Планирование организационных систем

мероприятий . Задача заключается в том , чтобы найти этот комплекс ,

указать конкретных исполнителей и сроки выполнения мероприятий . Для этого

" дерево " как бы " накладывается " на реальную среду , в результате чего

находится необходимая информация и составляется конкретная программа работ

.

Для решения сложных проблем иногда используются методы аналитического

и имитационного моделирования .

5. После исследования проблемы наибольшую трудность вызывает обычно

выбор исполнителей ( или организаций-исполнителей ) , деятельность которых

в рамках будущих ОС способна удовлетворить общественную потребность ( или

решить проблему ) полностью или частично . Сложность задачи заключается не

столько в том , чтобы найти таких исполнителей ( или организаций-

исполнителей ) , которые способны решить проблему , сколько в том , чтобы

их можно было организовать в систему . При этом должна учитываться

возможность перехода исполнителей из одной ОС в другую ( из старой в новую

) . Последнее обстоятельство требует учёта ущерба , который может быть

нанесён обществу вследствие ухода исполнителя из " старой " ОС и

соизмерение этого ущерба с ожидаемой полезностью вследствие перехода его в

новую ОС . Конечно , необходимость соизмерять ожидаемую полезность с

ущербом возникает далеко не всегда , однако когда в качестве исполнителей

рассматриваются крупные ОС , то она становится очевидной .

Оптимальный выбор исполнителей , т. е. состава ОУ , - задача

достаточно сложная . С ростом числа потенциально возможных исполнителей ( n

) количество их сочетаний растёт , как 2n , поэтому объективно оценить все

альтернативные варианты состава ОУ и выбрать из них один оптимальный в

качестве основы для будущей ОС , как правило , не представляется возможным

. В связи с этим данная задача решается обычно экспертным путём . При этом

часто допускаются ошибки , снижающие эффективность создаваемой ОС .

Некоторые из этих ошибок исправляет практика , другие же сопровождают

всю " жизнь " созданной ОС .

Выбор состава ОУ - длительный процесс , условно разбиваемый на два

этапа . На первом этапе определяются потенциально возможные исполнители ,

т. е. те , кто своей деятельностью способен ( судя по имеющейся информации

) оказать заметное влияние на решение проблемы . На втором этапе из всех

кандидатур на включение в состав отбираются те , которые удовлетворяют

определённым требованиям . Для первого и второго этапов нужна информация ,

которую получают как на основе исследования самой проблемы , так и путём

изучения конкретных условий её решения . Одним из наиболее распространённых

способов определения состава потенциально возможных исполнителей (

кандидатов на включение в состав ОУ ) является построение " дерева целей "

, нижний уровень которого ( уровень мероприятий ) определяет конкретные

мероприятия и позволяет установить предполагаемый состав исполнителей .

Множество потенциально возможных исполнителей обычно называют проблемным

объектом . Понятие " проблемный объект " используется и другими авторами[7]

, правда , в несколько ином смысле .

6. Планирование СУ производится после того , как выбраны границы (

состав ) ОУ . Этот вывод является очень важным для понимания всей

технологии построения ОС .

В многоэтапном формировании ОС можно выделить три стадии :

1. На этой стадии , в связи с некоторой проблемой происходит

умозрительное выделение ( одним или несколькими исследованиями ) ОУ из

среды . При этом объект пока не получил широкого научного признания ( и

названия ) и не имеет собственного СУ . Например , в связи с необходимостью

решения проблемы укрепления здоровья населения некоторые исследователи

выделяют объект , включающий ряд отраслей ( здравоохранение , медицинская

промышленность , физкультура и спорт , туризм и т. д. ) , состав которого ,

однако , требует уточнения . Этот объект пока не получил научного названия

и не имеет собственного СУ .

2. На второй стадии объект получает научное признание , однако

собственного СУ всё ещё не имеет . Например , топливно-производственный

комплекс .

3. На третьей стадии объект получает юридическое признание и

собственный СУ .

Таким образом , важно иметь ввиду , что ОУ длительное время может не

иметь своего СУ . Вместе с тем формирование ОУ можно рассматривать как

подготовительный этап создания СУ и ОС в целом .

Построение СУ осуществляется на основе анализа особенностей ОУ (

количества исполнителей , их профессионального состава , сложности

выполняемых работ ) и информации , полученной при исследовании проблемы и

условий её решения .

Зависимость характеристик СУ от особенностей ОУ определяет

необходимость предварительного изучения производственной деятельности ОУ

для разработки соответствующего СУ . Этот тезис получил своё подтверждение

и дальнейшее развитие в работах наших учёных ( С. Е. Каменицера , В. В.

Соломатина , А. А. Модина и др. ) . Так , по мнению А. А. Модина , "

создание и развитие современных систем управления определяется требованиями

научного управления , свойствами управляемых объектов , а так же условиями

использования технических средств "[8] .

Подобным образом высказываются и другие авторы . " Характеристики

управляющей системы полностью определяются целями управления и степенью

соответствия этим целям характеристик объекта , т. е. всей совокупности

представляющих его параметров ( структура объекта , состав и взаимосвязи

входящих в него элементов , параметры отдельных элементов и т. д. ) .

Следовательно , ведущая роль в формировании параметров замкнутой системы ,

включающей объект управления , управляющую систему и обратную связь ,

принадлежит объекту управления . Поэтому при разработке организационной

структуры органов управления первичным является объект как элемент базиса ,

а вторичным - управляющая система как фактор надстройки "[9] .

На изучении и использовании зависимости между характеристиками СУ и

ОУ основан метод параметрического моделирования , имеющий широкое

применение при планировании организационных структур управления . Указанные

выше наблюдения и объективные закономерности создания ОС позволяют

сформулировать следующие положения , составляющие основу проблемного

подхода к планированию и последующему построению ОС .

1. В основе разработки любой ОС должно лежать изучение конкретной

общественной потребности ( проблемы ) .

2. Планирование и последующее построение ОС должно осуществляться в

последовательности " проблема - ОУ - СУ " , что означает последовательное

выполнение этапов : исследование проблемы , выбор границ ( состава ) ОУ ,

построение ( синтез ) СУ .

3. Выбор границ ( состава ) ОУ целесообразно осуществлять в две

стадии . На первой - определить состав проблемного объекта , т. е.

множество потенциальных исполнителей , кто своей деятельностью способен

оказать влияние на решение проблемы . На второй - выбрать из них тех , кто

удовлетворяет определённым требованиям и ресурсным ограничениям на создание

ОС . При этом исполнителями могут быть организации ( их подразделения ) ,

предприятия , объединения , отрасли и другие ОС .

4. Решение вопроса о целесообразности создания ОС должно приниматься

на основе исследования проблемы , проблемного объекта , а также оценки

ожидаемой эффективности системы .

5. Синтез СУ должен осуществляться исходя из особенностей ОУ .

6. Планирование ОС следует выполнять с учётом этапов , принятых для

разработки сложных систем управления .

ОРГАНИЗАЦИЯ ПЛАНИРОВАНИЯ ОС

Разработка ОС - сложный многоплановый процесс , требующий участия различных

специалистов :

- специалистов по решаемой проблеме - для постановки и исследования

проблемы , а так же выбора границ проблемного объекта и объекта управления

;

- системотехников - для проектирования и внедрения системы ;

- экономистов - для оценки экономической эффективности проектируемой

системы и выбора наилучшего варианта её построения ;

- программистов и электронщиков - для оснащения ОС необходимыми

программными и техническими средствами ;

- специалистов по базам данных и базам знаний - для создания

информационной основы системы ;

- юристов - для разработки документов , определяющих юридический

статус системы и регламентирующих порядок работы её подразделений .

Формирование комплексных бригад , включающих указанных специалистов ,

требует значительных организационных усилий и затрат . Однако положительный

опыт создания в 60 - 70-х годах подобных бригад для разработки АСУ говорит

о том , что эта задача выполнима . Подобные бригады или группы могут

создаваться на хозрасчётной основе при научно-исследовательских и проектных

организациях , занимающихся созданием АСУ , а также при центрах

экономического ( или управленческого ) консультирования . В дальнейшем они

, по-видимому , смогут объединяться в организации , специализирующиеся на

создании проблемно-ориентированных ОС .

Пока ещё ни у нас в стране , ни за рубежом практически нет

организаций или коллективов , специализирующихся на их создании .

Популярные в последнее время центры управленческого консультирования этим

пока тоже не занимаются . Учитывая почти полное отсутствие отечественного и

зарубежного опыта организации проектирования ОС , можно привести ряд общих

положений , которые могут быть полезны для практических целей .

В разработке системы должны участвовать :

- организация-заказчик ( т. е. организация , ответственная за решение

проблемы и обладающая соответствующими полномочиями и ресурсами ) ;

- организация-разработчик ( научно-исследовательский или проектный

институт по созданию ОС ) ;

- НИИ ( или их подразделения ) , специализирующиеся на данной

проблеме , называемые проблемными НИИ ;

- организации ( подразделения ) , входящие в состав ОУ .

Аналогично АСУП процесс создания ОС должен осуществляться в три

стадии с включением в первую стадию дополнительного этапа НИР , связанного

с постановкой и исследованием проблемы , выбором границ и обследованием ОУ

, а также синтезом СУ . Таким образом , весь процесс создания ОС включает

следующие три стадии :

1. Предпроектная стадия . Включает этапы : подготовительный ,

проведения НИР , разработки технико-экономического обоснования ( ТЭО ) и

технического задания ( ТЗ ) на создание ОС .

2. Стадия проектирования ( планирования ) . Включает этапы :

разработки технического ( ТП ) и рабочего ( РП ) проектов или технорабочего

( ТРП ) проекта .

3. Стадия ввода в эксплуатацию ОС . Включает : выполнение монтажно-

наладочных работ , опытную эксплуатацию и приёмосдаточные испытания системы

.

На подготовительном этапе уточняется постановка проблемы ,

определяются заказчик , разработчик и проблемные НИИ , заключается договор

на проведение НИР , формируется экспертный совет , составляется и

утверждается план-график совместных работ .

На этапе НИР проводится исследование проблемы , определяются границы

проблемного объекта , составляется ЦКП по решению проблемы , делается вывод

о целесообразности или нецелесообразности разработки проекта ОС .

Реализация плана мероприятий должна окупать затраты , связанные с

проведением НИР . При положительном решении вопроса о целесообразности

создания ОС заключается договор на разработку и внедрение системы .

На этапе ТЭО формируются альтернативные варианты построения ОС ,

оценивается их эффективность и выбирается наиболее приемлемый вариант . ТЭО

должно подтверждать необходимость и целесообразность создания ОС . В ТЭО

обосновывается основная идея проектных решений по всем видам обеспечения ОС

, выявляются и оцениваются факторы и источники эффективности , производится

оценка затрат и эффекта , ожидаемого от внедрения системы .

На этапе ТЗ разрабатываются варианты структуры ОС , определяется её

функциональный состав , устанавливаются основные требования к

информационному , программному , техническому , правовому и

лингвистическому обеспечению системы , разрабатываются план-график создания

системы и перечень организационно-технических мероприятий по подготовке ОУ

к внедрению системы . Этап заканчивается составлением и утверждением ТЗ ,

которое должно содержать :

- основание для создания ОС ;

- постановку и описание решаемой проблемы ;

- результаты проведения НИР ;

- назначение и цель создания ОС ;

- требования к ОС и средствам её обеспечения ;

- мероприятия по подготовке ОУ к внедрению ОС ;

- показатели эффективности функционирования системы (источники

ожидаемой эффективности , методика расчёта эффективности , результаты

расчёта) ;

- стадии создания ОС (перечень стадий , этапов и видов работ , график

их выполнения ) ;

- порядок контроля и приёмки ОС (элементов и системы в целом) .

На этапе ТП принимаются проектные решения по общесистемным вопросам ,

в т. ч. по структуре ОС , составу реализуемых задач процессу

функционирования системы ; производится разработка решений по

организационному , техническому и другим видам обеспечения ; производится

увязка различных видов обеспечения между собой ; осуществляется разработка

проектно-сметной строительной документации . Этап завершается составлением

и утверждением ТП , включающего три основных компонента : общесистемную

документацию , проектные решения обеспечивающей части и проектные решения

функциональной части .

Общесистемная документация должна содержать :

- пояснительную записку к проекту (перечень документов , на основании

которых разрабатывается система , их содержание , исполнители и сроки

выполнения работ , постановка проблемы , характеристика ОУ и основных

проектных решений) ;

- план мероприятий по подготовке ОУ к внедрению системы (уточнённый

перечень работ по этапам создания , их содержание , объём , сроки

выполнения , исполнители и форма завершения) ;

- смету затрат на создание и эксплуатацию системы ;

- расчёт эффективности (исходные данные , расчёт и результаты

расчёта) .

В состав проектных решений по обеспечивающей части должны входить

решения по каждому из видов обеспечения : организационному ,

информационному , техническому , программному , математическому ,

лингвистическому , правовому . Так , например , проектные решения по

организационному обеспечению должны содержать решения по функциям персонала

ОС и по организационной структуре системы . Проектные решения по

информационному обеспечению должны содержать : описание организации

информационной базы , описание системы классификации и кодирования ,

описание условий и требований по обеспечению обмена информацией в системе ,

макеты форм документов и др. Проектные решения по техническому обеспечению

должны содержать : описание КТС , проектную оценку надёжности КТС ,

технологическую схему обработки данных и т. д.

На этапе РП разрабатываются программы и эксплуатационная документация

проекта по информационному , организационному и др. видам обеспечения ;

проводится адаптация программ и программной документации ; разрабатывается

документация для технических средств разового изготовления . Этап

завершается подготовкой РП , включающего :

- технологическую схему обработки информации ;

- формы документов и описание маршрутов их движения ;

- инструкции по внесению изменений в информационную базу ;

- перечень стандартных программ , альбомы классификаторов и кодов ;

- инструкции по эксплуатации КТС для решения предусмотренных проектом

задач ;

- рабочие программы , блок схемы алгоритмов ;

- описания контрольных примеров ;

- описание входной информации и результатов работы ЭВМ и других

технических средств ;

- технологические инструкции по обработке данных ;

- уточнённый расчёт экономической эффективности системы .

Особой частью РП должны явиться организационная структура , штатное

расписание и должностные инструкции , определяющие права , обязанности

сотрудников аппарата управления и обслуживающего персонала системы .

Создание ОС требует , как правило :

- формирования новых организационно-функциональных структур ;

- введения новых документов и документопотоков ;

- формирования новой информационной базы ;

- разработки нового программного обеспечения ;

- установки и обслуживания дополнительных технических средств .

Ввод в эксплуатацию ОС заключается в выполнении монтажно-наладочных

работ , комплексной отладке всех звеньев системы , проверка её

работоспособности в реальных условиях и заканчивается сдачей системы

межведомственной комиссии .

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В заключении можно отметить , что многие существующие ОС обладают

большой избыточностью , "омертвляя" значительную часть закреплённых за ними

народохозяйственных ресурсов (трудовых , материальных , финансовых) ,

которые могли быть использованы для решения актуальных задач социально-

экономического развития страны.

Сейчас или в ближайшем будущем необходимо пересмотреть действующий

механизм формирования ОС , чтобы исключить или по крайней мере ограничить

практику создания неэффективных систем . В самом деле , дальнейшее

игнорирование ОС как самостоятельного класса систем , требующего

специального изучения , при наблюдаемом росте их количества неизбежно

приведёт к дальнейшему снижению эффективности использования ресурсов . До

тех пор , пока общество не научится создавать высокоэффективные ОС , ему не

удастся увеличить отдачу от используемых ресурсов . Именно поэтому вопросы

разработки научного фундамента планирования , проектирования и построения

ОС требуют первостепенного внимания и незамедлительного решения .

-----------------------

[1] Глушков В. М. Введение в АСУ . Киев : Техника , 1974

[2] Общеотраслевые руководящие методические материалы по созданию АСУП .

М.: Статистика , 1977

[3] Мамиконов А. Г. Методы разработки АСУ . М.: Энергия , 1973

[4] Кабаков В. С. Организация управления и эффективность производства .

Ленинград : ЛИЭИ , 1985 .

[5] Каменицер С. Е. , Соломатин В. В. Автоматизированная система управления

машиностроительным предприятием . М. : Машиностроение , 1971 .

[6] Мильнер Б. З. , Евенко Л. И. , Раппопорт В. С. Системный подход к

организации управления . М. : Экономика , 1983 .

[7] Лейбкинд А. Р. , Руднева Е. В. , Рудник Б. Л. Проблемы методологии и

разработка комплексных программ . М. : Наука , 1983 .

[8] Модин А. А. Основы разработки и развития АСУ . М. : Наука , 1984 .

[9] Лагоша Б. А. , Маркович В. Г. , Дегтярёва Т. Д. Методы и модели

совершенствования организационных структур . М. : Наука , 1988 .

Страницы: 1, 2