Ревизия и аудит

|23 «Производство» | |120 |890 |

|24 «Брак на | |-- |-- |

|25 «Полуфабрикаты» | |100,120 |-- |

|26 «Готовая | | |900 |

| | |130 | |

|28 «Товары» |Журнал 5, 5-А |140 |910 |

2.2. Контроль за сохранностью

производственных запасов на складах.

Методом обследования складских помещений, выявляются условия хранения

производственных запасов, соответствуют ли они требованиям обеспечения их

сохранности.

Основные направления контроля по операциям с производственными

запасами представим в виде рисунка (схема 2.2.16)

| |

|Проверка специальных| |Проверка правил |

|складов для | |приемки и отпуска|

|специфических | |материалов |

|производственных | | |

| |

| |Организация | |

| |контроля | |

| |

|Проверка правил | |Проверка |

|складирования | |пропускной |

|материалов | |системы |

| |

| |Проверка | |

| |подбора | |

| |кадров | |

Рис. 2.2.16 Основные направления контроля по операциям с запасами.

Рассмотрим основные направления контроля подробнее.

І. Проверка организации сохранности материалов на предприятии.

Во время проведения инвентаризации производственных запасов

производится обследование на предмет обеспечения сохранности запасов от

возможных краж, порчи, пожаров, а именно:

1. состояние охраны складских помещений (наличие решеток на окнах,

регистрация в журнале сдаче объектов под охрану и их приемку, наличие

сигнализации и т.п.);

2. состояние противопожарной безопасности;

3. соблюдение санитарных норм, температурных режимов, порядка

складирования запасов;

4. обеспечение складов весоизмерительными приборами и техникой с целью

установления сроков их клеймения и проверки соответствующими специалистами.

Однако, на исследуемом предприятии по нашему мнению, руководство (как

уже было сказано в предыдущем разделе 1.5) не обращает внимания на

состояние складских помещений и сохранность производственных запасов.

ІІ. Проверка закрепления материальной ответственности за работниками,

которые производят приемку, хранение и отпуск производственных запасов. При

этом в отделе кадров предприятия необходимо проверить методом обследования

личных дел, своевременно ли составлены с материально ответственными лицами

соглашения о полной материальной ответственности, а в бухгалтерии – наличие

актов приемки-передачи производственных запасов при увольнении с работы

одних и приему на работу новых работников.

Методом сравнения данных об остатках производственных запасов в главной

книге и оборотных ведомостях по материально ответственным лицам и анализа

данных о фактически отработанном времени за исследуемый период на личных

счетах расчетов по заработной плате устанавливается «фиксированные»

материально ответственные лица.

ІІІ. Проверка соблюдения работниками установленных правил, которые

касаются приемки и отпуску запасов, своевременность и правильность ведения

записей в карточках складского учета.

IV. Проверка организации пропускной системы при вводе и выводе

материалов с предприятия. При этом анализируются данные книги регистрации

пропусков, акты проверки органов правопорядка, приказов о используемых

методах по ликвидации нарушений.

V. Проверка подбора кадров материально ответственных лиц (имеют ли они

специальную подготовку, не привлекались ли раньше к уголовной

ответственности за кражи).

VI. Проверка правил складирования производственных запасов

(сгруппированы ли они по сортам, типам, есть ли на них ярлыки, в которых

указан номенклатурный номер, единицы измерения и нормативы запасов).

VII В случаях наличия на предприятии специфических материалов,

проверяется, есть ли специальные склады для их хранения.

Систематизация данных о нарушениях в организации запасов дает

возможность обосновать критерии для выбора объектов инвентаризации по

конкретным материально ответственным лицам, видам и номенклатуры

производственных запасов, где наиболее большая вероятность недостач, краж,

фактов бесхозяйственности и утере материалов.

Контроль за операциями с производственными запасами начинают с проверки

их сохранности. Самым наилучшим приемом является инвентаризация. Она может

быть полной и выборочной. Полная инвентаризация проводится в случаях,

когда проверяющие имеют информацию о кражах. Во всех других случаях

проводят выборочную инвентаризацию тех материалов, на которые указывает

контроль.

Главной целью инвентаризации является определение фактического наличия

и состояния имущества объекта инвентаризации.

Объекты инвентаризации представлены по рис.2. 2. 17.

| |

| |Объекты инвентаризации | |

| | | | | |

|9 | | | | |

Рис.2.2.17 Объекты инвентаризации.

До начала инвентаризации заведующий складом должен составить последний

на момент проверки отчёт. Этот отчёт проверяется контролёром и сдаётся в

бухгалтерию для учёта.

Потом заведующий складом даёт расписку о том, что все документы,

которые относятся к оприходованию или расходованию материалов, включенные в

отчёт, не оприходованные и не списанных на расход материалов на складе нет.

После этого проверяющий и члены инвентаризационной комиссии, в состав

которой должны входить главный бухгалтер и ответственные лица клиента, в

присутствии заведующего складом проводят фактический пересчёт ценностей.

Результаты подсчёта отражаются в инвентаризационной описи. Её подписывает

проверяющий и другие члены инвентаризационной описи. Её подписывает

проверяющий и другие члены инвентаризационной комиссии. За качество

проведенной инвентаризации несет как руководитель, так и инвентаризационная

комиссия. До начала проверки фактического наличия ценности

инвентаризационная комиссия обязана опломбировать подсобные помещения и

другие места хранения ценностей, имеющие отдельные входы и выходы,

проверить исправить исправность всех весоизмерительных приборов, получить

последние на момент начала инвентаризации реестры приходных документов или

отчетов о движении производственных запасов. Председатель комиссии визирует

приходные и расходные документы, прилагательные к отчетам (реестрам), с

указании «До инвентаризации» (дата). Для бухгалтерии эти документы являются

основанием для определения остатков ценностей на начало инвентаризации по

данным учета.

Лица, ответственные за сохранность ценностей, дают расписку о том, что

до начала инвентаризации все приходные и расходные документы на ценности

сданы в бухгалтерию, все ценности, поступившие под ответственность,

оприходованы, а выбывшие списаны в расход. Такие же расписки дают лица,

имеющие средства на приобретение или доверенности на получение ценностей.

Наличие ценностей при инвентаризации определяют подсчетом, взвешиванием,

учетом. Массу (объем) материалом, хранящихся навалом, можно зафиксировать

на основе обмеров, технических расчетов; составляют акты обмеров и расчеты

к описям.

Запрещается проводить инвентаризацию комиссией в неполном составе и

вносить в опись данные об остатках ценностей со слов материально

ответственных лиц или по данным учета без проверки их фактического наличия.

После окончания инвентаризации заведующий складом должен дать расписку

о том, что все ценности, определенные в инвентаризационной описи

пересчитаны в его присутствии, с результатами инвентаризации он согласен и

претензий к проверяющим не имеет.

Затем в сличительной ведомости сопоставляются количество материалов по

данным учета и инвентаризации, и выводят недостачи или излишки.

Если по результатам инвентаризации установлены излишки, то они должны

быть оприходованы и отнесены на доходы предприятия. Если установлены

недостачи, то они подлежат возмещению материально ответственными лицами.

По фактам недостач или излишков проверяющий требует от ответственного

лица письменных разрешений.

Если недостачи составляют большие размеры, то проверяющий должен

подать соответствующую записку на имя директора предприятия с требованием

устранения от выполнения обязанностей материально ответственное лицо до

окончания проверки, и уведомить следственные органы.

Далее проверяющий должен проверить, проводилась ли обязательная

годовая инвентаризация запасов. Он должен уделить внимание следующим

вопросам:

1. полнота охвата инвентаризации всех производственных запасов;

2. правильность оформления инвентаризационных описей;

3. своевременность отражения в учете результатов инвентаризации

(результаты проведенной инвентаризации должны быть проведены в

бухгалтерском учете не позднее 10 дней после её окончания);

4. правильность принятия решения по фактам недостач или излишков

(проверяющий выясняют, не было ли случаев пересортировки и все ли

недостачи были возмещены, а остатки оприходованы и отнесены на

доходы предприятия);

5. правильность применения норм естественной убыли материалов.

Процедурные планы инвентаризации складов представлены в рисунке 2. 2.18.

|Директор предприятия издает приказ по инвентаризации складов. Приказом |

|устанавливается состав инвентаризационной комиссии. |

| |

|Гл. бухгалтер инструктирует председателя комиссии о проведении |

|инвентаризации, снабжает инструкциями, соответствующими бланками и др. |

| |

|Председатель комиссии созывает инвентаризационную комиссию и устанавливает |

|порядок работы. В инвентаризации обязательно участвует материально |

|ответственное лицо. |

| |

|Кладовщик к моменту начала инвентаризации заканчивает обработку всех |

|документов и производит соответствующие записи в карточки складского учета,|

|а также выводит в них остатки. |

| |

|Председатель инвентаризационной комиссии берет с материально ответственных |

|лиц перед началом инвентаризационной подписи, подтверждающие, что все |

|документы или переданы в бухгалтерию и неучтенных или не списанных в расход|

|материалов не имеется. |

| |

|Инвентаризационная комиссия проводит в установленные сроки проверку |

|материалов, находящихся на складе, на качество и количество и сравнивает |

|результаты с данными склада бухгалтерии. |

| |

|Председатель инвентаризационной комиссии по окончании инвентаризации |

|составляет акт инвентаризации в двух экземплярах и передает их бухгалтеру. |

|Акты подписывают все члены инвентаризационной комиссии и материально |

|ответственное лицо. |

| |

| Бухгалтер проверяет все подведенные итоги в инвентаризационном акте. |

| |

|Обнаруженные ошибки исправляются и подтверждаются членами |

|инвентаризационной комиссии. |

| |

|Бухгалтер составляет по данным инвентаризации таблицы, в которых отражаются|

|отклонения от учтенных данных. |

| |

|Председатель инвентаризационной комиссии берет от материально |

|ответственного лица письменное объяснение о недостачах и излишках, которое |

|он подтверждает своей подписью. |

| |

|Инвентаризационная комиссия проверяет выявленные отклонения, рассматривает |

|письменные объяснения материально ответственных лиц. Комиссия фиксирует |

|свои мнения, предложения и решения в протоколе, в котором указываются |

|данные по причинам недостач, потерь и виновники. |

| |

|Председатель инвентаризационной комиссии представляет все материалы |

|главному бухгалтеру. |

| |

|Главный бухгалтер знакомится с материалами и представляет их руководству |

|предприятия для окончательного решения. |

| |

|Руководство устанавливает на основании предъявленных документов виды |

|выявленных недостач и потерь, а также излишки и соответственно намечает |

|мероприятия по их устранению. |

| |

|Излишки материалов должны быть | |Недостачи материалов подлежат |

|оприходованы и отнесены на доходы| |возмещению материально ответственными|

|предприятия. | |лицами. |

Рис. 2.2.18 правила инвентаризации складов

На исследуемом предприятии, на начальном этапе проведения

инвентаризации запасов на складах, проверяются распоряжения руководителя

предприятия о проведении инвентаризации производственных запасов.

Инвентаризация проводится один раз в год выборочным методом (приложение 10)

В ходе проведения инвентаризации предприятия были выявлены излишние

производственные запасы. Такие материалы были оприходованы и отнесены на

доходы предприятия.

Также в ходе инвентаризации исследуемого предприятия были обнаружены

непригодные для использования материалы, такие материалы должны быть

зафиксированы в отдельной инвентаризационной описи, также необходимо

проконтролировать оприходование полезных отходов.

По результатам проведенной инвентаризации ЗАО «Тригон» был составлен

акт контрольной проверки инвентаризации ценностей (приложение 11), которые

подписывают лица проводившие проверку, председатель инвентаризационной

комиссии и члены инвентаризационной комиссии.

Важная проблема, связанная с внутренней проверкой хранения некоторых

материалов. В частности, небольшие по объему материалы бесхозяйственно

занимают полезные площади складов. В больших количествах это может

составить значительную сумму ничем не оправданных затрат.

Инвентаризация является одним из радикальных методов контроля за

сохранностью запасов предприятия и одновременно является действенным

способом надзора за работой материально ответственных лиц. Инвентаризация

производственных запасов используется для выявления фактических расходов на

производство продукции, а также в тех случаях, если другие способы

получения данных о расходах материалов не могут использоваться.

2.3. Контроль операций по поступлению и своевременностью оприходования

производственных запасов.

Проверка начинается с ознакомления проверяющим с особенностями

организации обеспечения материальными ресурсами, технологиями оперативного

и бухгалтерского учета операций связанных с поступлением и своевременностью

оприходованию производственных запасов.

Источники информации, которые используются при проверки:

Первичные документы: хозяйственные соглашения на материально-

техническое обеспечение, приходные, требования, счета-фактуры, акты приемки

материалов, квитанции, отчеты материально ответственных лиц, реестры

приходных документов и прочее;

Учетные регистры: книга регистрации доверенностей, журнал

регистрации грузов, ведомость №10, оборотные ведомости по аналитическим

счетам в разрезе материально ответственных лиц и соответствующих

синтетических счетов, журналы ордера №6, 5, 5-А, главная книга в разрезе

счета 20. Производственные запасы.

Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8

МЕНЮ

Ревизия и аудит

ИНТЕРЕСНОЕ