Организация и технология документационного обеспечения на конкретном предприятии

- наименование вида (видов) документа (распоряжение, протоколы,

переписка и т. п.), включенного в дело;

- определение участка работы или "опроса деятельности, уточняющие

сведения об авторах документа, корреспондентах, подлинности и документов и

т. п.

Если дело содержит переписку, следует указывать - с кем и по какому

вопросу она ведется, вид переписки (исходящая, входящая).

При формулировании заголовка употребляются термины "дело" и "документы",

если в дело включены документы различных видов.

4.5.5. Составление заголовков "Разная переписка", "Дело с отчетностью",

"Руководящие материалы", "Документы по общим вопросам" и т. п. не

допускается.

4.5.6. Образец номенклатуры дел, представляемой начальнику Общего

отдела:

номенклатура дел

(название отдела)

на 200__ год

|дела | |я | |я | |

| | | | | | |

Начальник отдела Подпись И.О.Фамилия

4.5.7. Номенклатура дел подразделений на следующий год представляется не

позднее 15 декабря текущего года. Ведение дел вне номенклатуры в

подразделениях ЗАО «Строительная Компания «Дружба» не допускается.

6. Формирование и оформление дел

4.6.1. Исполненные документы группируются в дела в строгом соответствии

с номенклатурой дел – ЗАО «Строительная Компания «Дружба».

4.6.2. В дело, как правило, подшиваются документы одного года, за

исключением личных и переходящих на следующий год дел. Если в дело включены

документы за разные годы, они разделяются между собой индикаторами-

разделителями с указанием года. На обложке дела также следует указать, за

какие годы подшиты документы.

4.6.3. В дело подшиваются только исполненные документы с отметкой об

исполнении и подписью исполнителя, что свидетельствует о завершении работы

над документом.

4.6.4. Включение в дело документов, не относящихся к нему, а также

черновиков и копий не допускается. Расположение документов внутри дел

производится в обратном хронологическом порядке (документы, поступившие

последними, в деле будут первыми).

4.6.5. Приказы по личному составу и кадровые группируются отдельно от

приказов по основной деятельности и формируются в службе персонала.

4.6.6. Формирование дел и их хранение организуется так, чтобы

обеспечивалась возможность их быстрого поиска и использования, а также

полная сохранность. В местах текущего хранения дел должна быть вывешена

выписка из сводной номенклатуры дел соответствующего отдела.

4.6.7. Обложка дела оформляется следующим образом:

- название организации – ЗАО «Строительная Компания «Дружба»;

- наименование подразделения;

- номер дела по номенклатуре, состоящий из индекса отдела и порядкового

номера дела;

- заголовок дела;

- год заведения или квартал года;

- том дела;

- срок хранения.

7. Экспертиза ценности документов

4.7.1. Под экспертизой ценности документов понимается определение

значения документов в целях отбора их для дальнейшего хранения или на

уничтожение.

4.7.2. Для организации и проведения работы по экспертизе создается

экспертная комиссия (ЭК) ЗАО «Строительная Компания «Дружба». В состав ЭК

включаются наиболее квалифицированные и опытные работники подразделений,

представитель юридической службы ЗАО «Строительная Компания «Дружба». ЭК

назначается приказом Генерального директора, им же определяется

количественный состав комиссии.

4.7.3. Если в процессе отбора документов на хранение обнаружится

недостача отдельных документов, должны быть приняты меры к их розыску.

4.7.4. Отбор документов на хранение и уничтожение должен проводиться

путем полистного просмотра ЭК дел, законченных делопроизводством три года

назад. Дела, отобранные в результате экспертизы на долговременное или

постоянное хранение, вносятся в опись и передаются в архив.

Форма описи:

|ЗАО «Строительная Компания «Дружба» | |УТВЕРЖДЕНО |

|ОПИСЬ №____ | |Протокол заседания ЭК |

|Долговременного хранения | |От______№__________ |

|За 200__г. | | |

| | | | | |

В опись № __________включены _______________________дел

(цифрами и прописью)

с №____________по №_____________.

Председатель ЭК Подпись И.О.Фамилия

Члены ЭК Подпись И.О.Фамилия

Подпись И.О.Фамилия

4.7.5. После утверждения описей дел долговременного хранения производится

отбор документов и дел на уничтожение. Отобранные дела включаются в акт.

Форма акта:

|ООО «ДИН» | |УТВЕРЖДАЮ |

|АКТ | |Генеральный директор |

|_______________№ ___ | |_____________И.О.Ф. |

|о выделении документов к | |«______»___________200 г. |

|уничтожению | | |

ЭК ЗАО «Строительная Компания «Дружба» отобрала к уничтожению следующие

дела и документы, утратившие практическое значение:

| |дел) | | | |

Итого: _______________дел за годы ___________.

Описи дел за ____________годы утверждены ЭК.

Председатель ЭК Подпись И.О.Фамилия

Члены ЭК

И.О.Фамилия Подпись

4.7.6. Акт на уничтожение подписывается председателем и членами ЭК и

утверждается Генеральным директором.

4.7.7. Дела, подготовленные для архивного хранения, должны иметь

заголовки, пронумерованные листы, прямой хронологический порядок

расположения документов в деле, заверительный лист с указанием количества

листов.

4.7.8. Уничтожение документов производится после сдачи-приема дел на

архивное хранение. Уничтожение документов, содержащих конфиденциальную

информацию, производиться измельчением документов в машине для уничтожения

бумаг и проводится в присутствии членов ЭК.

4.7.9. Работа ЭК проводится ежегодно в первой декаде января. Описи и

акты представляются на утверждение Генеральному директору не позднее 20

января. В случае невозможности кого-либо из членов ЭК участвовать в

проведении экспертизы ценности документов его функции выполняет сотрудник

того же подразделения, уполномоченный начальником подразделения.

8. Передача дел в архив

4.8.1. Законченные делопроизводством дела хранятся в отделах, в которых

они формировались. Ответственность за сохранность документов несет

ответственный за делопроизводство сотрудник от данного подразделения.

4.8.2. Дела могут храниться как в рабочих кабинетах, так и в специально

отведенных для их хранения помещениях, обеспечивающих надежную сохранность

документов и оборудованных сигнализацией от несанкционированного доступа.

Дела помещаются корешками наружу в закрывающихся шкафах или сейфах. Изъятие

и выдача каких-либо документов из дел производится с разрешения

руководителя, курирующего подразделение.

4.8.3. В течение делопроизводственного года на выданные по служебной

необходимости дела заполняется карточка-заместитель дела. В ней указывается

отдел, номер дела, дата выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения,

предусматриваются графы для расписок в получении исполнителем и приеме дела

на текущее хранение.

Форма карточки-заместителя дела:

Отдел______________

Дело № ____________

4.8.4. В случае утраты какого-либо дела или документа ответственный

исполнитель обязан незамедлительно известить об этом начальника

подразделения и принять меры к его поиску, восстановлению.

4.8.4. Полная проверка наличия дел и документов проводится в

подразделениях ежегодно по завершении делопроизводственного года.

Начальник Общего отдела подпись И.О.Ф.

| |Приложение 6 |

Список нерегистрируемой корреспонденции:

1. Графики

2. Документы по материально-техническому снабжению

3. Материалы справочного и информационного характера

4. Отчеты месячные, квартальные и полугодовые

5. Отчеты по формам, рекламные извещения, книги, плакаты, газеты

6. Письма, присланные для сведения (о проведении совещаний и т.д.)

7. Поздравительные письма и телеграммы, пригласительные билеты

8. Приказы подведомственных организаций

9. Проекты планов

10. Проекты смет расходов

11. Расчеты

12. Сообщения о различных заседаниях, совещаниях

13. Технологические карты

14. Технические условия

15. Учебные планы и программы

16. Чертежи

| | Приложение 7 |

| ООО «ДИН» |УТВЕРЖДАЮ |

|АКТ |Генеральный директор |

|«___»_________200 г. №___ |ООО «ДИН» |

|о выделении документов | |

|к уничтожению |_____________ И.О.Ф. |

| |«___»___________ 200_г. |

На основании

перечня__________________________________________________________

(название и выходные данные перечня

____________________________________________________________________________

документов с указанием сроков хранения)

отобраны к уничтожению как не имеющие практического значения и научно-

исторической ценности документы:

|п/п|групповой |или |дел |и №№ статей | |

| | | | | | |

Итого ______________________________дел за ___________________ годы.

(цифрами и прописью)

Описи дел за ______________годы утверждены Генеральным директором

Компании.

Председатель ЭК __________________И.О.Ф.

Члены ЭК __________________И.О.Ф.

__________________И.О.Ф.

| | Приложение 8 |

|ООО «ДИН» |УТВЕРЖДАЮ |

| |Генеральный директор |

|НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ |ООО «ДИН» |

|______________ № _____ | |

|Москва |_____________ И.О.Ф. |

| |«___»___________ 200_г. |

|На _______ год | |

|1 |2 |3 |4 |5 |

|Управление делами |

|01. Общий отдел |

|02. Юридическая служба |

|ЮС-01 |Арбитражно-процессуальные дела | |10 лет | |

|ЮС-02 |Договоры находящиеся на | |10 лет | |

|ЮС-03 |Инвестиционные договоры | |10 лет | |

|ЮС-04 |Субподрядные договоры | |10 лет | |

|ЮС-04 |Подрядные договоры | |10 лет | |

|ЮС-05 |Договоры займа | |10 лет | |

|ЮС-06 |Договоры аренды помещений | |10 лет | |

|ЮС-07 |Договоры на оказание услуг | |10 лет | |

|ЮС-08 |Прочие договоры | |10 лет | |

|ЮС-09 |Исполненные договоры | |10 лет | |

|ЮС-11 |Журнал регистрации исходящей | |10 лет | |

|ЮС-12 |Журнал регистрации входящей | |10 лет | |

|1 |2 |3 |4 | 5 |

|ЮС-13 |Журнал регистрации исходящих | |10 лет | |

|ЮС-14 |Журнал регистрации входящих | |10 лет | |

|ЮС-15 |Журнал регистрации исходящих | |10 лет | |

|ЮС-16 |Журнал регистрации входящих | |10 лет | |

|ЮС-17 |Журнал регистрации | |10 лет | |

|ЮС-18 |Журнал регистрации договоров | |10 лет | |

|ЮС-19 |Журнал регистрации согласований | |10 лет | |

|03. Административно-хозяйственный отдел |

|АХО-01 |Переписка с ООО «Комус» | |1 год | |

|АХО -02 |Заявки на канцелярские товары | |1 год | |

|АЗО -03 |Документы, подтверждающие | |1 год | |

|АХО -04 |Договоры на поставку канцелярских| |1 год | |

|04. Служба научно-технической документации |

|ПТО-07 |Проектно-сметная документация | |1 год | |

|05. Отдел материально-технического обеспечения | |

|1 |2 |3 |4 | 5 |

|06. Главная бухгалтерия |

|БУХ-01 |Письма входящие/исходящие. | |1 год | |

|БУХ-03 |Квартальные статистические отчеты| | | |

| |по основным | |6 лет | |

|БУХ-05 |Банковские документы, фиксирующие| |6 лет | |

|БУХ-06 |Кассовые документы, фиксирующие | |6 лет | |

|БУХ-07 |Акты о приеме, сдаче и списании | |6 лет | |

Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8

МЕНЮ

Организация и технология документационного обеспечения на конкретном предприятии

ИНТЕРЕСНОЕ