Учет труда и заработной платы

приказе о направлении в командировку указываются фамилии и инициалы,

структурное подразделение, профессии (должности) командируемых, а также

цели, время и места командировок.

При необходимости указываются источники оплаты сумм командировочных

расходов, другие условия направления в командировку.

Командировочное удостоверение (форма № Т-10) является документом,

удостоверяющим время пребывания работника в служебной командировке.

Выписывается в одном экземпляре работником кадровой службы на основании

приказа (распоряжения) о направлении в командировку. В каждом пункте

назначения делаются отметки о времени прибытия и выбытия, которые

заверяются подписью ответственного должностного лица и печатью. После

возвращения из командировки в организацию работником составляется авансовый

отчет с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы.

Служебное задание для направления в командировку и отчет о его

выполнении (форма № Т-10а) используются для оформления и учета служебного

задания для направления в командировку, а также отчета о его выполнении.

Служебное задание подписывается руководителем подразделения, в котором

работает командируемый работник. Утверждается руководителем организации или

уполномоченным им лицом и передается в кадровую службу для издания приказа

(распоряжения) о направлении в командировку.

Лицом, прибывшим из командировки, составляется краткий отчет о

выполненной работе, который согласовывается с руководителем структурного

подразделения и представляется в бухгалтерию вместе с командировочным

удостоверением и авансовым отчетом.

Приказ (распоряжение) о поощрении работника(ов) (форма № Т-11 и -11а)

применяются для оформления и учета поощрений за успехи в работе.

Составляются на основании представления руководителя структурного

подразделения организации, в котором работает работник. Подписываются

руководителем организации или уполномоченным им лицом, объявляются

работнику (работникам) под расписку. На основании приказа (распоряжения)

вносится соответствующая запись в трудовую книжку работника.

Табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы

(ф. № Т-12) и табель учета использования рабочего времени (ф. № Т-13)

применяют для осуществления табельного учета и контроля трудовой

дисциплины. Форма № Т-12 предназначена для учета использования рабочего

времени и расчета заработной платы, а форма № Т-13 — только для учета

использования рабочего времени. При использовании формы № Т-13 оплату труда

начисляют в лицевом счете (ф. № Т-54), расчетной ведомости (ф. № Т-51) или

расчетно-платежной ведомости (ф. № Т-49).

Форма № Т-13 применяется в условиях автоматизированной обработки данных.

Бланки табеля с частично заполненными реквизитами могут быть созданы с

помощью средств вычислительной техники. В этом случае форма табеля

изменяется в соответствии с принятой технологией обработки данных.

Табельный учет охватывает всех работников организации. Каждому из них

присваивается определенный табельный номер, который указывается во всех

документах по учету труда и заработной платы. Сущность табельного учета

заключается в ежедневной регистрации явки работников на работу, с работы,

всех случаев опозданий и неявок с указанием их причин, а также часов

простоя и часов сверхурочной работы.

Табельный учет осуществляют бухгалтер, бригадир или мастер в табеле

учета использования рабочего времени. Для упрощения табельного учета можно

ограничиться лишь регистрацией в нем отклонений от нормальной

продолжительности рабочего дня.

Отметку о неявках или опозданиях делают в табеле на основании

соответствующих документов — справок о вызове в военкомат, суд, листов о

временной нетрудоспособности и др., которые работники сдают табельщикам;

время простоев устанавливают по листкам о простое, а часы сверхурочной

работы — по спискам мастеров.

Оформленные первичные документы по учету выработки и выполненных работ

вместе со всеми дополнительными документами (листками на оплату простоя, на

доплаты, актами о браке и др.) передаются бухгалтеру.

Для определения суммы заработной платы, подлежащей выдаче на руки

работникам, необходимо определить сумму заработка работников за месяц и

произвести из этой суммы необходимые удержания. Эти расчеты производят

обычно в расчетно-платежной ведомости (ф. № 49), которая, кроме того,

служит и документом для выплаты заработной платы за месяц.

Расчетно-платежную ведомость используют малые и средние предприятия, где

число работников не велико и где предпочитают не вести лицевые счета в

дополнение к этим ведомостям, считая, что все необходимые сведения

содержатся и в налоговой карточке. На крупных предприятиях для расчета

заработной платы используются расчетные ведомости (ф. № 51), а для выплаты

- платежные ведомости (ф. № 53). Однако на данных предприятиях, где

зарплата может начисляться по 20 основаниям, только в лицевом счете

работника отражаются все ее виды. И зачастую лицевой счет является формой,

где наиболее полно отражена информация, позволяющая осуществить выборку

заработной платы для начисления пенсии или подготовить справку в фонд

занятости для назначения пособия по безработице. Кроме того, лицевые счета

хранятся 75 лет, и служат зачастую единственным основанием для выдачи

архивных справок о полученной работниками заработной плате.

Расчетно-платежная ведомость объединяет в себе две утвержденные формы

-расчетную и платежную ведомости. Рассмотрим на примере порядок ее

заполнения.

Пример. В ООО “Лира” начислена заработная плата сотрудникам за май

2001г.

Ведомость составляется в бухгалтерии в одном экземпляре. Основание для

ее заполнения - первичные документы по учету кадров, выработки, фактически

отработанного времени и др.

Из личной карточки работника (форма № Т-2) в графы 21, 2 - 4 расчетно-

платежной ведомости переносятся данные о фамилии и инициалах, табельном

номере работников списочного состава, профессии рабочих или должности

служащих и работников аппарата управления, размере тарифной ставки или

должностного оклада конкретного работника. Эти же данные содержатся и в

лицевом счете работника.

Из табеля учета использования рабочего времени и расчета заработной

платы переносятся данные:

- в графу 5 ведомости о количестве отработанных рабочих дней (из форм №

Т-12 графа 37 или № Т-13 графа 5) или часов (из форм № Т-12 графа 38 минус

графа 41 или № Т-13 графа 6),

- в графу 6 ведомости (из форм № Т-12 графа 41) об отработанных выходных

и праздничных днях, которые оплачиваются по двойному тарифу.

Из лицевого счета переносятся данные о начислениях за текущий месяц:

- по видам оплат в графы 7 - 11 ведомости (данные из граф 29-33 и 35-37

формы № Т-54 либо из второй страницы формы № Т-54а). Это могут быть оплаты

из: фонда оплаты труда, чистой прибыли организации, компенсация морального

вреда по решению суда, единовременные поощрения, материальная помощь,

возмещение командировочных расходов сверх установленных норм,

компенсационные выплаты при увольнении и др.

- в графу 12 ведомости данные о стоимости распределенных материальных и

социальных благ (из формы № Т- 54 графы 34 либо второй страницы формы № Т-

54а). Это может быть оплата из средств предприятия за работника товаров

(работ, услуг), питания, лечения, отдыха, обучения, стоимости пребывания

детей в дошкольных учреждениях, стоимость подарков. К этим выплатам также

относятся материальная выгода от приобретения товаров (работ, услуг) у

физического лица по договору гражданско-правового характера и материальная

выгода, полученная работником от приобретения ценных бумаг, товаров (работ,

услуг) и др.

Затем в графе 13 ведомости отражаются итоговые суммы начислений за

текущий месяц.

В форме также отражаются произведенные удержания - налог на доходы,

сумма выданного аванса за первую половину месяца, удержания по

исполнительным листам, по инициативе администрации (например, сумма

недостач, задолженности по авансовому отчету и командировке) или по

заявлению работника. Сумма налога на доходы сверяется с данными расчета по

налоговой карточке формы 1-НДФЛ, поскольку только в ней содержатся все

необходимые сведения для правильного расчета данного налога с учетом всех

льгот, вычетов и сумм полученного дохода нарастающим итогом с начала года.

Затем в графе 20 отражается сумма к выплате, для чего из суммы в графе

13 вычитается сумма удержаний (графы 14 –17). Положительная разница

заносится в графу 18, отрицательная - в графу 19.

Графы 20-22 ведомости, содержащие сумму к выдаче, фамилию и подпись

работника, расположены в конце формы для наглядности и удобства чтения

работником при получении денег.

По всем графам, в которых отражены суммы начислений и удержаний, а так

же графам 18-20 подводятся итоги, полученные суммы записываются в строку

“Итого”. Эта сумма вписывается бухгалтером от руки в конце ведомости после

последней фамилии. При подведении итогов бухгалтер, составивший ведомость,

делает на первом листе в графе “Сумма” запись об общей сумме, подлежащей

выплате по данной ведомости (берется из итоговой строки по графе 20) и

сроках произведения выплат. После этого ведомость подписывает главный

бухгалтер и руководитель организации (или иные лица, уполномоченные давать

разрешение на выплату денежных средств из кассы), при подписании

проставляется дата.

Подписанная ведомость передается в кассу организации для выплаты

работникам заработной платы. При получении денег каждый работник

расписывается в графе 22.

По истечении срока, установленного в ведомости для выплаты денежных

средств, ведомость закрывается. Напротив фамилии сотрудников, не получивших

деньги по ведомости, кассир ставит отметку “Депонировано” в графе 22. В

конце ведомости делается запись о фактически выданных и депонированных

суммах.

После этого кассир, производивший выплату, составляет на сумму выданной

заработной платы расходный кассовый ордер (форма № КО-2). Дата и номер

этого расходного ордера проставляются в ведомости.

Подписанная кассиром ведомость вместе с расходным кассовым ордером

прилагаются к отчету кассира за день последнего срока выплаты по ведомости

и сдаются в бухгалтерию. Бухгалтер проверяет правильность оформления

ведомости, пересчитывает данные о выданных и невыданных суммах, сверяет с

отчетом кассира. Если расхождений не обнаружено, бухгалтер подписывает

форму, проставляет расшифровку своей подписи, указывает дату проверки,

которая, как правило, должна совпадать с датой представления отчета

кассиром.

Депонированные суммы заносятся в реестр депонентов.

Если заработная плата выдается по Платежным ведомостям (форма № Т-53),

то такие платежные ведомости регистрируются в журнале регистрации (форма №

Т-53а), которая ведется работниками бухгалтерии.

Однако на практике использовать расчетно-платежные ведомости для

подсчета средней заработной платы за какой-либо предшествующий период

(например, за три месяца при оплате отпуска) неудобно, поскольку необходимо

делать трудоемкие выборки из различных ведомостей. Поэтому в организации на

каждого работника открывают лицевые счета (ф. № Т-54 и ф. № Т-54а), в

которых записывают необходимые сведения о работнике (семейное положение,

разряд, оклад, стаж работы, время поступлений на работу и др.), все виды

начислений и удержаний из заработной платы за каждый месяц. По этим данным

легко рассчитать средний заработок за любой период времени. Он заполняется

на основании первичных документов по учету выработки и выполненных работ

(нарядов, заказов-нарядов, книги учета выработки и т.п.), отработанного

времени (табелей учета использования рабочего времени формы № Т-12 и № Т-

13). Отражается информация из приказов (распоряжений) о поощрении

работников формы № Т-11 и № Т-11а, записок-расчетов о предоставлении

отпуска работнику (форма № Т-60) и при прекращении действия трудового

договора (контракта) с работником (форма № Т-61) , акта о приемке работ,

выполненных по трудовому договору (контракту), заключенному на время

выполнения определенной работы (форма № Т-73), листков и справок на

доплату, больничных листов и др. документов.

Одновременно производится расчет всех удержаний из заработной платы с

учетом полагающихся данному работнику налоговых вычетов, льгот и

определяется сумма к выплате на руки.

Лицевой счет заполняется работником бухгалтерии.

По сравнению с постановлением Госкомстата России от 30 октября 1997 г. №

71а в настоящее время произошли некоторые изменения в составлении лицевого

счета работника.

Изменения, внесенные в форму Т-54, связаны с изменениями в исчислении

налога на доходы физических лиц, введении ИНН и страховых свидетельств

государственного пенсионного страхования, сокращением разновидностей оплат,

надбавок на большинстве предприятий.

Рассмотрим порядок ведения лицевого счета работника на примере

конкретного физического лица.

Пример. Иванова Лидия Степановна принята на работу в ООО "Веда" 1 апреля

2001 г. ткачихой 5 разряда с часовой тарифной ставкой 31 рубль. Является

вдовой, имеет ребенка в возрасте до 18 лет. Имеет право на получение

стандартных налоговых вычетов за каждый месяц (до получения размера доходов

20 тыс. рублей в размере 400 руб. на себя и 600 руб. - двойной вычет на

ребенка). Представила Справку о доходах по прежнему месту работы и написала

заявление на предоставление ей стандартных вычетов по новому месту работы.

Лицевой счет открывается с приемом работника на работу или с 1 января

нового отчетного года на уже работающего сотрудника организации. При приеме

работника на работу сведения из личной карточки работника (форма № Т-2)

переносятся в его лицевой счет.

Дата составления лицевого счета в новой форме отсутствует, т.к.

практически начало расчетного периода и определяет дату заполнения формы. В

нашем примере расчетный период начинается 1 апреля 2001 г.

В верхней части карточки указывается наименование организации и ее код

по ОКПО, например 16035715. Если организация небольшая и не имеет деления

на структурные подразделения, то в этой строке ставится прочерк.

В графе "Категория персонала" указывается категория, к которой относится

работница (управленческий персонал, рабочие, служащие). Графа заполняется в

тех организациях, где предусмотрено такое деление работников по категориям

в штатном расписании. В нашем примере "рабочая".

Далее указывается ИНН, присвоенный работнице налоговыми органами (данные

берутся из свидетельства), рядом указывается номер страхового свидетельства

государственного пенсионного страхования и код места жительства. Данные

сведения облегчают дальнейшее заполнения сведений, представляемых в

Пенсионный фонд и заполнение формы 1 и 2-НДФЛ.

В графе "Состояние в браке" указывается семейное положение сотрудника:

женат (замужем), холост (не замужем), разведен (разведена), вдовец (вдова).

В нашем примере - вдова. Графа необходима для расчета стандартных налоговых

вычетов, предоставляемых на ребенка сотрудника.

В графе "Количество детей" указывается количество несовершеннолетних

детей, а также детей, учащихся в дневных учебных заведениях, на которых

работнику предоставляются стандартные налоговые вычеты. В нашем примере -

1.

Сведения об иждивенцах исключены из формы в связи с тем, что такое

понятие не содержится в главе 23 "Налог на доходы физических лиц" НК РФ и

вычеты на них не предоставляются. Дата поступления на работу - дата приема

в нашем случае 1 апреля 2001 г.

Раздел прежней карточки о перемещениях уточнен - в новой форме

производятся отметки о приеме на работу и переводах работника внутри

организации. Графы 1-9 заполняются на основании приказа о приеме и переводе

работника. В нашем случае профессия - ткачиха, (для работников аппарата

управления или служащих в данной графе указывается должность), разряд 5,

часовая тарифная ставка 31 руб.

В графе 5 "Условия труда" указывается характер условий труда (опасные,

вредные с номером списка, тяжелые, нормальные).

Данный раздел дополнен графами 8 и 9 "сумма надбавок и доплат", которые

обычно также устанавливаются приказом.

Отметки об использовании отпуска остались прежними.

В разделе "Удержания и взносы" отражаются сведения об удержании сумм из

заработной платы работника на основании исполнительных листов, приказов

руководителя (например, при недостачах), или по заявлению работника

(например, возврат заемных средств, материальная выгода по займам,

ежемесячные перечисления по заявлению работника и т.п.).

В графе 18 "вид удержания" указывается номер и дата документа, служащего

основанием для удержания, например номер и дата исполнительного листа на

взыскание алиментов, номер и дата договора займа, приказа о взыскании с

работника суммы недостачи, ущерба и т.п. В графах 19 и 20 указывается

период, в течение которого производятся удержания. В графе 21 указывается

твердая сумма (например, при предоставлении займа, возмещении ущерба,

перечисление средств по договорам добровольного страхования и т.п.) или

процент к сумме получаемого дохода (например, при удержании алиментов). В

графе 22 "Размер удержания за месяц" указывается твердая сумма, подлежащая

удержанию ежемесячно с работника (например, при возмещении ущерба в графе

21 проставляется общая сумма, подлежащая удержанию с работника, а в графе

22 - ежемесячно удерживаемая твердая сумма). Если установлен процент

удержаний, например при алиментах, данная графа не заполняется, т.к. при

изменении величины заработной платы удерживаемая сумма будет различной.

В графе 23 указывается величина стандартных налоговых вычетов,

предоставляемых работнику по ст. 218 НК РФ, в нашем примере 1000 руб.

ежемесячно до достижения дохода 20 000 руб.

Поскольку согласно п. 2 и 3 ст. 221 налоговые агенты по заявлению

налогоплательщиков могут представлять профессиональные налоговые вычеты (по

договорам гражданско-правового характера, при получении авторских

вознаграждений в размере фактически произведенных либо нормативных затрат),

в данной графе, по мнению автора, могут быть отражены такие вычеты.

Прежний раздел сведений об отработанном времени сокращен.

В графе 24 "месяц" указывается месяц, за который начисляется заработная

плата. В нашем примере - апрель. Затем в графах 25-28 указываются коды и

количество отработанных часов (дней). Кодироваться могут виды отработанного

периода и системы оплаты труда - повременная, сдельная оплата труда,

праздничные дни, ночные, вечерние, сверхурочные работы и т.п. В нашем

примере 167 рабочих часов (при 40 -часовой рабочей неделе).

Раздел "Начисления" сокращен. В графах 29-34 указываются суммы

начислений из фонда оплаты труда или прибыли предприятия за текущий месяц

по видам оплат (сдельно, повременно, премии, за работу сверхурочно, в

выходные и праздничные дни, ночное и вечернее время и т.п.). Здесь же

Страницы: 1, 2, 3, 4