рефераты бесплатно
 

МЕНЮ


Основы делопроизводства

Основы делопроизводства

Содержание

Введение 3

Структура и назначение номенклатурных дел 13

Требования к формированию дел 14

Правила хранения дел 22

Экспертиза ценности документов 25

Оформление дел 27

Составление описей дел 28

Порядок передачи дел в архив 30

Архивное хранение документов в электронной форме 31

Приложения 33

Введение

Приступая к изучению курса, прежде всего следует ознакомиться с

основными профессиональными терминами и определениями, постоянно

встречающимися в работе с документами.

Делопроизводство — отрасль деятельности, обеспечивающая

документирование и организацию работы с официальными документами.

Первоначально термин появился в устной речи (предположительно в XVII

в.) и означал процесс решения (производства) дела: «дело производить» -

решать вопрос. В ходе решения возникала необходимость закрепления

результата, например, достигнутой договоренности. Для этого издревле и

создавали документы, так как устное слово кратковременно, может быть

забыто, искажено при передаче или не так понято. Уже в XVI в. употребляется

слово дело как собрание документов, относящихся к какому-либо делу,

вопросу. Впервые в этом понятии слово «дело» зафиксировано в документах в

1584 г.

Современное делопроизводство включает:

• обеспечение своевременного и правильного создания документов

(документирование);

• организацию работы с документами (получение, передача, обработка,

учет, регистрация, контроль, хранение, систематизация, подготовка

документов для сдачи в архив, уничтожение).

Параллельно с термином «делопроизводство» в последние десятилетия

используется термин документационное обеспечение управления (ДОУ). Его

появление связано с внедрением в управление компьютерных систем и их

организационным, программным и информационным обеспечением для приближения

к терминологии, употребляемой в компьютерных программах и литературе. В

настоящее время термины «делопроизводство» и «документационное обеспечение

управления» являются синонимами и применяются для обозначения одной и той

же деятельности. И тот, и другой термин можно встретить, например, в

названиях документов, регламентирующих организацию документационных

процессов: «Государственная система документационного обеспечения

управления» и «Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и

ведомствах Российской Федерации».

Документирование — это процесс создания и оформления документа.

Государственный стандарт определяет документирование как «запись информации

на различных носителях по установленным правилам».

Необходимость фиксировать информацию появилась у людей в глубокой

древности. До нашего времени дошли «документы» различных эпох, созданные на

глиняных табличках, бересте, каменных стелах и т.д. Способы нанесения

информации также были разными: рисунок, графика, письмо. В настоящее время

в управленческой практике используют главным образом документы, созданные

каким-либо способом письма - рукописным, машинописным, типографским,

компьютерным, а также с использованием графики, рисунка, фотографии, звуко-

и видеозаписи и на специальном материале (бумаге, кино- и фотопленке,

магнитной ленте, диске и др.). Изучением развития способов документирования

и носителей информации занимается научная дисциплина — документоведение.

Организация работы с документами — это обеспечение движения документов

в аппарате управления, их использования в справочных целях и хранения.

Термин определяется государственным стандартом как «организация

документооборота, хранения и использования документов в текущей

деятельности учреждения».

Документооборотом стандарт называет движение документов в организации с

момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.

В технологию работы с документами входит:

• прием и первичная обработка документов;

• их предварительное рассмотрение и распределение;

• регистрация документов;

• контроль исполнения документов;

• информационно-справочная работа;

• исполнение документов;

• их отправка;

• систематизация (формирование дел) и текущее хранение документов.

Раскроем некоторые из перечисленных понятий. Так, регистрация означает

запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт

его создания, отправления или получения, контроль исполнения документов —

совокупность действий, обеспечивающих их своевременное исполнение,

формирование дела — группирование исполненных документов в дело в

соответствии с номенклатурой дел (систематизированным перечнем наименований

дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленным в

установленном порядке) и систематизация документов внутри дела.

Любое управленческое решение всегда базируется на информации по

рассматриваемому вопросу или управляемому объекту. Информация тождественна

понятиям: «данные», «сведения», «показатели». Законодательно закреплен

следующий термин:

«Информация — сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и

процессах независимо от формы их представления».

В каждой области человеческой деятельности информация имеет свою

специфику и поэтому она соответственно подразделяется на медицинскую,

научную, техническую, технологическую и др. В федеральных органах власти и

управления, в учреждениях, организациях и на предприятиях (независимо от

направления деятельности и формы собственности) обязательно возникает

управленческая информация, которая используется для целей управления каким-

либо объектом или структурами. К управленческой информации предъявляется

ряд требований: полнота, оперативность, достоверность, точность,

адресность, доступность для восприятия человеком.

Документы используются в различных областях деятельности, отраслях

знаний, сферах жизни и являются объектом исследования многих научных

дисциплин. Поэтому содержание понятия «документ» многозначно и зависит от

того, в какой отрасли и для каких целей он используется. Так, для юристов

документ является прежде всего способом доказательства или свидетельства

чего-либо, для историка - историческим источником, кибернетика-

документалиста — носителем информации, а I специалисты в области управления

считают его средством фиксации и передачи управленческих решений.

В Федеральном законе «Об информации, информатизации и защите

информации» закреплено следующее определение понятия «документ»:

Документ — это зафиксированная на материальном носителе информация с

реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Это же определение дано и в

государственном стандарте на термины и определения «Делопроизводство и

архивное дело». Для более полной характеристики понятия «документ» следует

раскрыть и понятие «реквизит».

Каждый документ состоит из ряда составляющих его элементов, которые

называются реквизитами (наименование, автор, адресат, текст, дата, подпись

и т.д.). ГОСТ закрепляет следующее определение:

Реквизит документа — обязательный элемент оформления официального

документа?

Различные документы состоят из разного набора реквизитов. Число

реквизитов определяется целями создания документа, его I назначением,

требованиями к содержанию и форме данного документа. Для многих документов

число реквизитов строго ограничено. Для ряда документов число и состав

реквизитов установлены законодательными и нормативными актами. Но в любом

случае, как следует из определения, информация, зафиксированная на

материальном носителе, должна быть обязательно оформлена путем проставления

необходимых реквизитов. Только тогда она становится документом.

В документоведении документ рассматривается как результат закрепления

(отображения) фактов, событий, явлений объективной действительности и

мыслительной деятельности человека любым удобным способом на специальном

материале.

Документы, зафиксировав (отобразив) информацию, тем самым обеспечивают

ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное

использование, повторное и неоднократное возвращение к ней во времени. Они

затрагивают различные сферы деятельности человека и разделяются на

текстовые и графические, традиционные (рукописные, машинописные) и на

машинных носителях, научные, технические, личные и официальные и др.

Официальные документы — это документы, созданные юридическими или

физическими лицами, оформленные и удостоверенные в установленном порядке.

Среди них особую категорию составляют служебные (управленческие) документы,

которые определяются государственным стандартом как официальные документы,

используемые в текущей деятельности организации.

Как носители информации документы выступают в качестве непременного

элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, любой

фирмы, обеспечивая взаимодействие их структурных частей и отдельных

сотрудников. Они являются основанием для принятия управленческих решений,

служат доказательством их исполнения и источником для обобщений и анализа,

а также материалом для справочно-поисковой работы. В управленческой

деятельности документ выступает и как предмет труда, и как результат труда.

Многие формы управленческой деятельности выражаются посредством

соответствующих документов: распорядительная деятельность — изданием

различных распорядительных документов; планирование — посредством

подготовки различных планов; учет — в виде составления и обработки

статистической, бухгалтерской, оперативно-технической документации;

контроль — путем сбора сведений в письменном виде и т.д. Поэтому документы

можно классифицировать в соответствии с их назначением как средства:

• регламентации деятельности (уставы, положения, регламенты, правила,

инструкции и др.);

• распорядительной деятельности (приказы, указания, постановления,

решения, распоряжения и др.);

• накопления и обобщения информации (отчеты, акты, доклады и

др.);

• передачи информации (письма, телеграммы, телефонограммы и др.).

Кроме того, важную роль в сфере управления играют документы, отражающие

деятельность различных коллегиальных органов (протоколы), которые могут

выступать и средством осуществления распорядительной деятельности, и

средством накопления и обобщения информации.

Документ возник прежде всего, чтобы зафиксировать информацию и придать

ей юридическую силу. Значение латинского слова «документ» (documentum) -

доказательство, свидетельство. В настоящее время бесспорность документа

также определяется понятием «юридическая сила документа».

Для управленческой деятельности юридическая сила документов чрезвычайно

важна, так как означает, что документы могут служить подлинным

доказательством заключенной в них информации. Юридическая сила официального

документа предполагает его обязательность для тех, кому он адресован, или

для круга участников управленческих действий (органов управления, их

структурных подразделений, общественных организаций, должностные лиц и

граждан), которые руководствуются документом и основывают на нем свою

деятельность или воздерживаются от нее.

Юридическая сила документа — это свойство официального документа,

сообщаемое ему действующим законодательством компетенцией издавшего его

органа и установленным порядком оформления1. Из этого определения следует,

что орган управления или должностные лица, выпускающие документ, обязаны:

• соблюдать при его подготовке действующие нормы законодательства;

• издавать документы только в пределах своей компетенции;

• соблюдать действующие в определенное время общегосударственные

правила составления и оформления документов.

К числу наиболее юридически значимых реквизитов относятся: наименование

организации, дата и регистрационным номер документа, подпись, печать, грифы

согласования и утверждения.

В управленческой практике принято различать документы по степени их

подлинности на черновые, беловые, подлинники, копии.

Черновой документ, изготовленный рукописным, машинописным способом или

распечатанный с компьютера, отражает работу автора над его содержанием. Он

может содержать только текст и не обладает юридической силой.

Беловой документ — это рукописный или машинописный документ, текст

которого переписан с чернового документа или написан без помарок и

исправлений.

Документ, в котором содержатся сведения, подтверждающие его

достоверность (об авторе, времени и месте создания) считается подлинным.

Подлинник официального документа — это первый (или единичный) экземпляр

документа, обладающий юридической силой.

Копия документа — это документ, полностью воспроизводящий информацию

подлинного документа и все его внешние признаки или часть их. Копия

документа может быть факсимильной или свободной. Факсимильная копия

полностью воспроизводит содержание документа и все его внешние признаки

(содержащиеся в подлиннике реквизиты, включая подпись и печать) или часть

их, особенности их расположения. Факсимильная копия изготавливается на

копировальной технике, с использованием фотографии, аппаратов факсимильной

связи, принтеров. Для документов, изготовленных на пишущих машинках,

факсимильной копией является второй и последующие экземпляры документов,

полученные через копировальную бумагу. Они, как правило, остаются в делах

учреждения. Устаревшее название таких копий — отпуск. Свободная копия

содержит все реквизиты документа, но не обязательно повторяет его форму.

Система документации — это совокупность документов, взаимосвязанных по

признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых

требований к их оформлению.

Типовые управленческие функции в каждом управленческом аппарате

реализуются на основе использования документов, относящихся к различным

системам документации. Соотношение документов из различных систем в

делопроизводстве разных учреждений и организаций неодинаково, так как

зависит от конкретной деятельности того или иного учреждения, его

масштабности, места в системе федерального управления и ряда других причин.

Но, независимо от этого, в любой организации используются документы,

отражающие организационную, распорядительную и исполнительскую

деятельность. Их совокупность составляет систему организационно-

распорядительной документации. Государственный стандарт определяет

организационно-распорядительные документы как письменные документы, в

которых фиксируются решения административных и организационных вопросов, а

также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования

деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их

подразделений и должностных лиц. Таким образом, система организационно-

распорядительной документации в силу своего повсеместного применения имеет

большое значение для документирования управленческой деятельности.

Помимо общих для всех учреждений и предприятий функциональных систем

документации выделяют также отраслевые системы, которые используются при

документировании соответствующих видов деятельности и отражают их

специфику. Это, например, системы документации по здравоохранению,

образованию (общему и специальному), нотариальные, судебные и др.

Организационно-распорядительная документация тесно связана как с

отраслевыми, так и с функциональными системами. С одной стороны, она

представляет для других систем правовую основу, а с другой — в ней находят

отражение вопросы руководства, контроля, планирования, учета, отчетности и

т.д.

Основным направлением совершенствования документации является

унификация и стандартизация.

Стандартизация — это процесс установления и применения стандартов, под

которыми понимается «образец, эталон, модель, принимаемые за исходные для

сопоставления с ними других подобных объектов». Стандарт как нормативно-

технический документ устанавливает комплекс норм, правил, требований к

объекту стандартизации и утверждается компетентным органом. Применение

стандартов способствует улучшению качества создаваемого изделия (в данном

случае документа). В России деятельность по стандартизации координируется

государственными органами стандартизации.

Стандартизация — сложный процесс. В ее состав входят такие элементы,

как типизация, унификация, агрегирование. С одной стороны, это методы

стандартизации, с другой — виды работ, которые могут осуществляться как

самостоятельные. Например, в широком смысле типизация — это разработка

типовых конструкций или технологических процессов на основе общих для ряда

изделий (процессов) технических характеристик. В документоведении этот

метод используется для создания типовых форм документов и типовых текстов,

т.е. образцов или эталонов, на основе которых создаются конкретные

документы.

Типовой текст — это текст-образец, на основе которого в последующем

создаются тексты аналогичного содержания.

Под унификацией понимается «приведение чего-либо к единой системе,

форме, единообразию». По официальному определению унификация — это выбор

оптимального числа разновидностей продукции, процессов и услуг, значений их

параметров и размеров. Исходя из этого следует, что, во-первых, в процессе

унификации должно проводиться рациональное сокращение элементов исходного

множества объектов (например, форм или видов документов, их показателей и

реквизитов). А во-вторых, унификация обязательно приводит к установлению

оптимального (на какое-то достаточно продолжительное время) единообразия в

любой области деятельности, в том числе и в документировании.

Управленческие документы, используемые в самых разных сферах и органах

управления, должны оформляться единообразно. Это позволяет включать

документы в единую для страны систему делопроизводства, способствует их

оперативной обработке и исполнению, сокращает затраты времени на работу с

документами не только делопроизводственного персонала, но и всех работников

управленческого аппарата — от руководителей до рядовых сотрудников.

Унифицированная система документации (УСД) — система документации,

созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию,

необходимую для управления в определенной сфере деятельности.

Непосредственные разработчики конкретных форм документов и систем

документации — министерства (ведомства), осуществляющие координацию той или

иной отрасли деятельности. Ими же утверждаются унифицированные формы

документов. Так, министерство финансов отвечает за бухгалтерские документы,

министерство здравоохранения РФ — за медицинские, Государственный комитет

РФ по статистике — за формы первичной учетной и статистической

документации, Росархив РФ — за систему организационно-распорядительной

документации.

Общегосударственные унифицированные формы документов разрабатываются с

Страницы: 1, 2, 3


ИНТЕРЕСНОЕ



© 2009 Все права защищены.