то приемлем, то для расчета зарплаты совсем неудобен.

Приходится вести на бумаге лицевые счета, клеить талончики.

Для больших бухгалтерий требуется объединение всех баз данных, которые

ведутся на различных рабочих местах, в единое поле для того, чтобы в любой

момент можно было видеть общую картину финансового состояния предприятия,

получать итоговые отчеты. Одна из форм этого объединения – сбор данных на

дискеты и объединение их в главном компьютере. В этих случаях по разным

причинам возможны искажения информации. Сетевой же вариант системы

позволяет работать в одном информационном поле всем сотрудникам

одновременно. Вся информация сразу собирается в одном месте, что позволяет

в любое время получать отчеты всех видов.

Итак, решение вопроса об автоматизации бухгалтерского учета – это

нечто большее, чем покупка программы. По сути дела разрабатывается целый

проект автоматизации. Это сложный комплекс мер, которые должны быть

тщательно продуманы с самого начала. Если потеряется какая–то часть

технологии, то ее отсутствие в дальнейшем приведет к печальным последствиям

и дополнительным затратам.

Поэтому лучше всего, с того самого момента, как появилась мысль об

автоматизации, обратиться в фирму, которая специализируется на разработке и

внедрении систем финансово – хозяйственной деятельности.

Для того чтобы правильно выбрать систему автоматизации бухгалтерского

учета, удовлетворяющую всем запросам предприятия, надо четко представлять

систему ведения бухгалтерского учета на предприятии, тщательно изучить

рынок предлагаемых программных продуктов.

2. Выбор системы автоматизации бухгалтерского учета

2.1. Классификация бухгалтерских программ и систем

Автоматизация работы бухгалтерии имеет две главные задачи: обработка

первичной учетной документации и формирование сводной отчетности.

Соответственно компьютерные бухгалтерские программы делятся на автономные

функциональные и комплексные.

Автономные функциональные автоматизированные рабочие места (АРМ)

разработаны для автоматизации отдельных участков бухгалтерской работы.

Классификация АРМ представлена в таблице 2.1. Исключение в классификации

представляют два вида АРМ – анализ финансового состояния и печать

бухгалтерских документов, не несущие учетных функций. Тем не менее,

автоматизация этих участков работы очень важна в бухгалтерской практике,

позволяя минимизировать конкретные случаи и неблагоприятные последствия

ошибок.

Таблица 2.1. Автономные функциональные АРМ

|Наименование |Базовый |Дополнительные |

|АРМ |вариант |Функции |

|Учет труда и заработной |Начисление зарплаты и |С элементами сдельной |

|платы |удержания с выводом на |зарплаты |

| |печать |С расширенными |

| | |функциональными |

| | |возможностями: |

| | |табельный учет |

Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9