Курсовая работа: Розробка системи менеджменту в організації ЗАТ М’ясокомбінат "Смак"

Комунікації між організацією і зовнішнім середовищем становлять надзвичайно важливу частину інформаційного потоку який необхідно обробляти менеджеру. Фактично – це відомості про усі фактори зовнішнього середовища,а вони відіграють найважливішу роль у функціонуванні організації. Також це замовлення які надходять від покупців або квитанції до сплати від постачальників, накладні і інші документи, ділова кореспонденція.

Комунікації між рівнями управління є основою ефективної системи внутрішнього керування. Вони забезпечують своєчасне надходження повідомлень про проблеми які потребують вирішення. Якісно організований процес комунікацій між рівнями управління є запорукою позитивного клімату у колективі[12].

Неформальні і між особові комунікації не піддаються безпосередньому контролю з боку менеджерів, і навіть більше, спроби такого контролю можуть створити психологічну напругу у колективі. Менеджер повинен вміло регулювати теми таких комунікацій, забезпечуючи одночасно і "свободу слова" на підприємстві і відсутність пліток які б підривали авторитет керівництва в очах працівників.

         Базою комунікацій є ефективне інформаційне забезпечення . Носіями інформації є документи, графіки, перфострічки, плакати, схеми і т.п.

         Комунікативний процес – це процес обміну інформацією між двома і більше людьми, працівниками з метою розв’язання певної проблеми.

         Виділяють такі складові елементи процесу комунікації:

-  відправник ( джерело ) – той, хто генерує ідеї, збирає інформацію, передає її;

-  повідомлення – інформаційна ідея, яка закодована з допомогою символів;

-  канал – засіб передачі інформації;

-  отримувач ( споживач інформації ) – це особа ,для якої призначена інформація.

Розрізняють три проблеми в комунікації. Технічна проблема пов'язана з точністю передачі комунікаційних символів. Семантична проблема пов'язана з вибором таких символів, які б найбільш точно виражали бажаний зміст. Проблема ефективності — ступінь впливу одержаного повідомлення на поведінку об'єкта.

На сучасному етапі відбувається черговий вибух технологічної і мирної соціальної революції — становлення інформаційного суспільства. Сучасні інформаційні і телекомунікаційні технології (ІТТ) істотно змінюють не тільки те, як ми виробляємо продукти і послуги, але і те, як проводимо дозвілля, реалізуємо свої цивільні права, виховуємо дітей. Вони мають вирішальний вплив на зміни, які відбуваються в соціальній структурі суспільства, економіці, розвитку інститутів демократії тощо.

Тематика інформаційного суспільства, розвитку світового ринку телекомунікацій, Інтернету не сходить зі сторінок провідних ділових вітчизняних і зарубіжних журналів. Колосальні обсяги інформації, присвячені цій тематиці, доступні зараз й Інтернету. Особливо це стосується висвітлення діяльності міжнародних і національних організацій з розробки і реалізації стратегій інформаційного розвитку. До найбільш цікавих джерел можна віднести Європейську Koміcію Ради Європи, Організацію економічної співпраці розвитку, Всесвітній союз зв'язку, адміністративні органи, відповідальні за побудову "інформаційної магістралі" в США, Канаді, Великобританії, Німеччині, Франції, Австралії, Японії та інших країнах. Актуальність входження України в інформаційне суспільство поступово усвідомлюється вітчизняним науковим і політичним співтовариством, про що свідчить велика кількість законодавчих актів у сфері інформації.

Документообіг – рух документів з організації з моменту їх отримання чи утворення до завершення виконання чи відправки. Вірна організація документообігу сприяє оперативному проходженню документів в апараті управління, пропорційному завантаженню підрозділів та посадових осіб, що показує позитивний вплив на процес управління в цілому. Документообіг на підприємстві здійснюється у вигляді потоків документів, що циркулюють між пунктами обробки (керівники установи та підрозділів, спеціалісти, службовці) та пунктами технічної обробки самих документів (експедиція, друкарське бюро та ін.). Вимоги до потоків документів[13]:

1) рух документів повинен бути прямоточним, тобто виключати непрямі маршрути;

2) принцип однократного перебування документа в одному структурному підрозділі чи в одного виконувача.

Найкращим варіантом організації документообігу на комбінаті буде створення єдиної централізованої системи електронного документообігу. Електронний документообіг - високотехнологічний і прогресивний підхід до суттєвого підвищення ефективності роботи органів державної влади і місцевого самоврядування. Гарантією успішної роботи органів влади завжди є ефективна діяльність державних службовців. Але для якісного обслуговування потреб громадян вчорашні методи обробки інформації вже не є найкращими. Сьогодні необхідно мати доступ до інформаційних ресурсів і скоротити часові витрати на розв'язання задач, не пов'язаних з обслуговуванням громадян.

Відсутність необхідності вручну розмножувати документи, відслідковувати переміщення паперових документів всередині організації, контролювати порядок передачі конфіденційної інформації істотним образом знижує трудовитрати діловодів. Наскрізний автоматичний контроль виконання на всіх етапах роботи з документами кардинально підвищує якість роботи виконавців, робить терміни підготовки документів більш прогнозованими і керованими.

Спільне використання систем електронного діловодства і сховищ інформації дозволяє систематизувати і поєднувати інформацію, що полегшує її аналіз і складання звітів. Для пошуку прихованих закономірностей у великих масивах даних можна приймати більш ефективні рішення і дії, що базується на відповідних технологіях діставання інформації з даних (data mining techniques). Усе це можливо тільки в системі управління, побудованій на основі цілком електронного документообігу. Інформаційні безпаперові технології полегшують процес управління знаннями. Вони створюють основу рішень, що забезпечують автоматизований і централізований обмін знаннями і дістають лише необхідну інформацію з усіх доступних джерел.

Саме тому ефективність управління підприємствами й організаціями не в останню чергу залежить від коректного рішення задач оперативного і якісного формування електронних документів, контролю їхнього виконання, а також продуманої організації їхнього збереження, пошуку і використання. Потреба в ефективному керуванні електронними документами і призвела до створення систем електронного документообігу (CЕД).

Документи які надходитимуть на підприємство у паперовому вигляду будуть перетворюватись у електронний формат і вноситись до системи. Також при співпраці з партнерами комбінат буде віддавати перевагу тим у яких організована електронна система обігу документів.

Розглядаючи комунікаційний процес на прикладі м’ясокомбінату можна виділити наступні види комунікацій з їх конкретизацією:

1.  Зовнішні комунікації:

·  Одержання макроекономічної інформації: стан ринку м’ясопродуктів, темпи розвитку сільського господарства і зокрема тваринництва, зміни у законодавстві України і ін..

·  Комунікації з партнерами: отримання замовлень від покупців, аналіз прас-листів постачальників, оформлення накладних, складання замовлень на постачання продукції

·  Пошук працівників: перегляд резюме працівників, представлення інформації про підприємство і вільні вакансії

2.  Внутрішні комунікації:

·  ияв владних повноважень управлінців різних рівнів через усні та письмові накази і розпорядження

·  Заяви працівників, укладання договорів з профспілковими організаціями

·  Подання бригадирами звітів про обсяги виготовленої продукції

·  Документальне оформлення результатів технічного огляду обладнання

На шляху комунікаційного процесу виникає багато перешкод, які спричинюють викривлення інформації чи зменшення швидкості її надходження. Для усунення перешкод можна застосувати наступні заходи:

1.  Керівник може підвищити ефективність міжособових обмінів, проясняючи ідеї до того, як повідомляти їх, враховуючи можливі відмінності - семантики і сприйняття, - подаючи значення мови поз, жестів і інтонацій, використовуючи емпатію і заохочуючи формування оберненого зв’язку.

2.  Обмін інформацією в організації можна покращити, створивши системи оберненого зв’язку, регулюючи інформаційні потоки, здійснюючи управлінські дії, що сприяли б формуванню вхідних і бокових гілок інформаційного обміну, розвертаючи системи збору пропозицій, друкуючи матеріали інформаційного характеру для використання всередині організації і застосовуючи досягнення сучасної інформаційної технології

3.  Правильний вибір засобів комунікацій

4.  Вдосконалення між особових стосунків у колективі

5.  Використання доступної та зрозумілої мови, а при потребі частих повторів

Отже розглянувши комунікаційний процес на підприємстві можна зробити висновки що на м'ясокомбінаті він організований добре, забезпечені основні вимоги до комунікаційного процесу, проводяться заходи по усуненню перешкод у комунікації. Децентралізована управлінська структура сприяє підвищенню ефективності внутрішніх комунікацій.

Розділ 7 Організація управлінської праці

Під організацією управлінської праці розуміють порядок , правила службової поведінки в апараті управління, спрямовані на виконання поточних і перспективних завдань керівниками, фахівцями і іншими працівниками управління відповідно до діючих посадових інструкцій і положень про структурні підрозділи.

Організація праці в апараті управління ґрунтується на розробці комплексу регламентів, які визначають місце і роль кожного структурного підрозділу апарату управління і кожного працівника в системі управління, порядок взаємозв’язків між ними, норми взаємовідносин усередині апарату управління, форми впливу на діяльність об’єкта управління, способи контактів з навколишнім середовищем.

7.1 Організація робочого місця працівників апарату управління

Вимоги до організації робочих місць можна згрупувати таким чином: інформаційні, економічні, енергомічні, гігієнічні, естетичні, технічні, організаційні[14].

Інформаційні вимоги охоплюють комплекс заходів з інформаційного забезпечення робочого місця. До них відносять: визначення обсягів і структури інформації, яка надходить на робоче місце, обробляється на ньому, створюється і передається на інші робочі місця; проектування інформаційних потоків, у систему яких включене робоче місце та ін.

Інформація, яка концентрується на певному робочому місці, повинна відповідати загальним принципам наукової організації управлінської інформації та бути достатньою для виконання службових обов’язків працівником.

Економічні вимоги передбачають таку організацію робочого місця в апараті, управління, при якій витрати на утримання робочого місця мінімальні, проте достатні для його функціонування. Доцільно також перевірити робоче місце за критерієм оптимальності: ефект від діяльності працівника на робочому місці повинен перевищувати витрати на утримання робочого місця і працівника.

Ергономічні вимоги вивчаються та формулюються новою галуззю науки, з’явилася порівняно недавно у зв’язку з новими вимогами виробництва та управління – ергономікою.

Якщо менеджер на своєму робочому місці приймає відвідувачів і своїх працівників з службових і особистих питань, одержує і передає конфіденційну інформацію, проводить наради і бесіди, то він повинен, як правило, займати окреме приміщення (кабінет чи офіс). Під кабінет рекомендуються кімнати прямокутної форми зі співвідношенням сторін від 1:1 до 1:1,5 (не більш 1:2), із природним освітленням. Мінімальна висота кімнати — 3,25 м, а мінімальна ширина — 2,5 м. Площа кабінету визначається функціями менеджера, його положенням і може коливатися в межах від 12 до 40 м[14].

Однак ці загальні норми площі робочих місць службовців можуть служити лише орієнтиром при організації і плануванні робочих місць, тому що вони не враховують усієї розмаїтості умов праці різних професій, що служать. Тому набагато зручніше використовувати для визначення необхідної площі робочого місця в кожному конкретному випадку сумарний метод розрахунку, в якому окремо враховується площа кожної з перерахованих вище трьох частин робочого місця:

Пзаг=П+По+Ппр

де Пзаг —уся площа робочого місця; П —площа, необхідна для роботи і пересування співробітника; По — площа, яку займає обладнання; Ппр — площа проходів.

При такому методі підрахунку можна врахувати також необхідну площу для відвідувачів, а в деяких випадках для устаткування, використовуваного колективно. При використанні сумарного способу розрахунок ведеться відповідно до нормативів на окремі елементи робочого місця.

Площа, яку займають меблі й обладнання, розрахувати просто: кожний із предметів устаткування має визначені габарити. Однак габарити ці встановлюються не довільно, вони підлеглі вимогам ергономіки, і насамперед антропометрії. Людина, сидячи за робочим столом, кульманом чи пультом управління може охопити лише визначений робочий простір, обмежений відстанню його витягнутих рук. Цей простір називають максимальною робочою сферою досяжності, і складає воно 65-70 см у довжину (при витягнутих уперед руках) і 150-160 см у ширину (при розведених у сторони руках). Виходячи з цих вимірів, конструюються в даний час стандартні письмові столи для більшості службовців — 750 х 1500 мм. Столи з більшою поверхнею (до 1000 х 2000 мм) призначаються для керівників, які проводять наради з одним — трьома відвідувачами, що розташовуються за цим же столом.

Якщо робочу сферу менеджера потрібно ще збільшити, це досягається за рахунок повороту його на обертовому стільці вправо чи вліво. Відповідно до такої можливості конструюються напівкруглі пульти ЕОМ, диспетчерські пульти.

Гігієнічні вимоги – це вимоги до освітлення робочих місць, повітрообміну, температурного режиму, вологості, шуму та інших факторів середовища, які впливають на здоров’я і працездатність людини. Оскільки ці вимоги відносять у цілому до виробничого середовища працівників апарату управління, а не тільки до окремого робочого місця, то вони розглядаються далі окремо.

Естетичні вимоги. Продуктивність праці людини значною мірою залежить від елементів зовнішнього оформлення середовища, в якому вона працює. Отже, такі елементи естетичного оформлення виробничого середовища, як зовнішній вигляд приміщення і знарядь праці, їх кольорова гама, наявність квітів в інтер’єрі та ін. також потрібно враховувати при організації робочого місця.

Технічні вимоги. Для будь-якої праці, в тому числі для праці службовця, насамперед необхідний певний простір. Це площа, на якій встановлюють необхідні меблі та устаткування, яку займає сам працівник. а також площа проходів до столу, устаткування, іншого робочого місця та ін.

Кабінет менеджера рекомендується поділяти на три функціональні зони: робочу, нарад і відпочинку. Кожній з них повинна відповідати обстановка. У набір меблів робочої зони входять: двотумбовий стіл, підйомно-поворотне крісло, шафа для книг чи кабінетна стінка, стіл-приставка, бокс для документів, технічні засоби, які використовуються в процесі роботи. Бажано, щоб: письмовий стіл розташовувався перпендикулярно до вікна; світло з вікна падало ліворуч; письмовий стіл і крісло були вилучені від джерела тепла; вхідні двері знаходилися в полі зору. Меблі і технічні засоби треба розташовувати так, щоб можна було, не встаючи, дістати якнайбільше предметів[14].

Робоче місце в апаратурі управління повинно також відповідати організаційним вимогам, тобто потрібно визначити сферу компетенції працівника на певному робочому місці, його права, обов’язки, підпорядкованість, вертикальні і горизонтальні зв’язки з іншими робочими місцями, форми і методи стимулювання ефективної праці. Ці питання вирішують розробкою положень про структурні підрозділи апарату управління та посадових інструкцій працівників.

Положення про структурні підрозділи повинні містити чітко сформульовані завдання, функції та права кожної ланки з врахуванням специфічних умов організації їх діяльності, а також всього підприємства чи організації в цілому. При розробці положень враховують конкретні умови здійснення господарсько-фінансової діяльності, аналізують внутрішньо­господарські зв’язки, що склалися, відносити і організаційні форми; при цьому не можна обмежуватись відображенням існуючого, необхідно намагатися закріпити прогресивні тенденції удосконалення системи управління.

7.2 Забезпечення умов техніки безпеки та охорони праці

Меблі і все устаткування кабінету можуть бути різної конструкції, розмірів, форми і кольору. Але вони повинні відповідати санітарним нормам, розміщатися з урахуванням взаємозв'язків з підлеглими, послідовності робіт, що виконуються, бути підібраними зі смаком, забезпечувати комфортні умови праці, виключати втрати часу, зв'язані з нераціональним переміщенням.

Елементи обстановки кабінету повинні відповідати антропометричним даним менеджера і співробітників. Оптимальною висотою робочої поверхні столу вважається: при зрості до 160 см — 70 см, від 161 до 170 — 72, від 171 до 180 — 75, понад 180 — 78 см. Оптимальна висота сидіння в стільців і крісел складає: при зрості 161 — 170 см-45 см, 170— 180 — 47, понад 180 —49см.

Крісло менеджера повинне мати підйомно-поворотний механізм, напівтверду спинку і поручні. Поверхня меблів повинна бути твердою і гладкою. Матеріал покриття не повинен давати відблисків.

Стан умов праці на робочих місцях усіх працівників, у тому числі і менеджерів, регулюється законодавчими актами, нормативами і стандартами. Наприклад, у Кодексі законів про працю України адміністрація підприємств, установ, організацій зобов'язана забезпечити здоров'я і безпечні умови праці. У Сніп 2.09.04-87 "Адміністративні і побутові будинки" зазначені вимоги до адміністративних будинків. Загальна площа будинків визначається за Сніп 2.09.02-85.

Праця менеджера, пов'язана з передачею і переробкою великих масивів текстової, цифрової й графічної інформації, вимагає особливого режиму висвітлення. Заданими закордонних дослідників, за допомогою органів зору працівники управління одержують 83% інформації, тоді як через слух — 11%, запах — 3,5%, дотик-15%.

Раціональна освітленість робочого місця знижує стомлюваність і підвищує продуктивність праці.

Фізіологічним особливостям праці менеджера найбільшою мірою відповідає природне освітлення. Тому бажано, щоб кабінети менеджерів мали максимальну площу віконних прорізів. При орієнтації вікон на південну сторону на вікнах повинні бути світлорозсіюючі штори чи жалюзі.

Застосовуючи штучне освітлення, варто враховувати такі вимоги:

·  достатність освітлення за рівнем і рівномірністю;

·  правильний набір джерел;

·  раціональний розподіл світла в приміщенні;

·  відсутність прямих променів і відбитих відблисків;

·  поєднання загальних і місцевих джерел світла.

Більш зручним вважається освітлення з використанням люмінесцентних ламп, їхнє світло близьке за спектром до сонячного. При їхньому використанні збільшується гострота зору, знижується стомлюваність, поліпшується настрій. При однаковій з лампами накалювання витраті електроенергії вони забезпечують збільшення освітленості в 2-2,5 раза, що робить їх економічно вигідними. Але є й недоліки: миготіння, тріск стартерів.

Як джерела місцевого освітлення рекомендується застосовувати пересувні лампи, що повертаються, на гнучкому шлангу чи на спеціальних шарнірах. Потужність ламп повинна бути не менш 60 Вт. М'яке, несліпуче світло повинно падати на робоче місце ліворуч.

Несприятливий вплив на роботу менеджерів роблять шумові перешкоди. Вони стомлюють центральну нервову систему, знижують увагу і працездатність. Нормальними умовами праці вважаються такі, при яких рівень шуму не перевищує 50 децибел. Для порівняння вкажемо, що в звичайній житловій кімнаті рівень шуму складає 40 децибел, у будинку на вулиці з напруженим рухом при закритому вікні — 60, а при відкритому — 70, у будинку біля аеропорту — 100. Літак при зльоті утворить шум у 120 децибел.

7.3 Механізація і автоматизація управлінської праці

Дедалі зростаючі масштаби суспільного виробництва, наявність підприємств різноманітних форм власності, поглиблення спеціалізації та розширення кооперації виробництва різко збільшують обсяг управлінської інформації, ускладнюють функції управління та збільшують обсяги управлінських робіт. Для виконання дедалі зростаючих обсягів цих робіт без збільшення чисельності працівників апарату управління необхідне значне підвищення ефективності праці цієї категорії працівників. Вирішити проблему можна лише впровадженням методів наукової організації праці, широкою механізацією і автоматизацією робіт, виконуваних управлінським персоналом. Причому останній фактор відіграє вирішальну роль у підвищенні ефективності праці управлінських працівників.

Механізація і автоматизація управлінської праці здійснюється у двох напрямках. Перший, - впровадження сучасної обчислювальної техніки, другий – впровадження засобів оргтехніки та оперативної поліграфії. Найбільший ефект досягається при спільному застосуванні засобів обчислювальної техніки та оргтехніки.

Найважливішим елементом устаткування робочого місця менеджера є засоби адміністративного зв'язку і сигналізації. До них відносяться телефонна апаратура, візуальні й акустичні засоби пошуку і виклику. Сучасне телефонне устаткування, крім традиційного телефонного апарату, може містити ряд спеціальних пристосувань — автовідповідач, телефонний підсилювач, концентратори, автонабирач номера та ін.

Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8