Учёт, контроль и анализ производственных запасов

чего их передают ответственному исполнителю по снабжению.

В отделе снабжения по поступающим документам проверяют соответствие

объема, ассортимента, сроков поставки, цен, качества материалов и др.

договорным условиям. В результате такой проверки на самом расчетном или

другом документе делают отметку о полном или частичном акцепте (согласии на

оплату). Кроме того, отдел снабжения осуществляет контроль за поступлением

грузов и их розыск. С этой целью в отделе снабжения ведут Журнал учета

поступающих грузов, в котором указывают: регистрационный номер, дату

записи, наименование поставщика, дату и номер транспортного документа,

номер, дату и сумму счета, род груза, номер и дату приходного ордера или

акта о приемке запроса о розыске груза. В примечаниях делают отметку об

оплате счета или отказе от акцепта.

Проверенные платежные требования из отдела снабжения передают в

бухгалтерию, а квитанции транспортных организаций — экспедитору для

получения и доставки материалов.

Экспедитор принимает на станции прибывшие материалы по количеству мест

и массе. При обнаружении им признаков, вызывающих сомнение в сохранности

груза, он может потребовать от транспортной организации проверки груза. В

случае обнаружения недостачи мест или массы, повреждения тары, порчи

материалов составляется коммерческий акт, который служит основанием для

предъявления претензий к транспортной организации или поставщику.

Для получения материалов со склада иногородних поставщиков экспедитору

выдают наряд и доверенность, в которых указывают перечень материалов,

подлежащих получению. При приемке материалов экспедитор производит не

только количественную, но и качественную приемку.

Принятые грузы экспедитор доставляет на склад предприятия и сдает

заведующему складом, который проверяет соответствие количества и качества

материала данным счета поставщика. Принятые кладовщиком материалы оформляют

приходными ордерами. Приходный ордер подписывают заведующий складом и

экспедитор.

Материальные ценности приходуют в соответствующих единицах измерения

(весовых, объемных, линейных, числовых). Если материалы поступают в одной

единице, а расходуются в другой, то они учитываются одновременно в двух

единицах измерения.

При отсутствии расхождений между данными поставщика и фактическими

данными разрешается осуществлять оприходование материалов без выписки

приходного ордера. В этом случае на документе поставщика проставляют штамп,

в оттисках которого содержатся основные реквизиты приходного ордера.

Количество первичных документов при этом сокращается.

В тех случаях, когда количество и качество прибывших на склад

материалов не соответствуют данным счета поставщика, приемку материалов

производит комиссия и оформляет акт о приемке материалов, который служит

основанием для предъявления претензии поставщику. В составе комиссии должен

быть представитель поставщика или представитель незаинтересованной

организации Акт составляют также при приемке материалов, поступивших на

предприятие без счета поставщика (неотфактурованные поставки).

Если перевозку материалов осуществляют автотранспортом, то в качестве

первичного документа применяют товарно-транспортную накладную, которую

составляет грузоотправитель в четырех экземплярах: первый из них служит

основанием для списания материалов у грузоотправителя; второй — для

оприходования материалов получа-

телем; третий — для расчетов с автотранспортной организацией и

является приложением к счету на оплату за перевозку ценностей; четвертый

является основанием для учета транспортной работы и прилагается к путевому

листу. Товарно-транспортную накладную применяют в качестве приходного

документа у покупателя в случае отсутствия расхождения количества

поступивших грузов с данными накладной. При наличии такого расхождения

приемку материалов оформляют актом о приемке материалов.

Поступление на склад материалов собственного изготовления, отходов

производства и др. оформляют одно- или многострочными требованиями-

накладными, которые выписывают цехи-сдатчики в двух экземплярах: первый

является основанием для списания материалов с цеха-сдатчика, второй

направляется на склад и используется в качестве приходного документа.

Материалы, полученные от разборки и демонтажа зданий и сооружений,

приходуются на основании акта об оприходовании материальных ценностей,

полученных при разборке и демонтаже зданий и сооружений.

Подотчетные лица приобретают материалы в организациях торговли, у

других организаций и кооперативов, на колхозном рынке или у населения за

наличные деньги. Документом, подтверждающим стоимость приобретенных

материалов, является товарный счет или акт (справка), составляемый

подотчетным лицом, в котором он излагает содержание хозяйственной операции

с указанием даты, места покупки, наименования и количества материалов и

цены, а также данных паспорта продавца товара. Акт (справку) прилагают к

авансовому отчету подотчетного лица.

Документальное оформление расхода материальных запасов. Материалы

отпускают со склада организации на производственное потребление,

хозяйственные нужды, на сторону, для переработки и в порядке реализации

излишних и неликвидных запасов.

Для обеспечения контроля за расходованием материалов и правильного

документального его оформления организации осуществляют соответствующие

организационные мероприятия. Важным условием контроля за рациональным

использованием материалов, например, являются их нормирование и отпуск на

основе установленных лимитов. Лимиты рассчитываются отделами снабжения на

основе данных планового отдела об объеме выпуска продукции и норм расхода

материалов на единицу продукции.

Все службы предприятия должны иметь список должностных лиц, которым

предоставлено право подписывать документы на получение и отпуск со склада

материалов, а также выдавать разрешение на вывоз их с предприятия.

Отпускаемые материалы должны быть точно взвешены, измерены и подсчитаны.

Порядок документального оформления отпуска материалов зависит прежде

всего от организации производства, направления расхода и периодичности их

отпуска.

Расход материалов, отпускаемых в производство и на другие нужды

ежедневно, оформляют лимитно-заборными картами. Их выписывает плановый

отдел или отдел снабжения в двух экземплярах на один или несколько видов

материалов и, как правило, сроком на 1 месяц. Могут применяться квартальные

и полугодовые лимитно-заборные карты с отрывными месячными талонами на

фактический отпуск. В них указывают: вид операций, номер склада,

отпускающего материалы, цех-получатель, шифр затрат, номенклатурный номер и

наименование отпускаемых материалов, единицу измерения и лимит месячного

расхода материалов, который исчисляют в соответствии с производственной

программой на месяц и действующими нормами расхода.

Один экземпляр лимитно-заборной карты вручают цеху-получателю, другой

— складу. Кладовщик записывает количество отпущенного материала и остаток

лимита в обоих экземплярах карты и расписывается в карте цеха-получателя.

Представитель цеха расписывается в получении материалов в карте,

находящейся на складе.

Отпуск материалов со складов производят в пределах установленного

лимита. Сверхлимитный отпуск материалов и замену одного материала другим

(при отсутствии материала на складе) оформляют выпиской отдельного

требования-накладной на замену (дополнительный отпуск материалов). При

замене в лимитно-заборной карте заменяемого материала делают запись

«Замена, смотри требование № _» и уменьшают остаток лимита. Не

использованные в производстве и возвращенные на склад материалы записывают

в лимитно-заборную карту без составления каких-либо дополнительных

документов.

Применение лимитно-заборных карт значительно сокращает количество

разовых документов. Расчеты лимитов и выписка лимитно-заборных карт на

современных вычислительных машинах позволяет повысить обоснованность

исчисляемых лимитов и уменьшить трудоемкость составления карт.

Если материалы со склада отпускаются нечасто, то их отпуск оформляют

одно- или многострочными требованиями-накладными на отпуск материалов,

которые выписываются цехом-получателем в двух экземплярах: первый, с

распиской кладовщика, остается в цехе, второй, с распиской получателя — у

кладовщика.

Для учета движения материалов внутри предприятия применяют

однострочные иш многострочные требования-накладные. Накладные составляют

материально ответственные лица участка, отпускающего ценности, в двух

экземплярах, один из которых остается на мес-

те с распиской получателя, а второй с распиской лица, отпускающего

ценности, передается получателю ценностей.

Отпуск материалов сторонним организациям или хозяйствам своей

организации, расположенным за ее пределами, оформляют накладными на отпуск

материалов на сторону, которые выписывает отдел снабжения в двух

экземплярах на основании нарядов, договоров и других документов: первый

экземпляр остается на складе и является основанием для аналитического и

синтетического учета материалов, второй передается получателю материалов.

Если материалы отпускаются с последующей оплатой, то первый экземпляр

служит также для выписки бухгалтерией расчетно-платежных документов.

При перевозке материалов автотранспортом вместо накладной применяют

товарно-транспортную накладную

Вместо первичных документов по расходу материала можно использовать

карточки учета материалов. С этой целью представители цехов-получателей

расписываются в получении материалов в самих карточках, которые становятся

в связи с этим оправдательными документами. При этом в карточках

проставляют шифр производственных затрат с целью последующей группировки

записей по объектам калькуляции и статьям затрат. Такое совмещение

расходных документов и карточек учета материалов уменьшает объем учетной

работы и усиливает контроль за соблюдением норм складских запасов.

В небольших организациях отпуск материалов на производство продукции и

оказание услуг осуществляется без оформления специальными документами.

Фактически израсходованные материалы по их видам отражаются в актах или

отчетах о выпуске и реализации готовой продукции. Акты составляются, как

правило, подекадно работником предприятия, ответственным за приемку,

хранение и реализацию продукции. После утверждения руководителем

организации акт служит основанием для списания соответствующих материалов.

В установленные дни документы по приходу и расходу материалов сдают в

бухгалтерию организации по реестру приемки-сдачи документов, составленному

в двух экземплярах: первый сдается в бухгалтерию под расписку бухгалтера на

втором экземпляре, а второй остается на складе.

2.3. Аналитический учёт материалов.

Счет 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей»

предназначен для учета заготовления и приобретения материальных ценностей,

относящихся к средствам в обороте (материалы, животные на выращивании и

откорме, товары).

В дебет счета 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей»

относят покупную стоимость материальных ценностей, по которым в организацию

поступили расчетные документы поставщика, и другие расходы по приобретению

материалов с кредита счетов 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», 23

«Вспомогательные производства», 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и др. в

зависимости от того, откуда поступили материальные ценности, от характера

расходов по заготовке и доставке материальных ценностей в организацию.

Материально-производственные запасы, фактически поступившие в

организацию, списывают по учетным ценам с кредита счета 15 «Заготовление и

приобретение материальных ценностей» в дебет счетов 10 «Материалы», 11

«Животные на выращивании и откорме» и 41 «Товары».

Сумму разницы в стоимости приобретенных материально-производственных

запасов, исчисленной в фактической себестоимости приобретения и учетных

ценах, списывают со счета 15 «Заготовление и приобретение материальных

ценностей» в дебет счета 16 «Отклонения в стоимости материальных

ценностей». Остаток на счете 15 на конец месяца показывает наличие

материально-производственных запасов в пути.

Израсходованные или проданные материально-производственные запасы

списывают на счета издержек производства (обращения) и продажи с кредита

материальных счетов по учетным ценам.

Счет 16 «Отклонения в стоимости материальных ценностей» предназначен

для учета разницы в стоимости приобретенных материально-производственных

запасов, исчисленной в фактической себестоимости приобретения и учетных

ценах. Этот счет используют только в том случае, если на счетах 10,11,41

синтетический учет ведут по учетным ценам.

Накопленные на счете 16 «Отклонения в стоимости материальных

ценностей» разницы между фактической себестоимостью приобретенных

материально-производственных запасов и стоимостью их по учетным ценам

списывают с кредита счета 16 в дебет счетов издержек производства или

обращения или других счетов пропорционально стоимости израсходованных

материально-производственных запасов по учетным ценам.

Аналитический учет по счету 16 «Отклонения в стоимости материальных

ценностей» ведут по группам материально-производственных запасов с

приблизительно одинаковым уровнем этих отклонений.

При продаже материалов на сторону составляют следующие бухгалтерские

записи:

на стоимость

Дебет счета 91 «Прочие доходы и расходы» материалов по

Кредит счета 10 «Материалы» учетным ценам

на разницу между

Дебет счета 91 «Прочие доходы и расходы» фактической себесто

Кредит счета 16 «Отклонение в стоимости имостью материалов

материальных ценностей» и стоимостью по

учетным ценам

Дебет счета 62 «Расчеты с покупателями на продажную

и заказчиками» стоимость

Кредит счета 91 «Прочие доходы и расходы» материалов

Дебет счета 91 «Прочие доходы и расходы» на сумму НДС по

Кредит счета 68 «Расчеты по налогам проданным

и сборам» материалам

Финансовый результат реализации материалов списывают со счета 91 на

счет 99 «Прибыли и убытки».

При продаже материальных запасов, синтетический учет которых ведется

по фактической себестоимости, их списывают со счета 10 в дебет счета 91 в

течение месяца по учетным ценам, а по окончании месяца такой же проводкой

списывают отклонения фактической себестоимости материалов от стоимости их

по учетным ценам (способом «красное сторно» или способом дополнительных

проводок).

В § 2 отмечалось, что определение фактической себестоимости

материальных ресурсов, списываемых на производство, разрешается производить

помимо средней стоимости методами ФИФО и ЛИФО.

При использовании этих методов возникает необходимость оценки каждой

партии расходуемых материалов, что осуществить довольно сложно, учитывая

современный уровень механизации и автоматизации учета.

Целесообразнее стоимость израсходованных материалов при их оценке по

методам ФИФО и ЛИФО определять расчетным путем (§ 2) В этом случае в

течение первого месяца материалы списывают на производство по учетным

ценам. По окончании месяца определяют стоимость израсходованных материалов

по методу ФИФО или ЛИФО, находят отклонение исчисленной стоимости

материалов от стоимости их по учетным ценам и списывают выявленное

отклонение на соответствующие счета пропорционально стоимости ранее

списанных материалов по учетным ценам.

При журнально-ордерной форме учета расчетов с поставщиками ведут в

журнале-ордере № 6, который открывается суммами незаконченных расчетов с

поставщиками на начало месяца. Аналитический учет в этом журнале-ордере

осуществляют по каждому платежному документу, приходному ордеру или

приемному акту.

Для выявления фактической себестоимости материалов, отклонений от

стоимости их по учетным ценам, контроля за сохранностью материалов, а также

увязки синтетического и аналитического учета в бухгалтерии составляют по

истечении каждого месяца ведомость № Ю «Движение материальных ценностей».

Для списания израсходованных материалов на соответствующие объекты

учета затрат в бухгалтерии составляют разработанную таблицу № 1

«Распределение расхода материалов». Материалы в ведомости № 10 отражаются

по учетным ценам.

При использовании в учете ЭВМ приходные документы группируют в пачки и

после контроля проверки кодов сдают на ВУ, где на основе документов

разрабатывают машинограмму-ведомость поступления материалов на склад. В

ведомости отражают стоимость приобретенных материалов по учетным ценам и

фактической себестоимости с расшифровкой ее слагаемых по каждому платежному

требованию поставщиков.

На основании ведомостей поступления материалов составляют сводную

ведомость расчета транспортно-заготовительных расходов или отклонений

фактической себестоимости материалов от стоимости их по учетным ценам и

исчисляют коэффициент отклонений фактической себестоимости от стоимости по

учетным ценам.

По данным расходных документов и указанной ранее сводной ведомости

составляют машинограмму-ведомость расхода материалов

по корреспондирующим счетам. В ней по каждому виду израсходованных

материалов по различным шифрам затрат отражают их стоимость по учетным

ценам, коэффициент отклонений и сумму отклонений, приходящуюся на

израсходованные материалы.

Для получения обобщенных данных по счетам производственных запасов по

каждому из них составляют машинограммы-обаротные ведомости, их данные

сверяют с общей оборотной ведомостью по синтетическим счетам и субсчетам и

после сверки переносят в машинограмму – Главную книгу.

2.4. Учет производственных запасов на складах и в бухгалтерии

Учет производственных запасов на складах. Для обеспечения

производственной программы соответствующими материальными ресурсами на

предприятиях создаются специализированные склады для хранения основных и

вспомогательных материалов, топлива, запасных частей и других материалов.

Кроме центральных заводских складов в различных структурных подразделениях

организации могут быть кладовые, выполняющие функции промежуточных складов.

Каждому складу приказом по предприятию присваивается постоянный номер,

который впоследствии указывается на всех документах, относящихся к

операциям данного склада. Склады должны быть обеспечены исправными весами,

измерительными приборами и мерной тарой.

На складах (кладовых) материальные ценности размещают по секциям, а

внутри них — по группам, типо- и сорторазмерам в штабелях, ящиках,

Страницы: 1, 2, 3, 4