Лабораторная работа: Табличный процессор Excel. Формат ячеек

Как только откроется диалоговое окно Формат ячеек, надо перейти на вкладку Число (Number), а затем в списке Числовые форматы (Categories) выбрать нужный формат. Некоторые наборы форматов - например, Дата, Время, Дробный (Fraction) и Дополнительный (Special) - дают возможность выбирать другие форматы в окне списка Тип (type). Денежный, есть свои окна, предоставляющие возможность более точного выбора формата. Если щелкнуть на каком-либо формате в этих окнах списков, то вверху, в области Образец (Preview), Excel продемонстрирует, какое действие окажет этот формат на первое значение текущего диапазона. И когда таким образом найдется нужный формат, просто надо щелкнуть на кнопке ОК или нажать клавишу <Enter>, чтобы применить его к выделенному диапазону.

3.7 Специальные числовые форматы

Excel поддерживает набор числовых форматов под названием Дополнительный. В этом наборе содержится следующие четыре числовых формата, которые могут полезны:

Почтовый индекс (Zip Code). Сохраняет любое количество нулей, стоящих перед числом, что имеет значение для почтовых индексов (но не для арифметических операций), например 00123.

Индекс+4 (Zip Code+4). Автоматически последние четыре цифры от первых пяти и сохраняет любое число стоящих впереди нулей, например 00123-5555.

Номер телефона (Phone Number). Автоматически заключает первые три цифры в круглые скобки и отделяет дефисом последние четыре цифры от трех предыдущих, например (999) 555-1111.

Табличный номер (Social Security Number). Автоматически расставляет дефисы в числе, чтобы разделить его на группы из трех, двух и четырех цифр, например 666-00-9999.

Эти числовые форматы очень удобны при создании баз данных в Excel, в которых часто встречаются почтовые индексы, телефонные номера, а иногда даже номера социального обеспечения.

3.8 Изменение ширины столбцов

Если Excel 2002 автоматически не отрегулирует ширину столбцов, существуют, и другие возможности расширить или сузить столбцы. Проще всего это сделать методом "оптимальной подгонки" с помощью средства Автоподбор (AutoFit). Суть этого метода заключается в том, что Excel автоматически расширяет или сужает так, чтобы полностью отобразить самый длинный элемент в этом столбце.

Чтобы осуществить оптимальную подгонку, нужно выполнить следующие действия:

1) Установить указатель мыши на рамку столбца (букву над столбцом) по его правой границе, которая затем передвинется.

2) Дважды щелкнуть кнопкой мыши.

Excel расширяет или сужает столбец так, чтобы самый длинный элемент в нем был отображен полностью.

Установить ширину столбцов можно также с помощью диалогового окна. Ширина столбца (Column Width); необходимо ввести количество символов, которое должно поместиться в столбце. Чтобы открыть это диалоговое окно, в контекстном меню столбца надо выбрать команду Ширина столбца (Column Width) либо команду Формат ª Столбец ª Ширина (Format ª Column ª Width).

Чтобы выполнить оптимальную подгонку столбца с помощью меню, надо выбрать команду Формат ª Столбец ª Автоподбор ширины (Format ª Column ª AutoFit Selection). Так же нужно обратить внимание, что с помощью этой команды можно выполнить оптимальную подгонку столбца не по самой длинной записи в столбце, а по записям выбранных ячеек. С помощью оптимальной подгонки можно расширить столбец так, чтобы в нем помещались только заголовки строк, но не как не полное название рабочей таблицы (которое выходит за пределы своего столбца далеко вправо). Чтобы это сделать, надо выделить те ячейки указанного столбца, которые содержат заголовки строк, а затем выполнить команду Формат ª Столбец ª Автоподбор ширины.

Чтобы с помощью меню вернуть выбранным столбцам стандартную ширину (принятую по умолчанию), нужно выбрать команду Формат ª Столбец ª Стандартная ширина (Format ª Column ª Standard Width). Откроется диалоговое окно Ширина столбца, в текстовом поле Ширина столбца в котором можно увидеть значение. Чтобы вернуть всем выбранным столбцам стандартную ширину, надо щелкнуть на кнопке ОК в этом диалоговом окне или просто нажать клавишу <Enter>.

3.9 Изменение высоты строк

Процедура регулировки высоты строки мало, чем отличается от регулировки ширины столбцов; разве что со строками возникает гораздо меньше проблем. Excel автоматически изменяет высоту строк, чтобы приспособиться к изменениям их содержимому (например: выбор более крупного шрифта). В большинстве случаев изменение высоты строк выполняется для того, чтобы увеличить расстояние между заголовком таблицы и ее содержимым или между строкой с заголовками столбцов и самой информацией, не добавляя, пустую строку.

Чтобы увеличить высоту строки, нужно перетащить ее нижнюю границу вниз по обрамлению окна до тех пор, пока она не станет достаточно высокой. Чтобы сузить строку, необходимо проделать обратную операцию, т.е. перетащить нижнюю границу строки вверх. Для выполнения оптимальной подгонки высоты строки надо дважды щелкнуть на нижней границе строки в обрамлении окна.

Как и при изменении ширины столбцов, высоту выбранных строк можно изменять с помощью диалогового окна Высота строки (Row Height). Для открытия этого окна надо выбирать команду Высота строки из контекстного меню строки (открывающегося при щелчке правой кнопки мыши, на, выбранной строки) либо команду Формат ª Строка ª Высота (Format ª Row ª Height). Чтобы задать новую высоту для выбранной строки (или строк), надо ввести соответствующее число (число пунктов) в текстовое поле Высоты строки и щелкнуть на кнопке ОК. Чтобы выполнить оптимальную подгонку конкретной строки, надо выбрать команду Формат ª Строка ª Автоподбор высоты (Format ª Rowª AutoFit).

3.10 Многообразие шрифта

Когда приступим к созданию новой рабочей таблицы, Excel назначает всем вводимым элементам ячеек единый шрифт одного размера. Этот шрифт варьируется в зависимости от используемого принтера; для лазерного принтера, например HP LaserJet или Apple Laser Writer, Excel использует шрифт Arial размером десять пунктов. Хотя он и хорош для обычных элементов, возможно, может понадобиться нечто более интересное для названия таблицы и заголовков столбцов.

С помощью инструментов панели форматирования можно выполнить большинство необходимых изменений шрифта, включая выбор нового шрифта и его нового размера.

Чтобы выбрать шрифт для выделенного диапазона ячеек, нужно щелкнуть на кнопке раскрывающегося списка, расположенной ряд с окном Шрифт (Font) на панели инструментов Форматирование, а затем из этого списка, надо выбрать нужный шрифт. Отмечено тем, что Excel 2002 отображает название шрифтов именно теми шрифтами, которые они обозначают (т.е. сразу показывает, как будут выглядеть данные после применения того или иного шрифта, по крайней мере, на экране).

Если надо изменить размер шрифта, нужно щелкнуть на кнопке раскрывающегося списка, расположенной рядом с окном Размер шрифта (Font Size) на панели инструментов Форматирование, а затем выбрать из этого списка нужный размер.

Также можно установить некоторые атрибуты шрифта: полужирный, курсив, подчеркнутый или зачеркнутый, (на панели инструментов форматирования есть соответствующие кнопки: Полужирный (Bold), Курсив (Italic) и Подчеркнутый (Underlined), которые служат не только для добавления, но и для удаления соответствующих атрибутов. Для включения одного из этих атрибутов необходимо щелкнуть на нем кнопкой мыши; пиктограмма приобретет более светлый оттенок серого цвета. При повторном щелчке на включенном атрибуте Excel возвращает пиктограмме первоначальный вид).

В большинстве случаев изменяют шрифты с помощью панели инструментов, но иногда удобнее воспользоваться вкладкой Шрифт (Font) из диалогового окна Формат ячеек (открыть окно можно с помощью комбинации клавиш <Ctrl+1>).

Вкладка Шрифт объединяет "под одной крышей" шрифты, стили шрифтов (такие, как полужирный и курсив), а также цвет шрифта. Изменить несколько атрибутов шрифта одновременно лучше всего с помощью параметров вкладки Шрифт. К тому же, эта вкладка имеет существенное преимущество - окно Образец (Preview), в котором можно увидеть, как будет выглядеть шрифт после внесения изменений.

3.11 Выравнивание элементов ячеек

Уже зная, что тип выравнивания элементов ячейки зависит от типа самих элементов: текстовые данные выравниваются по левому краю, а числа - по правому. Этот стандартный тип выравнивания можно изменить в любой момент.

Панель инструментов Форматирования содержит три инструмента выравнивания: По левому краю (Left), По центру (Center) и По правому краю (Right). С их помощью можно выровнять содержимое выбранных ячеек так, как удобнее и нужнее. Справа от кнопки По правому краю находится специальный инструмент выравнивания, который называется Объединить и поместить в центре (Merge and Center).

Кнопку Объединить и поместить в центре можно использовать для центрирования названия рабочей таблицы по всей ширины блока данных в считанные секунды (или еще быстрее, в зависимости от скорости работы компьютера).

Например: название таблицы введено в ячейку А1, поскольку это название длинное, оно вышло за пределы ячейки. Чтобы разместить его по центру относительно всего блока данных, надо выделить диапазон ячеек, а затем щелкнуть на кнопке Объединить и поместить в центре.

3.12 Отступы содержимого ячеек

В Excel 2002 можно увеличить отступ содержимого ячейки (от ее правого края) щелкая на кнопке Увеличить отступ (Increase Indent) (с изображением стрелки, "подталкивающей" строки текста в право); обычно она располагается на панели форматирования слева от кнопки Границы (Borders). При каждом щелчке на этой кнопке Excel сдвигает содержимое текущей ячейки (или выбранных ячеек) вправо на ширину одного символа стандартного шрифта. Также можно и уменьшить отступ, щелкая на кнопке Уменьшить отступ (Decrease Indent) панели инструментов форматирования; обычно она располагается слева от кнопки Увеличить отступ. Кроме того, увеличить или уменьшить отступ можно с помощью диалогового окна Формат ячеек (<Ctrl+1>). Для этого необходимо перейти на вкладку Выравнивание, а затем изменить значение поля Отступ (Indent).

3.13 Выравнивание ячеек

Выравнивание по левому и правому краям, а также по центру относится к размещению текстовых данных относительно левой и правой границ ячейки, т.е. по горизонтали. Кроме того, содержимое ячеек можно выравнивать относительно их верхних и нижних границ (т.е. по вертикали). Обычно все элементы выравниваются по нижним границам ячеек. Но можно также выполнить центрирование элемента по вертикали или выровнять его по верхнему краю ячейки.

Чтобы изменить выравнивание по вертикали в выбранных ячейках, надо открыть диалоговое окно Формат ячеек (нажав <Ctrl+1>), далее перейти на вкладку Выравнивание и в раскрывающемся списке По вертикали (Vertical) надо выбрать По верхнему краю (Top), По центру, По нижнему краю (Bottom) или По высоте (Justify).

3.14 Изменение ориентации

Кроме разбиения текста на отдельные строки, иногда полезно изменить и его ориентацию, надо выделить диапазон ячеек, а затем щелкнуть на самом верхнем делении (12: 00) диаграммы в области Ориентация (Orientation) на вкладке Выравнивание диалогового окна Формат ячеек (так, чтобы слово “Надпись” повернулось вверх, а ниже, в поле редактирования появилось значение 90о). Если же не охота возиться с делениями диаграммы в диалоговом окне, надо ввести значения углов в этом поле. Нужно обратить внимание, что по-прежнему должен быть установлен флажок Переносить по словам, чтобы текст одновременно поворачивался и разбивался на строки (это позволит избежать появления невероятно длинных и “тонких" столбцов

3.15 Наложение узоров

Некоторые области рабочей таблицы или один из диапазонов данных можно выделить также путем изменения цвета и/или узора ячеек. Если есть только черно-белый принтер, то при выборе цветов лучше ограничиться светло-серым. Что же касается применения узора к блоку ячеек, то, какие бы типы элементов в них ни содержались, нужно пользоваться только очень светлыми узорами с небольшим количеством точек (иначе при распечатке невозможно прочесть).

Чтобы выбрать новый цвет и/или узор для области рабочей таблицы, надо выделить соответствующие ячейки, а затем открыть диалоговое окно Формат ячеек <Ctrl+1> и перейти на вкладку Вид. Чтобы изменить цвет фона выделенных ячеек, надо щелкнуть на нужном цвете палитры Цвет (Color). Чтобы изменить узор фона ячеек, необходимо щелкнуть на раскрывающемся списке Узор (Pattern).

Заключение

Excel - великий организатор любого типа данных, будь они числовыми, текстовыми или какими-нибудь еще. Поскольку в этой программе есть много встроенных вычислительных возможностей, большинство людей обращаются к Excel, когда им нужно создать таблицы для финансовых расчетов. Обычно эти таблицы заполняются формулами для вычисления общего объема продаж, чистого дохода и убытков, процентов прибыли и т.п.

Такой же популярностью пользуются те возможности Excel, которые служат для построения диаграмм и графиков. На основание чисел, введенных в рабочие таблицы для финансовых расчетов, можно построить любые виды диаграмм. Excel позволяет легко и просто превратить скучные черно-белые строки и столбцы чисел в яркие и красные графики и диаграммы. Excel - великий хранитель списков и не менее великий создатель таблиц. Поэтому Excel как нельзя лучше подходит для отслеживания информации о продаваемых товарах, об обслуживаемых клиентах, о служащих, которые контролируются и т.д.

1. Что такое Excel и для чего, он нужен?

2. Что такое книга?

3. Как переименовать книгу?

4. Что такое лист?

5. Что находится на листе?

6. Как переименовать ярлычок?

7. Что такое ячейка и ее работа с ней?

8. Что такое диапазон ячеек?

9. Какие есть способы выделения диапазона?

Список литературы

1. Грег Харвей. Excel 2002 пер. с англ. - М.: Издательский дом “Вильямс”, 2004. - 304с.: ил. - Парал. Тит. англ.

2. Александр Левин “Самоучитель работы на компьютере Microsoft 2000”. Изд. "НОЛИДЖ" 2001. - 668с.

Приложение

Задание 1.

1) Создать таблицу товаров.

2) Дать ей заголовок.

3) Рассчитать стоимость товаров.

4) Отформатировать текст:

а) Дать цвет тексту Изумрудный.

б) Выделить Полужирным курсивом.

в) Все взять в рамку.

5) Дать формат Денежный

6) Создать диаграмму Разрезанная кольцевая.

7) Отформатировать заголовок:

а) Заголовок сделать Курсивом.

б) размер дать 16, выравнивание по центру.

в) Цвет текста Вишневый.

8) Отформатировать Легенду:

а) Цвет легенды Красный.

9) Дать ей рамку.

10) Сохранить.

№	наименование	Кол-во	цена	стоимость
1	Молоко	1	17	?
2	Хлеб	3	9	?
3	Колбаса	1	100	?
4	Яйца	30	15	?
5	Мясо	4	13	?

Задание 2.

1) Создание таблицы под названием Кондитерские изделия "Ураган".

Наименование товара	Кол-во	Цена за 1 штуку	стоимость
Малиновый пирог	2	60	?
Шоколадный торт	3	100	?
Ванильный кекс	20	5	?
Яблочная шарлотка	25	7	?
Среднее значение
Итого

3) Цвет текста Синий и все взять в рамку.

4) Формат таблицы Финансовый.

5) Создать диаграмму Нормированная гистограмма со столбцами.

6) Цвет текста Легенды дайте Лиловый.

7) Тип линии Курсивная, а цвет линии Бирюзовый.

8) Размещение Легенды дайте Внизу, посередине.

9) Заголовок таблицы сделать Курсивом и цвет текста Коралловый.

10) Сохраните под названием Ураган.