Учет расчетов с подотчетными лицами

Учет расчетов с подотчетными лицами

ЦЕНТРОСОЮЗ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ЗАБАЙКАЛЬСКИЙ ИНСТИТУТ ПРЕДПРИНИМАТЕЛЬСТВА

СИБИРСКОГО УНИВЕРСИТЕТА ПОТРЕБИТЕЛЬСКОЙ КООПЕРАЦИИ

Кафедра бухгалтерского учета и аудита

Курсовая работа

На тему: «Учет и организация контроля расчетов с подотчетными лицами»

Исполнитель: Калинникова Е.В.

группа 201 БХ –

00 – 287

Научный

руководитель: Коренева Е.Б.

Чита 2003

План

Введение ___________________________________________________ 3

1. Организация учета расчетов с подотчетными лицами ___________ 4

2. Аналитический и синтетический учет _________________________ 6

3. Приобретение подотчетными лицами товарно-материальных ценностей,

продукции _____________________________________________ 8

4. Служебные командировки по России и за рубеж _______________ 15

4.1. Документальное оформление командировки ________________ 17

4.2. Сроки служебных командировок __________________________ 18

4.3. Рабочее время и время отдыха командированного __________ 19

4.4. Возмещение расходов при служебных командировках и оплата суточных

____________________________________________________ 20

4.5. Временная нетрудоспособность командированного __________ 23

4.6. Порядок выдачи и расходования авансов при командировках __ 23

4.7. Отчет работника о командировке _________________________ 24

4.8. Как удержать невозвращенные или неизрасходованные суммы _ 26

4.9. Гарантии и компенсации при командировках _______________ 27

4.10. Зарубежные командировки ______________________________ 30

4.11. Выдача аванса работнику _______________________________ 34

4.12. Отчеты о служебной загранкомандировке _________________ 35

4.13. Расчеты с подотчетным лицом ___________________________ 36

5. Представительские расходы _______________________________ 37

5.1. Оформление первичных документов _______________________ 38

5.2. Бухгалтерский учет _____________________________________ 40

6. Выводы и предложения по совершенствованию учета расчетов с подотчетными

лицами __________________________________________ 43

Литература ________________________________________________ 45

Введение

В процессе финансово-хозяйственной деятельности у организаций часто

возникает необходимость приобретения материальных ценностей, а также

различных работ, услуг не только по безналичному расчету, но и за наличные

деньги. В таких случаях обычно работнику выдаются наличные денежные

средства под отчет для выполнения определенных действий по поручению

организации. В подотчет выдаются деньги для предстоящих командировочных

расходов, для оплаты хозяйственных расходов, на представительские цели, для

покупки за наличный расчет продукции в других организациях или у физических

лиц, для оплаты выполненных работ, оказанных услуг, а также на иные

хозяйственно-операционные цели.

С этих позиций выбранная тема курсовой работы актуальна.

Цель работы: рассмотреть на примере конкретной организации порядок

учета и организации контроля расчетов с подотчетными лицами.

Объектом исследования выбран Читинский областной союз потребительских

обществ – союз потребительских обществ области, созданный ими для

координации деятельности потребительских обществ и районных союзов

потребительских обществ, обеспечения защиты имущественных и иных прав

потребобществ и их членов, районных союзов, представления их интересов в

государственных органах и органах местного самоуправления, а также для

оказания правовых, информационных и иных услуг. Читинский ОПС является

добровольным объединением потребительских обществ – членов союза. Период

исследования – ноябрь 2003 года.

Методологической основой написания курсовой работы являются

нормативные документы по ведению бухгалтерского учета и отчетности, учебная

литература и данные Читинского облпотребсоюза.

1. Организация учета расчетов с подотчетными лицами

Не все организации расплачиваются по безналичному расчету – перечисляя

деньги со своего счета на счет продавца. Иногда гораздо удобней и быстрее

оплатить покупку наличными, например, канцтовары, хозяйственный инвентарь,

бензин для служебного автомобиля и другое. Для этого деньги из кассы

выдаются сотрудникам под отчет. Они покупают то, что нужно, а затем

составляют и сдают в бухгалтерию авансовый отчет. Если при покупке

израсходованы не все деньги, то остатки сотрудник должен вернуть в кассу.

Если же сотрудник добавил к выданным свои деньги, то сумму переплаты

организация должна ему компенсировать.

Перечень подотчетных лиц и правила расчетов с ними можно включить в

учетную политику, определяющую правила бухгалтерского учета. Только

включенные в перечень лица могут получать деньги под отчет. Он утверждается

приказом руководителя предприятия. В Читинском ОПСе разрешено получать

подотчет всем работникам административно-управленческого аппарата,

директорам магазинов и заведующим производством.

Все работники предприятия, получающие деньги под отчет, должны

соблюдать правила работы с наличностью. Они предусмотрены Порядком ведения

кассовых операций в РФ, утвержденным решением совета директоров ЦБ РФ от 23

сентября 1993 г. № 40. Так, в пункте 11 этого документа сказано, что

сотрудник, получивший деньги под отчет, обязан отчитаться об их

использовании и сделать это в срок.

Таким образом, в приказе нужно не только перечислять подотчетных

сотрудников, но и указать, какую сумму каждый из них может получить за один

раз, на какой срок и когда они должны сдавать авансовые отчеты в

бухгалтерию. Если же понадобилось выдать деньги под отчет сотруднику,

которого нет в списке, то составляется отдельный приказ, где нужно указать

фамилию и должность сотрудника, срок, на который ему выданы деньги, дату,

не позднее которой он должен сдать авансовый отчет и т.д.

Сотрудник может получить деньги под отчет из кассы предприятия только

на определенные цели. Цели, на которые можно расходовать наличные деньги из

выручки под отчет в ОПСе согласовываются с учреждением банка, где открыт

расчетный счет организации. Разрешено расходовать: на командировочные, на

хозяйственные нужды, ГСМ, закуп сельхозпродукции (Приложение 1).

Во-первых, предприятие выдает своим сотрудникам наличные, когда

направляет их в командировку - суточные, деньги на проезд до места

назначения и обратно, на проживание в гостинице. Но прежде чем сотрудник

получит деньги, руководитель предприятия должен издать приказ о

командировке. В нем указывают фамилию сотрудника, его должность, куда он

отправляется и с какой целью, а также какая сумма командировочных ему

положена.

Во-вторых, средства под отчет получают те сотрудники, которые

расплачиваются наличными от имени своего предприятия с другими

организациями и предприятиями. Например, водитель покупает у АЗС горюче-

смазочные материалы для служебного автомобиля, секретарь марки, конверты на

почте, бухгалтер – бланки документов в специализированных магазинах. Чтобы

получить деньги, сотрудник пишет заявление на имя руководителя организации,

в котором просит выдать необходимую сумму. Если руководитель согласен, он

подписывает приказ. В нем указывается кому и на какие цели выдаются деньги.

Даже если сотрудник не отчитался в срок по подотчетным деньгам,

удерживать налог на доходы с физических лиц не нужно. Деньги, выданные под

отчет, все равно принадлежат организации, которая их выдала. Доходом

работника они не являются и НДФЛ не облагаются.

2. Аналитический и синтетический учет

Расчеты с подотчетными лицами учитываются на счете 71. Это

предусмотрено Планом счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной

деятельности предприятий, утвержденным приказом Минфина России от 31

октября 2000 г. № 94н. Причем в аналитических регистрах эти расчеты нужно

отражать подробно – отдельно по каждому сотруднику и по каждому авансовому

отчету. Для этого обычно используется журнал-ордер № 7, форма которого

утверждена письмом Минфина СССР от 8 марта 1960 г. № 63.

В Читинском облпотребсоюзе применяется журнал формы К-10 (Приложение

2). В нем отражается: когда и кому выданы деньги, в каком размере, номер

расходного кассового ордера, на какие счета бухгалтерского учета отнесены

расходы подотчетника.

Бухгалтер выписывает расходный кассовый ордер, указав в нем выдаваемую

сумму, кассир выплачивает сотруднику деньги, а подотчетник ставит свою

подпись в ордере, дату. Это операция отражается проводкой: дебет 71 кредит

50 – выданы деньги в подотчет (обратная проводка – сданы неизрасходованные

деньги подотчетным сотрудником). Расходный кассовый ордер регистрируется в

журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов. Ордер

подписывается руководителем и главным бухгалтером.

Потратив деньги, сотрудник составляет авансовый отчет, его форма № АО

-1 утверждена постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. № 55.

Эту форму с 1 января 2002 года должны применять все предприятия.

Составляется он в 1 экземпляре и важно, чтобы он был правильно оформлен.

Подписан он должен быть подотчетным лицом, руководителем, главным

бухгалтером и сотрудником бухгалтерии, принявшим этот отчет (Приложение 3).

Сотрудник, который составляет авансовый отчет, он должен подтвердить свои

расходы оправдательными документами (товарные и кассовые чеки, квитанции,

проездные билеты и т.п.). В данном случае это товарный и кассовый чеки.

Если же сотрудник представил в бухгалтерию товарный чек без подробной

расшифровки, то можно создать комиссию, которая составит акт и укажет в

нем, за что были уплачены деньги. В дополнение к товарному чеку обязательно

должен быть приложен кассовый чек, исключение составляют те случаи, когда у

продавца есть право торговать без кассового аппарата.

Если из авансового отчета видно, что подотчетник истратил ровно

столько, сколько получил, то в этом случае сальдо будет нулевым и

задолженность не образуется.

Если же часть денег осталась неизрасходованной, то работник должен

вернуть остаток в кассу предприятия. Бухгалтер составляет приходный

кассовый ордер. Если у работника выданных денег не хватило, и он еще

потратил свои, то возможны следующие варианты:

1) руководитель предприятия признал, что перерасход оправдан, работнику

должны возместить разницу;

2) руководитель решит, что работник проявил излишнюю самостоятельность,

то сумму перерасхода ему не компенсируют.

Суммы, не возвращенные подотчетными лицами в установленный срок,

подлежат отражению по кредиту счета 71 в корреспонденции со счетом 94

«Недостачи и потери от порчи ценностей».

Следует отметить, что счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» -

активно-пассивный и в аналитическом учете он может иметь сальдо сразу по

дебету (когда кто-то из работников не отчитался по подотчетным деньгам) и

кредиту (сотрудник потратил свои деньги, а предприятие их пока не вернуло).

В Читинском ОПСе данные по подотчетным суммам заносятся в регистр

аналитического учета - журнал формы К-10, в нем делается группировка,

подсчитываются итоги за месяц.

Выдача денег сверяется с кассой (с проводкой). А кредиту 71 счета

составляется мемориальный ордер № 18 (Приложение 4), особенностью данной

формы учета является то, что мемориальные ордера пишутся на все регистры

аналитического учета. Делается это, чтобы определить итог оборотов, с

указанием корреспондирующих счетов. Ордер регистрируется в регистрационном

журнале по счетам синтетического учета и разносится в Главной книге

(Приложение 5). Сальдо показывается развернуто в синтетическом (Главная

книга) и аналитическом учете, сверяются данные. На основании Главной книги

составляется оборотная ведомость по счетам Главной книги и на ее основании

составляется баланс.

В бухгалтерском балансе дебиторскую задолженность по расчетам с

подотчетными лицами нужно указывать в строке 246 «Прочие дебиторы», а

кредиторскую – по строке 628 «Прочие кредиторы».

3. Приобретение подотчетными лицами товарно-материальных ценностей,

продукции

Приобретение товарно-материальных ценностей (канцелярских,

хозяйственных товаров, комплектов бланков бухгалтерской отчетности,

технической и экономической литературы и т.п.) в организациях розничной

торговли должно подтверждаться чеком контрольно-кассовых машин и товарным

чеком, дополнительно содержащим отметку об оплате.

В кассовом чеке должны быть четко пропечатаны идентификационный номер

продавца товара, его наименование, номер кассовой машины, дата совершения

операции, сумма.

Например, к авансовому отчету водителя организации необходимо

приложить чеки контрольно-кассовых машин АЗС, на которых производилась

заправка автомобиля. Такой кассовый чек должен содержать следующие

реквизиты: наименование организации-продавца (АЗС); идентификационный номер

организации-продавца; номер кассового аппарата; номер и дата выдачи чека;

стоимость ГСМ с учетом НДС и налога с продаж. Как правило, в кассовых чеках

указывается еще марка горюче-смазочных материалов, оплаченное количество

ГСМ и стоимость 1 литра ГСМ. В случае отсутствия такой информации водитель

должен вместе с кассовым чеком получить на АЗС документ, подтверждающий

количество оплаченного топлива и цену единицы (литра и т.п.).

Пример

В Читинском облпотребсоюзе на бензин подотчет деньги не выдаются.

Выдаются талоны водителям, которые приобретаются в организации

«Нефтемаркет» по безналичному расчету. Допустимы расходы на покупку

запчастей (Приложение 6). Комиссия, в которую входят: специалист по

транспорту, начальник АХО (состав комиссии утвержден руководителем)

признает замену запчастей необходимым и выносит решение о списании старых,

износившихся запчастей на новые. В учете это отражается следующим образом:

Дебет 71 Кредит 50 – 500 руб. – выданы наличные деньги водителю;

Дебет 10 Кредит 71 – 445 руб. – на сумму закупленных запасных частей

водителем;

Дебет 44 Кредит 10 – 445 руб. – списание замены запчасти старой на

новую.

Товарный чек необходим для расшифровки сведений, указанных в кассовом

чеке, в частности для указания конкретного перечня приобретенных товаров

(например, степлер, ручки, бумага для принтера и др.). Запрещается

указывать в товарных чеках вместо конкретных наименований товаров их общее

название (например, канцтовары, хозтовары, продукты питания, книги и пр.).

В товарном чеке необходимо четкое указание номенклатуры, количества и

стоимости приобретенных организацией товаров.

В случае отсутствия в товарном чеке подробной расшифровки

приобретенных товаров представители организации должны составить акт,

фиксирующий номенклатуру, количество приобретенных товаров и цели их

приобретения.

Таким образом, кассовый чек фиксирует факт оплаты, а товарный чек

является своеобразной накладной, отражающей получение подотчетным лицом

оплаченных товаров. При отсутствии товарного чека акт, составленный

представителями организации и удостоверяющий факт приобретения товарно-

материальных ценностей за наличный расчет, будет выполнять функции

товарного чека.

При покупке товаров у частных лиц и индивидуальных предпринимателей

необходимо правильно оформить торгово-закупочный акт, который является в

данном случае первичным документом.

Данный акт должен содержать реквизиты, перечисленные в п. 13 Положения

по бухгалтерскому учету и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации,

утвержденного приказом Минфина России от 29.07.1998 N 34н: наименование

документа, дату составления, наименование предприятия, от имени которого

составлен документ, содержание хозяйственной операции, измерители

хозяйственной операции (в натуральном и денежном выражении), наименование

должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и

правильность ее оформления.

Если торгово-закупочный акт не содержит этих реквизитов и проверить

достоверность расхода подотчетным лицом выданной ему суммы невозможно,

данные средства должны включаться в совокупный налогооблагаемый доход

подотчетного лица для обложения налогом на доходы физических лиц.

Следует подчеркнуть, что сделки, в которых подотчетное лицо выступает

от своего имени, а прием денег за оказанные ему услуги или проданные

товарно-материальные ценности оформлен чеками ККМ, не считаются сделками

между юридическими лицами.

На практике встречаются случаи, когда работник организации закупает

товар за счет своих собственных средств, а уже затем организация возмещает

работнику потраченные на эти цели денежные средства. При этом налоговые

органы в отдельных случаях рассматривают такую операцию как факт покупки

организацией товара у физического лица и требуют включить выплаченные

работнику средства в расчет налога на доходы физических лиц.

Во избежание подобных споров с налоговыми органами при приобретении

товаров не для собственных нужд, а для организации работнику следует

оформить покупку от имени организации. Подтверждением приобретения товара

от имени и в интересах организации может быть как прямое указание на данную

организацию в документах на оплату (корешках к приходному кассовому ордеру)

и передачу товара (накладные подписаны по доверенности или непосредственно

лицом, имеющим право подписи финансовых документов), так и указание на

физическое лицо (фамилия, имя, отчество работника организации, директора),

участвующее в сделке купли-продажи.

При этом после одобрения сделки у организации возникает задолженность

по возмещению работнику произведенных им расходов. Выдача из кассы

организации средств производится на основании авансового отчета с

приложением к нему необходимых первичных документов, подтверждающих данную

покупку.

В этом случае подобные операции могут отражаться следующими записями:

Дебет 10, 41 Кредит 60 - оприходованы приобретенные товарно-

материальные ценности;

Дебет 19 Кредит 60 - отражена сумма НДС по приобретенным товарно-

материальным ценностям (для зачета НДС признается счет-фактура с выделением

его отдельной строкой);

Дебет 60 Кредит 71 - отражена задолженность организации перед

работником на основании авансового отчета;

Дебет 71 Кредит 50 - погашена задолженность перед физическим лицом по

приобретенным товарно-материальным ценностям.

Возможен и другой вариант, когда работник может также заранее

заключить договор о предоставлении организации возвратной ссуды на

определенный срок в форме оплаты приобретаемых товаров.

В этом случае в бухгалтерском учете организации должны быть сделаны

Страницы: 1, 2, 3, 4