Делопроизводство в кадровой службе предприятия

дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на

основе номенклатуры дел, каждое дело вносится в опись под самостоятельным

порядковым номером ( если дело состоит из нескольких томов или частей, то

каждый том или часть вносятся в опись под самостоятельным номером), порядок

нумерации в описи сплошной, графы описи заполняют в точном соответствии с

теми сведениями, которые вынесены на обложку дела, при внесении в опись

нескольких дел подряд с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок

пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела

обозначаются словами «То же», при этом другие сведения о делах вносятся в

опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится

полностью), графа описи «Примечания» используется для отметок о приеме дел,

особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным

подразделениям со ссылкой на необходимый акт о наличии копии и т.п.

Описи дел составляются по установленной форме в трех экземплярах.

С момента заведения и до передачи в архив дела хранятся по месту их

формирования.

Часть документов, образовавшихся и образующихся в деятельности

предприятия, подлежат передаче в ведомственный архив.

Для временного (свыше 10 лет) хранения документов, имеющих практическое

значение, а также документов по личному составу, их учета, использования,

отбора и подготовки к передаче на государственное хранение, ведомства

образуют центральный архив.

Центральный архив ведомства хранит документы центрального аппарата,

организаций – предшественников ведомства и при необходимости других

организаций в соответствии со списком организаций – источников

комплектования архива, утвержденным руководителем ведомства.

В центральный архив передаются дела постоянного, временного (свыше 10

лет) хранения по личному составу. Их передача производится только по

описям.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в

центральный архив не подлежат, они хранятся в структурных подразделениях и

по истечении сроков хранения и подлежат уничтожению в установленном

порядке.

В ООО «Птицефабрика Александровская» отсутствует специальное

подразделение – ведомственный архив. Обязанности архивариуса совмещает

секретарь референт птицефабрики, отвечая за сохранность документации и

своевременную сдачу ее в государственный архив.

Взаимодействие государственного архива с птицефабрикой осуществляется

на договорной основе. В договоре закреплены принципы взаимоотношений

сторон, их обязанности, ответственность и др.

Птицефабрика может сократить срок хранения документов в своем

ведомственном архиве до передачи их на государственное хранение в случаях:

- прекращения деятельности;

- нестабильности деятельности;

- отсутствия условий для хранения документов;

- желания самого предприятия.

Соблюдение правил ведения и хранения кадровой документации, а также

своевременная сдача этой документации в архив – профессиональный долг

каждого работника кадровой службы. Постоянный контроль за деятельностью

кадровой службы, оперативное устранение недостатков – одно из важнейших

задач директора предприятия.

Заключение

Каждый руководитель трудового коллектива должен учитывать, что

документы по личному составу, отражающие трудовую деятельность работников и

подтверждающие трудовой стаж, необходимый для начисления пенсии, играют

особую роль в жизни человека. Недопустимо отсутствие этой документации в

организации, а также ведение кадрового делопроизводства с нарушением

требований Трудового кодекса РФ.

Необходимо учитывать, что сведения о численности, составе работающих,

их заработной плате, условиях труда, а также о наличии свободных мест не

являются сведениями конфиденциального характера. Вместе с другими

документами предприятия, например, годовыми отчетами о финансово-

хозяйственной деятельности, документация по личному составу подлежит

передаче в государственные архивы для длительного хранения.

Руководитель предприятия несет персональную ответственность за

документированный фонд, образующийся на предприятии, и должен быть знаком с

Основами законодательства об Архивном фонде Российской Федерации и архивах.

Документы по личному составу привлекают внимание не только архивных

работников, но и инспекторов труда – сотрудников Рострудинспекции, органы

которые действуют при каждом региональном департаменте по труду. Работники,

трудовые права которых нарушены, должны находить поддержку в органах

Рострудинспекции, имеющей сегодня «достаточно рычагов, чтобы заставить

каждого чтить требования законодательства о труде».

Не менее важным для администрации предприятия является использование

документов кадровой службы при решении споров с работниками, особенно при

возникновении конфликтов, разбираемых народными судами. Так, значительное

место среди трудовых споров, рассматриваемых судами, занимают споры

работников с администрацией о восстановлении на работе.

Трудовые конфликты всегда сопровождаются представлением в суд

документов, подготовленных в кадровой службе. Важнейшее значение при этом

имеет не только правильное составление содержательной части каждого

документа, но и его оформление в соответствии с действующими нормативными

актами, т.е. придание документу юридической силы. Именно ошибки,

допускаемые при подготовке документов, отсутствие в них отдельных

реквизитов или неверное их выполнение нередко приводят специалистов

кадровой службы к неудаче в судебном споре с работником даже при хорошем

знании статей Трудового кодекса РФ и правильном их применении.

Таким образом, кадровая документация, всегда игравшая существенную роль

в жизни каждого трудоспособного человека в нашей стране, продолжает

оставаться актуальной и в условиях развития рыночных отношений, так как

служит документальным подтверждением прав работника на социальное

обеспечение по старости и инвалидности, предоставляется в суд при трудовых

конфликтах, сдается в государственные архивы на длительное хранение,

используется в справочных целях при обращении граждан в архивные

учреждения.

Список использованной литературы

1.Печникова Т.В., Печникова А.В. Практика работы с документами в

организации . Учебное пособие. – М.: Ассоциация авторов и издателей

«Тандем». Издательство ЭКМОС, 1999.

2.Пустозерова В.М. Ведение трудовых книжек по новому Трудовому кодексу.

–М.: ЗАО «Книга сервис», 2003.

3.Стенюков М.В. Справочник по делопроизводству –М.: «Приор». (издание

2, переработанное и дополненное). 1998.

4.ГОСТ Р 6.30-97 Унифицированные системы документации. Унифицированная

система организационно-распорядительной документации. Требования к

оформлению документов. – М.: Изд-во стандартов, 1997.

5.ГОСТ 17914-72 Обложки дел длительных сроков хранения. Типы,

разновидности, технические требования. –М.: Изд-во стандартов, 1984.

6.Указ Президента РФ от 06.03.97 № 188 «Об утверждении сведений

конфиденциального характера»

7.Андреева В.И. Делопроизводство в кадровой службе. Практическое

пособие с образцами документов. Изд.3-е, исправленное и дополненное. – М.:

ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез»,2000.

8.Квалифицированный справочник должностей руководителей, специалистов и

других служащих/ Минтруд России. – М.: «Экономические новости», 1998.

9.Верховцев А.В. Делопроизводство в кадровой службе – М.: ИНФРА

–М,2000.

10.Андреянова В.В. Как правильно подготовить и оформить приказ.

–М..1998

11.Об утверждении «Временных методических рекомендация по аттестации

государственных служащих» Письмо Министерства труда РФ от 033.08.93 № 1375-

РБ

12. Сотов П.В. Сборник трудовых документов. –М.,1997

Приложение №1

Утверждаю:

Директор ООО «Птицефабрика

Александровская»

___________Кузнецов А.Д.

Должностная инструкция

начальника отдела кадров

| |Приложение № 13 |

|ООО «ПТИЦЕФАБРИКА АЛЕКСАНДРОВСКАЯ» |УТВЕРЖДАЮ |

| |Директор |

|НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ |ООО «Птицефабрика |

|______________ № _____ |Александровская» |

|П.ЯЙВА | |

| |_____________ А.Д.Кузнецов |

|На _______ год |«___»___________ 200_г. |

|1 |2 |3 |4 |5 |

|Управление делами |

|Отдел кадров |

| | | |ст.498в | |

|ОК-02 |сотрудников-совместителей (или | |5 лет | |

| | | |ст.498в | |

|ОК-04 |2) | |ст. 189 | |

| |Подлинные личные документы | | |Не |

| | | | |– не |

| | | | |50 |

| | | | |лет |

|ОК-06 |приеме на работу, переводе, | |75 лет | |

| |увольнении, длительных | |ст.19б | |

| |справки, докладные записки др.) | |ст.429 | |

|ОК-14 |подготовке, переподготовке и | |ст.2С | |

|ОК-16 |Служебные записки | |1 год | |

| |организации | |ст. 52 а | |

|ОК- 18 |Книга учета приема, перемещения, | |75 лет | |

| |увольнения работников | |ст.508 | |

|ОК- 19 |Книга учета выдачи и движения | |50 лет | |

| |трудовых книжек и вкладышей к ним| |ст.526а | |

|1 |2 |3 |4 |5 |

|ОК-20 |Журнал регистрации приказов по | |5 лет | |

|ОК-21 |Журнал регистрации приказов по | |75 лет | |

|ОК-22 |Журнал регистрации распоряжений о| |5 лет | |

Итоговая запись о количестве дел, заведенных в ______ году.

Долговременного хранения:

Временного хранения:

Итого:

|Начальник отдела кадров |__________________И.О.Ф. | |

| | |________И.О.Ф. |

| | | |

|ООО «ПТФ«Александровская» |УТВЕРЖДАЮ |

|Должностная инструкция |Директор________А.Д.кузнецов |

|Начальника отдела кадров |«_____»_________200_г. |

|«___»__________200_ г. | |

1. Общие положения

1.1. Секретарь руководителя является специалистом секретариата директора

по производству, принимается на работу и освобождается от нее приказом

директора по производству по представлению отдела кадров.

1.2. На должность секретаря назначается лицо, имеющее высшее

образование.

1.3. В своей работе секретарь руководствуется действующим

законодательством РФ, уставом организации, распорядительными документами

руководства предприятия, правилами трудового распорядка, указаниями

руководителя, положением о секретариате, государственными нормативными

документами в области делопроизводства (ГСДОУ, ГОСТ на унифицированную

систему организационно-распорядительной документации, разработки Росархива,

регламентирующие делопроизводство и др.), инструкцией по делопроизводству

предприятия, правилами техники безопасности, настоящей должностной

инструкцией.

1.4. Секретарь должен знать:

организационную структуру предприятия, фамилии, имена и отчества

руководителей и распределение обязанностей между ними, правила подготовки

документов, технологию делопроизводственных операций, правила эксплуатации

вычислительной и организационной техники, средств связи установленных в

секретариате, нормы служебного этикета

1.5. Секретарь должен уметь:

- работать на компьютере в среде Windows, Word, Exсel

- печатать на компьютере со скоростью 150 слов в минуту.

2. Основные задачи и функции

Основной задачей секретаря является документационное обеспечение

деятельности директора по производству и выполнение технических функций по

его обслуживанию, для выполнения которого секретарь осуществляет следующие

виды работ:

2.1. Ежедневно в установленные сроки получает и просматривает

поступившие документы, проверяет правильность регистрации, выбирает

документы требующие немедленного, рассмотрения, готовит их к докладу

директору по производству.

2.2. Готовит проекты резолюций на поступившие документы, согласует их с

директором по производству.

2.3. По указанию директора по производству планирует его рабочий день,

корректирует его и обеспечивает выполнение.

2.4. Готовит по поручению директора проекты документов, согласовывает их

с заместителем директора.

2.5. Осуществляет контроль оформления (полнота визирования, наличие и

комплектность приложений) исходящих документов.

2.6. Контролирует сохранность документов в приемной директора,

правильность формирования дел.

2.7. Организует выполнение указаний и поручений директора по

бронированию номеров в гостиницах.

2.8. Контролирует подготовку дел приемной к сдаче в архив, их

предархивную обработку, подписывает описи и акты на уничтожение документов.

2.9. Выполняет машинописные работы, проводит набор на компьютере

текстов служебных документов, их редактирование и распечатку.

2.10. Выполняет копировальные работы.

2.11. Ежедневно ведет контроль за сроками исполнения документов,

находящихся на исполнении у специалистов структурного подразделения.

2.12. По поручению директора принимает и передает документы по

факсимильной связи.

2.13. Ежедневно раскладывает исполненные документы в папки в

соответствии с номенклатурой дел, контролирует наличие в них отметки о

списании документов в дело, визы и подписи, своевременную сдачу исполненных

документов сотрудниками подразделения.

2.14. Осуществляет доставку документов из структурного подразделения в

канцелярию и секретариат руководства.

2.15. Принимает и передает по телефону информацию для руководителя и

сотрудников; организует телефонные переговоры руководителя.

2.16. Своевременно получает в канцелярии распорядительные документы

дирекции, доводит их до сведения руководства (директора по производству,

его заместителю и начальникам производств).

2.17. Обеспечивает сохранность документов секретариата директора по

производству.

2.18. Ведет учет документооборота, ежеквартально передает в канцелярию

сводки о составе и объеме документооборота.

2.19. Выполняет указания и поручение руководителя секретариата по

бронированию номеров в гостиницах, заказам авиа- и железнодорожных билетов,

размещению командированных в организацию.

20. Следит за исправным состоянием вычислительной и

организационной техники, средств связи.

21. Заказывает пропуска для посетителей организации, отмечает

время присутствия посетителей в здании.

22. Протоколирует совещания и заседания.

3. Обязанности

3.1. Для выполнения возложенных на него функций секретарь обязан:

3.2. Сохранять конфиденциальность служебной информации.

3.3. Безоговорочно выполнять распоряжения руководства.

3.4. Придерживаться правил оформления и сроков подготовки документов,

установленных инструкцией по делопроизводству.

3.5. Соблюдать правила делового общения, нормы служебного этикета,

служебную субординацию.

Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9

МЕНЮ

Делопроизводство в кадровой службе предприятия

ИНТЕРЕСНОЕ