Аудит учета расчетов с подотчетными лицами

1. Наблюдение или участие в инвентаризации;

2. Наблюдение за выполнением хозяйственных; или бухгалтерских операций;

3. Устный опрос;

4. Получение письменных подтверждений;

5. Проверка документов, полученных клиентом от третьих лиц;

6. Проверка документов, подготовленных на предприятии клиента;

7. Проверка арифметических расчетов;

8. Анализ.

Основные контрольные процедуры

Для выявления каждого из возможных нарушений или злоупотреблений разработан

определенный набор контрольных процедур.

Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих

дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения из

командировки, предъявить в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных

суммах и произвести по ним окончательный расчет.

Проверка своевременности расчетов сотрудников предприятия по

командировочным расходам и средствам, выданным на хозяйственные нужды,

осуществляется в рамках аудита кассовых операций. Если при проведении

проверки предприятия установлено, что подотчетные суммы числятся за

получившими их работниками продолжительное время (в том числе по истечении

трех дней после установленного срока), следует провести проверку

использования подотчетных сумм, получить письменное объяснение от

соответствующих должностных лиц и подотчетного лица и с учетом этой

проверки рассмотреть вопрос о включении выданной суммы в совокупный доход

этого подотчетного лица.

При установлении фактов списания задолженности подотчетных лиц без

представления соответствующих оправдательных документов, подтверждающих

произведенные расходы, подотчетные суммы, необоснованно списанные с

работников без удержания из заработной платы, на основании статей 2 и 7

Закона Российской Федерации “О подоходном налоге с физических лиц” подлежат

включению в совокупный налогооблагаемый доход этих работников того

календарного года, в котором суммы были ими получены.

Основными контрольными процедурами являются [4]:

“Подотчет 1.1.1.” – проверка соответствия лиц, получающих наличные деньги

из кассы на хозяйственно-операционные расходы, списку лиц, имеющих на это

право, утвержденному руководителем предприятия;

“Подотчет 1.1.2.” – проверка получения под отчет сумм денежных средств

лицами, не отчитавшимися по ранее полученным авансам;

“Подотчет 1.1.3.” – проверка соответствия фактического расхода подотчетных

сумм целям, на которые они были выданы;

“Подотчет 1.1.4.” – проверка наличия подотчетных лиц в штате предприятия;

“Подотчет 1.1.5.” – проверка правильности списания подотчетных сумм за счет

чистой прибыли предприятия. В случае, когда решением руководителя

предприятия, сумма, выданная под отчет, не возвращена и списывается за счет

чистой прибыли предприятия, аудитору необходимо удостовериться в том, что,

во-первых, решение о списании действительно существует, во-вторых, что с

подотчетной суммы удержан подоходный налог в соответствующем размере и, в-

третьих, если решение о списании принято после 1 января 1996 г., то на эту

выплату следует начислить взносы в Пенсионный фонд РФ и удержать 1% взносов

в Пенсионный Фонд РФ согласно статье 1 Закона РФ от 21 декабря 1995 г. №

207-ФЗ.

“Подотчет 2.1.1.” – проверка полноты оправдательных документов -по

командировкам, приложенных к авансовым отчетам. Все приложения к авансовым

отчетам во избежание их повторного использования должны быть погашены.

Проверка соблюдения порядка гашения первичных документов проводится в

рамках аудита кассовых операций;

“Подотчет 2.1.2.” – проверка наличия приказов о направлении работников в

командировку;

“Подотчет 2.1.3.” – проверка наличия в командировочных удостоверениях

отметок в местах пребывания в командировке;

“Подотчет 2.1.4.” - проверка правильности возмещения командировочных

расходов.

Для выполнения этой процедуры при командировках по территории Российской

Федерации аудитор или его ассистент могут использовать таблицу норм

возмещения командировочных расходов. Аналогичные таблицы используются и при

проверке правильности возмещения командировочных расходов за границей;

“Подотчет 2.1.5.” – проверка правильности ведения учета командировочных

расходов в пределах и сверх норм;

“Подотчет 2.2.1.” – проверка удержания подоходного налога с сумм превышения

командировочных расходов сверх установленных норм. При оплате работникам

расходов на краткосрочные командировки как внутри страны, так и за ее

пределы, в облагаемый налогом доход не включаются суточные в пределах норм,

установленных законодательством, а также фактически произведенные и

документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения

и обратно, сбор за услуги аэропортов, страховые и комиссионные сборы,

расходы на проезд на аэродром или вокзал в местах отправления, назначения

или пересадок (кроме проезда на такси), на провоз багажа, расходы по найму

жилого помещения, получению заграничного паспорта и виз, прописке

заграничного паспорта, а также по обмену чека в банке на наличную

иностранную валюту.

“Подотчет 2.2.2.” – проверка правильности выделения налога на добавленную

стоимость в сумме командировочных расходов. Включаются в себестоимость

продукции (работ, услуг) без налога на добавленную стоимость следующие

суммы расходов по:

проезду к месту служебной командировки и обратно,

затраты за пользование в поездах постельными принадлежностями,

расходы по найму жилого помещения, возмещаемые по нормам, установленным

законодательством,.

Суммы налога на добавленную стоимость, оплаченные по расходам, относимым на

себестоимость продукции (работ, услуг) в пределах норм, установленных

законодательством, подлежат возмещению из бюджета только в этих пределах, а

сверх нормы – налог возмещению из бюджета не подлежит, а относится за счет

прибыли, остающейся в распоряжении организаций (предприятий).

“Подотчет 3.1.1.” – проверка правильности отражения в учете налога на

добавленную стоимость по приобретенным подотчетными лицами материальным

ценностям в розничной торговой сети и у населения. Суммы налога на

добавленную стоимость по материальным ценностям (работам, услугам),

приобретенным для производственных нужд у организаций розничной торговли и

у населения, к зачету у предприятия-покупателя не принимаются и расчетным

путем не выделяются.

“Подотчет 3.1.2.” – проверка правильности отражения в учете сумм налога на

добавленную стоимость от стоимости материальных ценностей, приобретенных

через подотчетных лиц у изготовителей, в оптовой торговле. При приобретении

материальных ценностей (работ, услуг) для производственных нужд за наличный

расчет (только в пределах лимитов, установленных Постановлением

Правительства Российской Федерации от 17 ноября 1994 г. № 1258 “Об

установлении предельного размера расчетов наличными деньгами в Российской

Федерации между юридическими лицами” и распоряжением Правительства

Российской Федерации от 26 августа 1995 г. № 1225р – для организаций и

предприятий потребительской кооперации) у организации-изготовителя

(предприятия-изготовителя), заготовительной, снабженческо-сбытовой, оптовой

и другой организации (предприятия), занимающейся продажей и перепродажей

товаров, в том числе по договорам комиссии и поручения (за исключением

организаций розничной торговли, общественного питания и аукционной продажи

товаров). При наличии приходного кассового ордера и накладной на отпуск

товаров с указанием суммы налога отдельной строкой налог на добавленную

стоимость отражается по дебету счета 19 и исчисление его производится в

общеустановленном порядке. На многих предприятиях независимо от того, у

какой организации приобретены материальные ценности, только на основании

того, что они приобретены за наличный расчет, налог на добавленную

стоимость не выделяется и вместе со стоимостью материальных ценностей

списывается на издержки производства, что приводит к их завышению и

соответственно занижению налогооблагаемой прибыли. Процедура проверки

соблюдения проверяемым предприятием лимита расчетов между юридическими

лицами проводится в рамках процедур проверки кассовых операций.

“Подотчет 4.1.1.” – проверка соответствия фактических размеров

представительских расходов сметам. К представительским расходам относятся

затраты; связанные с проведением официального приема (завтрака, обеда или

другого аналогичного мероприятия) представителей (участников), их

транспортным обеспечением, посещением культурно-зрелищных мероприятий,

буфетным обслуживанием во время переговоров и мероприятий культурной

программы, оплатой услуг переводчиков, не состоящих в штате предприятия.

Включение представительских расходов в себестоимость продукции (работ,

услуг) производится в пределах смет, утвержденных руководителем предприятия

определенной категории предприятия, и только при наличии оправдательных

первичных документов, в которых должны быть указаны дата, место, программа

проведения деловой встречи (приема), список приглашенных с обеих сторон.

“Подотчет 4.1.2.” – проверка правильности ведения аналитического учета

представительских расходов в пределах и сверх норм;

“Подотчет 5.1.1.” – проверка правильности выведения остатков на конец

отчетного периода по расчетам с подотчетными лицами. Задолженность

подотчетных лиц предприятию и предприятия подотчетным лицам должна быть

показана в регистрах учета развернуто.

“Подотчет 6.1.1.” – проверка соответствия записей в авансовых отчетах и

журнале-ордере № 7 “Расчеты с подотчетными лицами”

Учебный вариант части аудиторского заключения касающейся аудита расчетов с

подотчетными лицами

Учет расчетов с подотчетными лицами фирмы ООО “Предприятие”

Учет расчетов с подотчетными лицами фирма ООО “Предприятие” ведет на

счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами» в журнале-ордере № 14, главной

книге.

Данные аналитического учета соответствуют данным, отраженным в главной

книге.

В нарушение Инструкции 94-Н по применению плана счетов аналитический

учет по счету ведется не по каждой авансовой выдаче, а сгруппирован по

подотчетным лицам.

В нарушение п. 11 Порядка ведения кассовых операций в РФ на предприятии

не определен перечень лиц, которым предоставлено право получения наличных

денег под отчет на хозяйственно-операционные нужды.

Согласно вышеуказанному пункту выдача наличных денег под отчет

производится при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по

ранее выданному авансу. На предприятии этот пункт Порядка не выполняется,

например (таблица № 3.1):

Таблица 3.1

|Ф.И.О. п/о |Остаток п/о сумм |Выдано из кассы |

|лица | | |

| |Дата |Сумма |Дата выдачи |№ РКО |сумма |

|Юшкова С.Д. |01.02.0|51 452 |10.02.01 |122 |27652 |

| |1 | | | | |

|Соболев А.В. |01.02.0|1 044 |09.02.01 |111 |7044 |

| |1 | | | | |

|Соколов А.В. |01.05.0|27 981 |12.05.01 |459 |32891 |

| |1 | | | | |

|Юшкова С. Д. |01.12.0|8 080 |02.12.01 |628 |7610 |

| |1 | | | | |

|Овчинникова Е.М. |01.12.0|1 418 |20.12.01 |703 |1891 |

| |1 | | | | |

В соответствии с п. 11 Порядка ведения кассовых операций передача

выданных под отчет наличных денег одним лицом другому не допускается. На

предприятии этот пункт Порядка не выполняется, например: по а/о Тропиным

С.Н. в январе переданы наличные деньги Карманову В.С. для приобретения

бензина в сумме 350 руб.

Предоставленные подотчетными лицами авансовые отчеты недооформлены:

. отсутствует журнал регистрации авансовых отчетов;

. в авансовых отчетах не указаны остатки на начало и конец месяца ( а/о № 1

Шадрина А.Б. в январе);

. в авансовых отчетах не указана сумма, полученная из кассы (а/о Вронского

Г.К. в марте);

. не всегда указывается дата составления авансовых отчетов, что затрудняет

оценку своевременности предоставления отчетов ( а/о Овчинниковой Е.М. в

феврале );

. на обратной стороне авансовых отчетов не всегда правильно заполняется

графа «кому, за что и по какому документу уплачено»;

. на обратной стороне авансовых отчетов не проставляется корреспонденция

счетов.

Не всегда своевременно отражаются в учете составленные авансовые отчеты,

например, а/о № 37 от 03.03.01 Юшкова С. Д. проведен в феврале, а/о № 81 от

26.02.01 Соболев А. В. проведен в апреле и др.

В нарушение Инструкции 94-Н по применению плана счетов предприятие

допускает списание расходов на себестоимость без постановки на учет товарно-

материальных ценностей. Например, по а/о № 72 Вронского Г.К. в марте

приобретены шурупы, краска, замок и т.п. на сумму 1130 руб. В учете

отражено: Дт 26 Кт 71. Следовало приобретенные товарно-материальные

ценности оприходовать на счета: Дт 10 Кт 71 и списать за счет

соответствующих источников согласно документам.

В нарушение Инструкции по применению плана счетов предприятие

приобретенные Основные средства учитывает на счете 10 «Материалы», и,

наоборот, материалы, запчасти, топливо – на счете 08 «Вложение во

внеоборотные активы». Например, согласно а/о Вронского Г.К., в январе

приобретено зеркало заднего видения на сумму 144 руб., в учете отражено: Дт

08 Кт 71, следовало: Дт 10/5 Кт 71. Согласно а/о № 123 от 15.05.01

приобретено устройство бесперебойного питания «UPC» стоимостью 11503 руб. В

учете отражено: Дт 10 Кт 71, следовало: Дт 08 Кт 71.

В нарушение вышеуказанной Инструкции приобретение тормозной жидкости,

керосина, ацетона согласно а/о № 69 Вронского Г.К. в марте отражено:

Дт 10/5 Кт 71 – 118 руб.

Следовало отразить:

Дт 10/1 Кт 71 – 97 руб. стоимость ацетона;

Дт 10/3 Кт 71 – 21 руб. стоимость керосина, тормозной жидкости.

Согласно а/о № 48 Браженкова А.В. от 24.02.01 приобретен инвентарь для

уборки территории стоимостью 8013 руб. В учете отражено: Дт 26 Кт 71 – 8013

руб.

Согласно вышеупомянутой Инструкции это следовало отразить в учете

следующим образом:

Дт 10/9 Кт 71 – 8013 руб. приобретен музыкальный центр

Дт 10/9 Кт 26 – 8013 руб. передача в эксплуатацию

В результате неправильного отражения ТМЦ в учете не числятся.

Аналогичное замечание по а/о № 84 от 10.04.01 Юшкова С.Д., согласно

которому приобретены фильтры для очистки воды на сумму 840 руб.

На предприятии приобретались подарки для работников. Например, по а/о №

46 от 26.02.01 приобретен подарок для генерального директора стоимостью 650

руб.

По а/о №84 от 10.04.01 приобретен музыкальный центр стоимостью 10013

руб. и нарушен лимит расчетов наличными средствами между юридическими

лицами, составляющий в феврале 2001 года 10000 руб. в соответствии с

Письмом ЦБ РФ «Об установлении предельного размера расчетов наличными

деньгами в РФ между юридическими лицами» от 07.10.98 № 375-У.

В соответствии с Инструкцией по применению плана счетов для обобщения

информации о наличии и движении ТМЦ, приобретенных в качестве товаров для

продажи (в т.ч. в случае передачи их на безвозмездной основе), предназначен

счет 41 «Товары». Приобретенные в розничной торговле подарки для вручения

сотрудникам организации следовало отразить:

Дт 41 Кт 71 – 650 руб. оприходован товар

Дт 90 Кт 41 – 650 руб. списана стоимость подарка, выданного под

роспись

Дт 90 Кт 68 – 130 руб. начислен НДС (650*20%)

Дт 91 Кт 90 - 680 руб. списаны затраты по безвозмездной передаче

(дарению) ТМЦ за счет прибыли предприятия

Таким образом, предприятием недоначислен НДС с суммы подарков и занижены

показатели, отраженные по стр.010,020 в форме № 2.

Кроме того, предприятию следует учесть, что необходимо составлять акты

на вручение подарков работникам, утвержденные комиссией.

В ряде случаев нет документов, подтверждающих оплату (чеков ККМ,

квитанций к ПКО и др.):

. к авансовому отчету Кринина А.В. от 18.05.01 приложен только товарный чек

магазина «Кенга» на телевизор «Sony» на сумму 9735 руб.

. в январе согласно авансовому отчету Лимаренко Н.Д. за январь и акту

оприходования материалов от частного лица Юрьева А.С. куплены дрова и

комнатные двери на сумму 4500 руб. (Дт 10 Кт 71). Документа,

подтверждающего выплату денег Юрьеву, нет.

. Согласно а/о Никонова И.П. от 29.07.01 приобретены «комплектующие» на

сумму 1058 руб. (Дт 10 Кт 71). Приведен список «комплектующих», но

документ об оплате отсутствует.

Суммы, не подтвержденные документально, не могут приниматься к учету.

Они должны быть взысканы с подотчетных лиц либо оплачены за счет прибыли

предприятия с включением этих сумм в совокупный доход подотчетных лиц.

В нарушение п. 11 Порядка ведения кассовых операций в РФ на предприятии

допускается передача подотчетных сумм одним подотчетным лицом другому.

Например:

V к авансовому отчету Сметанина А.М. № 6 от 10.03.01 приложена квитанция к

приходному кассовому ордеру за въезд на АЦБК – 50руб. – плательщиком в

квитанции указано другое лицо;

V к авансовому отчету Шестерикова Б.Н. № 9 от 03.04.01 приложена квитанция

к приходному кассовому ордеру за автостоянку на сумму 40 руб. –

плательщик Шинкарук В.Е.;

V к авансовому отчету Кургановой Г.А. № 13 от 28.08.01 приложена квитанция

к приходному кассовому ордеру за справочник на сумму 90 руб. – плательщик

Бадыгин Л.В.

Авансовый отчет Кургановой Г.А. б/н от 14.04.01 на сумму 1025 рублей

не нашел отражения в журнале-ордере и главной книге. Предлагаем предприятию

провести инвентаризацию расчетов с подотчетными лицами.

Предприятием ошибочно отнесены на себестоимость (таблица 3.2):

. расходы по приобретению проездных билетов согласно приказу генерального

директора от 24.01.01 № 11а работникам ООО “ПРЕДПРИЯТИЕ” для служебных

поездок;

. расходы по оплате проезда в городском транспорте (согласно маршрутным

листам) и в пригородном (г. Подольск московской области).

Таблица 3.2

|Ф.И.О. |Назначение |I |II |III |IV |Итого |

|подотчетного |расходов |Квартал|квартал |Квартал |квартал| |

|лица | | | | | | |

|Буримова А.А. |проездные |6 270 |4 560 |6 840 |7 380 |25 050 |

|Шестериков Б.Н.|проездные |- |2 280 |- |- |2 280 |

|Абатурова О.Н. |маршр. лист |41 |787 |264 |696 |1 788 |

|Болотова А.Н. |маршр. лист |150 |- |- |- |150 |

|Панасенко Т.И. |маршр. лист |96 |56 |160 |118 |430 |

|Мыпкина Л.Я. |маршр. лист |11 |92 |- |104 |207 |

|Лихачева А.В. |маршр. лист |137 |134 |64 |104 |439 |

|Гурьева В.Н. |маршр. лист |50 |66 |- |- |116 |

|Старкова Л.В. |маршр. лист |49 |- |- |- |49 |

|Всего | |6 804 |7 975 |7 328 |8 402 |30 509 |

Таким образом, предприятием завышена себестоимость на 30 509 рублей.

Эти суммы следовало включить в совокупный доход работника для удержания

подоходного налога и в облагаемую базу для начисления взносов в социальные

внебюджетные фонды. Для оплаты проезда в городском транспорте рекомендуем

Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6