Бухгалтерский учет и отчетность в бюджетных организациях

значительным количеством реквизитов и запись в них производят ежедневно

либо с первичных документов, либо с вспомогательных ведомостей, которые

служат для накапливания и группировки данных первичных документов.

В журналы-ордера производятся только кредитовые записи того

синтетического счета, операции которого учитываются в данном журнале.

Операции, по которым счета дебетуются, будут записаны в Главную книгу. Тем

самым исключается дублирование оборотов по корреспондирующим счетам.

Месячные итоги каждого журнала – ордера показывают общую сумму кредитового

оборота счета, операции которого учитываются в данном журнале, и суммы

дебетовых оборотов каждого корреспондирующего с ним счета.

В ряде журналов-ордеров синтетический учет совмещается с аналитическим.

Для сверки правильности записей в журналах-ордерах общий итог по кредиту

счета подсчитывают и записывают его в журнал непосредственно из документов.

Полученный итог с выведенными в отдельных графах журнала итогами по

дебетуемым счетам. Такая сверка делает излишним составление оборотных

ведомостей по журналу, в которых синтетический учет совмещается с

аналитическим.

Проверенные месячные итоги журналов-ордеров записывают в Главную книгу.

Для проверки правильности записей в главной книге подсчитывают суммы

оборотов и сальдо по всем счетам.

Суммы дебетовых и кредитовых оборотов, а также дебетовых и кредитовых

сальдо должны быть равны.

Бухгалтерский баланс и другие формы отчетности составляются по данным

Главной книги, журналов-ордеров и вспомогательных к ним ведомостей. Общая

схема записей при журнально-ордерной форме учета приведена на рисунке 2.

[pic]

Применение журнально-ордерной формы бухгалтерского учета позволяет

значительно уменьшить трудоемкость учета за счет совмещения в одном

регистре синтетического и аналитического учета, что облегчает составление

отчетов.

К недостаткам журнально-ордерной формы учета следует отнести сложность и

громоздкость построения журналов-ордеров, ориентированных на ручное

заполнение данных и затрудняющих механизацию учета.

5 Первичные учетные документы и документооборот бюджетного учреждения.

Регистры бухгалтерского учета.

Все хозяйственные операции, проводимые в бюджетном учреждении,

оформляются первичными документами, на основании которых ведется

бухгалтерский учет.

Перечень первичных документов, используемых бюджетными учреждениями,

определен в приложении №1 к Инструкции по бухгалтерскому учету. Первичные

документы, не вошедшие в этот перечень, должны иметь обязательные

реквизиты:

- наименование документа (формы);

- код формы;

- дату составления;

- наименование организации, от имени которой составлен документ;

- содержание хозяйственной операции;

- измерители хозяйственных операции в натуральном и денежном выражении;

наименование должностных лиц, ответственных за совершение хозяйственной

операции и правильность ее оформления;

- личные подписи и их расшифровки (включая случаи составления документов

с применением средств автоматизации и передачи их в системах

телекоммуникаций).

В зависимости от технологии обработки учетной информации в первичные

учетные документы могут быть включены дополнительные реквизиты (коды,

контрольные отметки и т.п.), не нарушающие требования нормативных правовых

актов и методических документов по бухгалтерскому учету.

Первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершения

операции, а если это не представляется возможным – непосредственно после ее

окончания. Лица, ответственные за составление первичных документов, а также

за сроки их представления в бухгалтерию учреждения, определяются графиком

документооборота (к примеру, табель использования рабочего времени

предоставляется в бухгалтерию ежемесячно 1-го и 15-го числа, приходный

кассовый ордер – по мере получения денежных средств, приказ о приеме на

работу – по мере подписания, распоряжение о предоставлении отпуска – не

менее чем за 5 дней до начала отпуска, авансовый отчет – в течение 3 дней

после приезда из командировки или получения денег под отчет и

др.).Первичные учетные документы составляются, как правило, на русском

языке.

Записи в первичных учетных документах производятся способом,

обеспечивающим сохранность записей: чернилами, при помощи пишущих машин и

средств автоматизации. Свободные строки в первичных учетных документах

прочеркиваются. В первичных учетных документах (как в текстовой части, так

и в цифровых данных) подчистки не допускаются. Исправление ошибки в

первичном учетном документе должно быть оговорено надписью "Исправлено" и

подтверждено письменно лицами, подписавшими документ, с указанием даты

исправления.

В кассовых и банковских документах исправления не допускаются. За

достоверность содержащихся в документах данных, а также за своевременное и

надлежащее составление первичных документов несут ответственность лица,

подписавшие эти документы.

Поступившие в бухгалтерию первичные учетные документы обязательно

подвергаются проверке как по форме (полнота и правильность оформления

первичных учетных документов, заполнения реквизитов), так и по содержанию

(законность документируемых операций, логическая увязка отдельных

показателей).

В документах на приобретение материальных ценностей должна быть расписка

материально ответственного лица, получившего эти ценности, а в документах,

подтверждающих факт выполнения работы, – подписи о принятии результата

работы ответственными лицами.

Все структурные подразделения бюджетного учреждения, а также учреждения,

обслуживаемые централизованными бухгалтериями, обязаны своевременно

передавать в бухгалтерию необходимые для бухгалтерского учета и контроля

документы (копии выписок из приказов и распоряжений, относящиеся

непосредственно к исполнению сметы доходов и расходов, а также всякого рода

договоры, акты выполненных работ и др.).

Представление первичных учетных документов в бухгалтерию

регламентируется графиком документооборота, составленным главным

бухгалтером и утвержденным руководителем учреждения. Выписки из графика

документооборота вручаются материально ответственным и другим должностным

лицам, которые обязаны представлять в бухгалтерию первичные учетные

документы.

Инструкция по бухгалтерскому учету устанавливает следующие правила

хранения первичных оправдательных документов и регистров бухгалтерского

учета. По истечении каждого отчетного месяца все мемориальные ордера,

накопительные ведомости вместе с относящимися к ним первичным документами

должны быть подобраны в хронологическом порядке и сброшюрованы. При

незначительном количестве документов брошюровку можно производить за два-

три месяца и более в одну папку. На обложке надписываются: наименование

учреждения; название и порядковый номер папки; отчетный период – год и

месяц; начальный и последний номера мемориальных ордеров; количество листов

в деле.

Сроки хранения документов определены Перечнем типовых документов,

образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других

учреждений, организаций и предприятий с указанием сроков их хранения.

Сроки хранения, согласно Единой государственной системе

делопроизводства, исчисляются с 1 января года, следующего за годом

окончания материалов делопроизводства. По истечении сроков хранения дела в

установленном порядке сдаются в соответствующий государственный архив.

Документы, удостоверяющие сдачу дел в архив, хранятся постоянно в

бухгалтерии.

Первичные учетные документы брошюруются по участкам учета в

хронологическом порядке по номерам пачек за месяц. Выходные формы

документов хранятся отдельно по каждому разделу учета и соответствующему

субсчету. Первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета,

бухгалтерские отчеты и балансы до передачи их в архив должны храниться в

бухгалтерии в специальных помещениях. Ответственность за организацию

хранения первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета и

бухгалтерской отчетности несет руководитель учреждения.

Изъятие первичных учетных документов может производиться только органами

дознания, предварительного следствия, прокуратуры и судами, налоговыми

инспекциями и налоговой полицией на основании постановлений в соответствии

с действующим законодательством. Изъятие оформляется протоколом, копия

которого вручается под расписку соответствующему должностному лицу

учреждения.

С разрешения и в присутствии представителей органов, производящих

изъятие, соответствующие должностные лица учреждения могут снять копии с

изымаемых документов с указанием оснований и даты их изъятия. Если же

изымаются тома документов, не оформленные надлежащим образом (неподшитые,

непронумерованные), то дооформить их должностные лица могут их с разрешения

и в присутствии представителей органов, производящих дознание. При пропаже

или уничтожении первичных учетных документов руководитель учреждения

назначает приказом комиссию по расследованию причин их пропажи или

уничтожения. В необходимых случаях для участия в работе комиссии

приглашаются представители следственных органов и др. Результаты работы

комиссии оформляются актом, подписанным руководителем учреждения. Копия

акта направляется в вышестоящую организацию.

Аналитический учет в бюджетных учреждениях ведется в регистрах

бухгалтерского учета – на карточках, в накопительных ведомостях, в книгах.

Все карточки сначала регистрируются в специальных реестрах. Карточки для

учета основных средств – в описи инвентарных карточек по форме №ОС-10,

остальные – в реестре карточек по форме №279. Хранятся карточки в

картотеках. Там их раскладывают по субсчетам, подразделяя по материально

ответственным лицам. В централизованных бухгалтериях их классифицируют по

обслуживаемым учреждениям.

До начала записей в бухгалтерских книгах должны быть пронумерованы все

страницы (листы). На последней странице указывается количество

пронумерованных листов за подписью главного бухгалтера. На каждой книге

делается надпись, которая указывает наименование учреждения и год, на

который открыта книга. В книге указывается оглавление открытых к ней

субсчетов.

Записи в регистры бухгалтерского учета производятся с первичных учетных

документов не позднее следующего дня после их получения. По окончании

каждого месяца в регистрах бухгалтерского учета подсчитываются итоги

оборотов и выводятся остатки по субсчетам.

Ошибка, обнаруженная за данный отчетный период до момента представления

бухгалтерского баланса, не требующая изменения данных мемориального ордера,

исправляется следующим образом: тонкой чертой зачеркивается неверная сумма

и текст, а рядом пишутся правильные сведения. Одновременно против

исправления делается заверенная подписью главного бухгалтера оговорка

"Исправлено".

Ошибка в мемориальном ордере, обнаруженная до момента представления

бухгалтерского баланса, в зависимости от ее характера исправляется

дополнительным мемориальным ордером или по способу "красное сторно". Так же

исправляются ошибки в случаях их обнаружения за отчетный период, за который

баланс уже представлен. Дополнительные бухгалтерские записи по исправлению

ошибок, а также исправления способом "красное сторно" оформляются

бухгалтерской справкой по форме №433. В ней делается ссылка на номер и дату

исправляемого мемориального ордера, документа, обоснование внесения

исправления. На основании бухгалтерской справки по форме №433 составляется

мемориальный ордер по форме №274.

Если вышестоящей организацией при утверждении годового отчета сделаны

исправления в заключительном балансе, то на основании соответствующего

письменного распоряжения исправляются регистры бухгалтерского учета

прошлого года (путем исправительной бухгалтерской записи) и регистры

бухгалтерского учета текущего года (путем изменения входящих остатков).

Глава 2. Особенности ведения бухгалтерского учета в

учреждениях непроизводственной сферы.

1 Общая характеристика бюджетного учреждения.

Как было отмечено ранее, практическая часть настоящей дипломной работы

выполнена на примере Департамента Народного Образования г .Мытищи.

Далее будет представлена характеристика организации, на материалах

которой подготовлена данная работа.

Департамент Народного Образования (ранее Городской отдел народного

образования, Управление Народного Образования) имеет Централизованную

бухгалтерию, планово-экономический отдел, отдел питания. Всего штат

сотрудников составляет 35 человек.

Централизованная бухгалтерия занимается обслуживанием 26 школ и 35

детских образовательных учреждений.

Централизованная бухгалтерия подразделяется на несколько групп:

- группа расчетов по заработной плате;

- группа расчетов за содержание детей в детских образовательных

учреждениях;

- группа по питанию;

- материальная группа;

- финансовая группа.

Бухгалтерский учет в организации ведется в валюте РФ – в рублях и

копейках.

Ведение регистров в бухгалтерской отчетности осуществляется на русском

языке. Бухгалтерская отчетность составляется в организации на основании

данных аналитического и синтетического учета.

Бухгалтерский учет в организации осуществляется по мемориально-ордерной

форме бухгалтерского учета.

Израсходованные материальные ресурсы оцениваются в учете по средней

стоимости, определяемой по окончании каждого месяца по однородным видам

материальных ресурсов.

При переоценке основных средств используются коэффициенты пересчета,

разработанные Госкомстатом России.

Инвентаризация проводится ежегодно по состоянию на 1 октября отчетного

года. Инвентаризация продуктов питания проводится ежеквартально,

библиотечного фонда – 1 раз в 5 лет, инвентаризация кассы – 1 раз в месяц.

Представление первичных документов в бухгалтерию регламентируется

графиком документооборота. В частности, 1 раз в месяц предоставляются

документы по учету материалов; 2 раза в месяц – документы по учету

продуктов питания; табель использования рабочего времени – 1 и 15 числа и

др.

С лицами, ответственными за хранение материальных ценностей, заключается

письменный договор о полной индивидуальной материальной ответственности.

Получение материальных ценностей осуществляется лицом, полномочия которого

подтверждаются доверенностью.

В нашей организации бухгалтерский учет является автоматизированным.

Автоматизация бухгалтерского учета основывается на едином взаимосвязном

технологическом процессе обработки документации по всем разделам учета с

составлением баланса в соответствии с Планом счетов, предусмотренным

Инструкцией по бухгалтерскому учету в бюджетных учреждениях и типовыми

проектными решениями по комплексной автоматизации бухгалтерского учета.

В условиях комплексной автоматизации бухгалтерского учета данные

синтетического и аналитического учета формируются в базах данных

используемого программного комплекса и ежемесячно выводятся на бумажные

носители – выходные формы документов.

В нашей организации применяется интегрированный программный комплекс

"Бухгалтерский учет от Экономико-Правовой Лаборатории" г.Воскресенск.

Разработаны следующие программные модули:

- учет банковских операций;

- учет кассовых операций;

- программа подготовки и печати платежных документов;

- учет основных средств;

- учет материалов и МБП;

- учет оплаты труда и др.

Основными функциями данных программ являются:

- интерактивный ввод исходной информации в базу данных: ежедневное (или по

мере необходимости) пополнение базы данных на основе поступающих

первичных документов;

- автоматическое отслеживание изменений по всем взаимосвязанным структурам

базы данных;

- поддержание базы данных в рабочем состоянии и надежное хранение данных;

- подготовка по мере необходимости различного вида выходных документов

(разнообразных отчетов, ведомостей, справок и др.).

Это позволяет эффективно использовать программу в повседневной работе

бухгалтерии:

- обрабатывать первичные документы;

- вести оперативный учет средств;

- выполнять бухгалтерские проводки;

- вести остатки по конкретному дебитору и кредитору, материально-

ответственному лицу;

- автоматически получать разнообразные формы отчетов (мемориальные ордера,

оборотные ведомости и т.д.).

Поскольку все программные модули интегрированного программного комплекса

"Бухгалтерский учет от Экономико-Правовой Лаборатории" используют для

хранения информации единую базу данных, то изменения внесенные в нее при

помощи одного модуля сразу становятся доступными другим. Иначе говоря,

пользователь, эксплуатирующий весь интегрированный программный комплекс

получает ряд преимуществ по оперативному контролю и анализу информации о

движении средств. Кроме получения подобной интегральной информации

пользователь, эксплуатирующий интегрированный программный комплекс в полном

составе может при помощи программного обеспечения регламентировать и

контролировать организацию документооборота.

Версии данных программ периодически обновляются и совершенствуются.

Отметим еще один момент, весьма существенный. В связи с тем, что переход

на новый План счетов в бюджетных организациях требует определенного

временного промежутка, то с разрешения местной администрации в нашей

организации корреспонденция субсчетов по основным бухгалтерским операциям в

2000 году осуществлялась по старому Плану счетов, а баланс (квартальные,

годовой) сдавались с учетом нового Плана счетов.

2 Учет денежных средств и расчетов в Департаменте Народного Образования.

1 Учет операций по расчетному счету.

В соответствии с действующим законодательством все учреждения,

предприятия и организации должны хранить временно свободные денежные

средства (за исключением наличных денег в кассе в пределах установленного

лимита) в банках.

Департамент Народного Образования имеет 3 расчетных счета и 3

специальных счета в разных банках: в Социальном городском банке г. Мытищи

(расчетный счет и специальный счет); в Среднерусском банке г. Мытищи

(расчетный и специальный счет); в кредитном банке г. Мытищи (расчетный и

специальный счет).

Взаимоотношения между Департаментом Народного Образования и банком

оформляются договором. По этому договору банк обязуется открыть учреждению

расчетный и другие счета, зачислять на них поступающие клиенту суммы и по

поручению клиента (а в ряде случаев, предусмотренных законодательством, и

без такого поручения) списывать соответствующие суммы со счета учреждения

для зачисления на счета кредиторов, принимать от клиента и выдавать ему

наличные деньги и др.

Ежедневно или в другие установленные сроки банк выдает владельцу счета

Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12