Методы документооборота

При рассмотрении отчетов не производится их группировка (т.е. на самом

деле отчетов может быть и меньше, если использовать специализированные

фильтры). У каждого оперативного отчета должен быть фильтр, задающий

интервал времени в который происходит окончание работ. Данные этого фильтра

помещаются в заголовок отчета. Типичными примерами таких отчетов могут

являться:

•Завершающиеся работы по исполнителям

•Сводный отчет по подразделениям организации

•Сводный отчет по контрагентам

•и т.д.

Аналитические отчеты

Аналитические отчеты выдают информацию о проделанной работе. Хотя

существуют достаточно стандартные формы отчетов каждая организация может

захотеть иметь собственные формы отчетов (в том числе и матричные). Данные

отчеты служат для планирования работы организации в дальнейшем, для анализа

номенклатуры предприятия списка контрагентов и т.д. аналитические отчеты

могут выдаваться по отдельным структурным подразделениям организации.

Отчеты должны давать картину работы предприятия за определенный период

времени. Следовательно в фильтр отчета нужно ввести параметр - время

анализа. В нем можно задавать или произвольный интервал времени или

фиксированный и понятный интервал времени:

•За месяц (указывается месяц и год, по умолчанию текущий).

•За квартал (по умолчанию текущий квартал).

•За год (по умолчанию текущий год).

Аналитические отчеты выдаются сравнительно редко. Часто их оформляют в

виде отдельного издания и распространяют по всей организации. В связи с

этим к ним предъявляется достаточно высокие требования по качеству

оформления. В общем случае они должны включать логотипы предприятия, гербы

и прочую графическую символику. Примеры таких отчетов:

•Исполненные документы по исполнителям

•Исполненные документы по контрагентам

•Исполненные документы по номенклатуре

Взаимосвязи системы автоматизации документооборота канцелярии

Канцелярия крупного предприятия является центром документооборота, но

на ней документооборот не заканчивается. Она тесно связана с

документооборотом подразделений предприятия, с системами поддержки принятия

решений и с архивом предприятия. В общем случае можно рассматривать систему

автоматизации документооборота организации, как центральную систему,

осуществляющую координацию остальных подсистем документооборота,

своеобразного ядра системы автоматизации производственной деятельности

предприятия.

На одном уровне с канцелярией стоит архив предприятия, который служит

для накопления документов долговременного хранения и их поиска.

[pic]

Рис. 4. Взаимосвязи канцелярии и остальных подразделений организации

Канцелярия и архив предприятия

Все документы, проходящие через канцелярию попадают в архив

предприятия. Рассмотрим организацию документов в архиве предприятия.

Все документы подразделяются на дела. Одно дело объединяет все

документы за один год работы предприятия по тому или иному пункту

номенклатуры дел организации. Объем единицы хранения в архиве не может

превосходить 200 страниц. В связи с этим для больших дел вводятся несколько

томов. Таким образом подразделение документов в архиве происходит по делам,

а затем по томам. Поиск информации осуществляется как по атрибутам дел и

томов, так и по атрибутам документов.

Дела в архив передаются в архив из канцелярии или отдельно (по томам)

или целиком по окончанию года. В любом случае дело закрывается в конце

года. При этом проверяется полный перечень документов в деле, их разбивку

по томам. После этого готовиться опись дел, в которой указывается список

дел (по их наименованием), количество томов в деле, количество страниц в

каждом томе. После составления описи дел за конкретный год они поступают на

хранение.

Сроки хранения для разных позиций номенклатуры различны. Типовые сроки

хранения документов в крупной организации: 1, 3 года и 5, 10, 30, 50 лет.

После истечения срока хранения дела дело из архива предприятия передается

на хранение в государственный архив (для государственных организаций). Для

частных компаний после истечения срока хранения дела уничтожаются. И тот и

другой процесс оформляется соответствующими актами. Дела в архив или на

уничтожения поступают как единое целое, т.е. в отличие от процесса

формирования архивных дел, запускается соответствующая операция для всех

томов дела.

Канцелярия и документооборот уровня отдела

Документооборот на предприятии не заканчивается только канцелярией.

Мало того он только начинается в канцелярии, а основная часть

документооборота проходит через подразделения организации. В принципе

канцелярию за редким исключением не волнует документооборот в отделах.

Только в некоторых случаях, когда на канцелярию пробуют “вешать собак” за

вовремя неисполненные документы ее серьезно волнует положение дел в

подразделениях.

На уровне подразделений документооборот должен позволять вести

внутренний документооборот и передавать дела в канцелярию и, возможно, в

другие подразделения предприятия. Документооборот уровня отдела отличается

от документооборота уровня подразделения тем, что дела свободно ходят в

рамках подразделения. Переходы дел между отделами внутри одного

подразделения не регистрируются, но выход дела за рамки отдела должен

отслеживаться и регистрироваться.

Канцелярия и специализированное делопроизводство

Специализированным делопроизводством можно считать любую

специализированную систему, работающую с структурированными данными, такую

как бухгалтерию, торговую систему и т.д. Иногда предприятию удобно

рассматривать часть неструктурированного документооборота, как

специализированную систему делопроизводства. Некоторые специализированные

системы делопроизводства могут работать с собственными архивными системами

(например - бухгалтерия, торговые или банковские системы и т.д.), в которых

документы хранятся в структурированном сложноорганизованном виде. Чаще

всего такие системы характеризуются следующими параметрами:

•Они связаны с основной производственной деятельностью организации.

•На них существуют жесткие маршруты прохождения документов (можно и

нужно применять системы жесткой маршрутизации).

•Они работаю с структурированными документами.

•Документы подвергаются сложной и специфической обработке или имеют

развитую семантику, которую нужно программно проверять и поддерживать

(контракт-счет-накладная).

С маршрутов обработки документов возможен выход в общую систему

делопроизводства, например, для обсуждения проекта документа или для

получения справок из других отделов или подразделений предприятия. В общем

делопроизводстве основная схема работы с заданиями и документами - это

свободная маршрутизация. Оно отвечает за сбор и распределение информации,

за связи с внешними организациями (вне основного производственного

процесса). Во все специализированные системы делопроизводства от нее есть

отростки для обмена информацией.

Методы и средства автоматизации учрежденческой деятельности

Долгое время автоматизация учреждений в России осуществлялась в виде

различного рода подсистем АСУ, основанных на базах данных (кадры,

канцелярия, бухгалтерия, зарплата, контроль исполнения и др.) Не умоляя

значимости этих подсистем, заметим, что они охватывали лишь до 15-20%

общего объема информации, циркулирующей в учреждении.

Нужды по электронной обработке документов удовлетворялись применением

функциональных пакетов (редакторов текста и электронных таблиц) и

интегрированных пакетов программ Microsoft Office, Perfect Office, Lotus

Smart Suite. Эти средства оказались недостаточными для управления огромными

потоками бумажных и электронных документов, циркулирующих как внутри одного

предприятия, так и между ними. В целом такой подход грешил отсутствием

комплексности в автоматизации делопроизводства и управления

документооборотом.

В настоящее время развитие информационных технологий привело к

появлению методов и средств, обеспечивающих интегрированные решения по

автоматизации офиса, позволяющие автоматизировать ручные операции и поиск

документов, автоматически передавать и отслеживать перемещение документов и

контролировать выполнение поручений, связанных с документами.

Методы автоматизации учреждений

Рассмотрим основные методы автоматизации учрежденческой деятельности.

Современные организации представляют собой совокупность подразделений,

филиалов, отделов и офисов, обменивающихся между собой информацией и

выполняющих отдельные части общей работы. Основными фазами жизни

неструктурированной информации в офисе являются:

•ввод информации в систему,

•хранение, навигация, поиск и фильтрация документов,

•коллективного работа с документами,

•вывод информации из системы.

Существуют различные способы ввода информации в систему. Это прежде

всего сканирование документов и сохранение их в виде графических образов. В

системах первого поколения графические образы введенных документов

идентифицируются с помощью ключевых слов для последующего поиска

необходимой информации (например: система SoftSolutions). Позднее стала

применяться технология оптического распознавания символов OCR (Optical

Character Recognition). После сканирования и ввода документа в систему его

графический образ “переводится” в текст, затем следует исправление ошибок

распознавания.

При массовом ручном вводе однотипных документов используются

электронные формы, которые обеспечивают структуризацию документа путем

выделения частей текста и добавления полей (атрибутов), что позволяет

упростить заполнение документов и выполнить необходимые вычисления.

Информация в офис может поступать и путем импорта файлов с магнитных

носителей или по телекоммуникациям (факсы, сообщения электронной почты и

т.п.).

Ввод информации сопровождается классификацией документов путем задания

атрибутов и ключевых слов, аннотированием их содержания. Для ускорения

последующего контекстного поиска производится полнотекстовое индексирование

документов.

Важное значение для организации эффективного управления

неструктурированными документами имеют методы хранения информации,

навигации, поиска и фильтрации документов.

Документы могут храниться просто в файловой системе, и при этом система

каталогов служит средством группирования и навигации в хранилище

документов. В современных ОС типа Windows 95 есть возможность задания

длинных имен каталогов и файлов в качестве названий папок и документов, а

также имеются соответствующие средства поиска файлов по их параметрам.

Ряд систем, основанных на электронной почте, хранят документы в

почтовых ящиках в виде почтовых сообщений с присоединенными файлами.

Навигация в хранилище упрощается с помощью вложенных папок личного и

коллективного пользования. Однако в таких системах поиск и фильтрация

ограничены лишь отбором и сортировкой документов по атрибутам и тексту

почтового сообщения.

Специфический метод хранения реализован в пакете Lotus Notes в виде так

называемой базы документов. База документов может хранить как однотипную

так и разнотипную информацию в виде одного файла. Документы допускают

внутреннюю структуризацию на основе формуляров путем выделения и добавления

полей в документе. Навигацию в базе документов упрощает наличие страниц баз

документов и категорий документов. Почтовые сообщения также хранятся в виде

базы документов, файлы произвольного вида допускается присоединять к

текстовым документам.

Многие современные системы электронных документов используют в

дополнение к файловой системе так называемые библиотеки документов,

содержащие в БД карточки документов с атрибутами и ключевыми словами. Для

логической группировки документов применяются папки.

Поиск и фильтрация документов производится по запросам на основе

контекстного поиска: по атрибутам, по ключевым словам и по полному

содержанию текста на основе индекса. При использовании механизма четкого

поиска (например, DOCS OPEN) в запросе не должно быть орфографических

ошибок, а в тексте документа - ошибок распознавания. При этом может

морфологический разбор позволяет упростить

Недавно на основе нейронных сетей и искусственного интеллекта

реализована технология нечеткого поиска по полному содержанию документа

(например, технология адаптивного распознавания образов APRP в пакете

Excalibur EFS). Нечеткий поиск не требует полного соответствия искомых фраз

с содержимым документов, кроме того, исключает потребность в исправлении

ошибок после распознавания текста. Система поиска всегда выдает

пользователю ответ, наилучшим образом согласованный с терминами или фразами

запроса.

Фирмы-производители реляционных СУБД (в частности ORACLE) проповедуют

другие схемы хранения - текстовые и универсальные БД. Тексты документов

хранятся в символьных полях переменной длины, расширенные средства SQL-

поиска позволяют формировать смешанные запросы для поиска по атрибутам и

контекстного поиска, а дополнительные функции обеспечивают обработку текста

Для хранения произвольной информации, в том числе мультимедиа, можно

использовать поля бинарных объектов большой длины BLOB и/или гипертекст.

СУБД, расширенные для поиска и обработки такой информации, образуют

универсальные сервера БД. Другой способ хранения документов произвольного

содержания реализуют объектно-ориентированные БД (например, Informix

Illustra).

Феномен распределенного гипертекста составляет основу широко внедряемой

Web- технологии. Хранилище информации представляет собой совокупность

гипертекстовых страниц, распределенных по узлам сети Internet или

корпоративной сети (Intranet). Каждая страница размещается в отдельном

файле и представляет собой текст, размеченный с помощью языка HTML.

Структуризация документа осуществляется путем форматирования, выделения

полей, создания форм для диалогового заполнения документа и организацией

внутренних гипертекстовых ссылок. Допускается создание гипермедиа

включением любой мультимедиа-информации (растровая графика, аудио, видео).

Навигация по хранилищу гипертекста осуществляется с помощью внешних

гипертекстовых ссылок URL на документы, расположенные на различных узлах

сети (Web-серверах). Кроме того, для определения местонахождения документов

служит контекстный поиск. Для ускорения поиска информации в “паутине”

применяются специальные программы-роботы, сканирующие Web- сервера и

строящие некое подобие индекса. Использование гипертекста позволяет создать

информационную инфраструктуру территориально распределенного учреждения и

упростить диалоговый интерфейс пользователя, что наиболее важно при

разработке информационных приложений для руководителей.

Организация и автоматизация в офисе коллективной работы с документами

строятся на технологиях groupware и workflow.

Технологии groupware ориентированы на небольшие рабочие группы,

характеризуются поддержкой выполнения одной коллективной задачи и

отсутствием структуризации в организации работ. Поддержка ограничивается

обеспечением коллективного доступа к информации с помощью различных методов

доступа:

•сетевой доступ к файлам и базе данных;

•локальная и глобальная электронная почта (включая конференции и

дискуссии);

•терминальный доступ, пересылка файлов и электронная доска объявлений;

•просмотр и интерпретация гипертекста (гипермедиа).

Нужно отметить, что Web-технологии помимо гипертекстового протокола

HTTP включают в себя ряд других методов доступа.

При коллективной работе важно наличие блокировок для разрешения

конфликтов при совместном использовании ресурсов, санкционирование доступа

по идентификаторам и паролям, защита информации с помощью прав доступа.

Дополнительный уровень безопасности обеспечивается методами и средствами

шифрации и электронной подписи.

Технологии класса workflow служат для автоматизации документооборота в

средних и крупных офисах и для них характерно:

•поддержка многопользовательской работы с несколькими задачами

одновременно;

•четкая структуризация выполнения работ по ролям и документам с

контролем исполнения.

Деловой процесс формализуется как совокупность состояний и переходов,

необходимых для описания взаимодействия, как минимум двух субъектов (в

частном случае сотрудников предприятия) для достижения выполнения заранее

заданного условия. Частным случаем такого взаимодействия является простая

пересылка документа из точки в точку.

Одной из реализаций технологии workflow является так называемая

“система графов”, где каждый шаг представляет собой вектор и отражает

движение задания, связанного с документом, или просто передвижения

документа от одного субъекта к другому. При этом на человека, отвечающего

за правильность функционирования схемы, ложится ответственность учета

всевозможных непредвиденных (или отказных) ситуаций, которые могут

возникнуть на пути движения документа. Другая реализация основывается на

понятии “цикл” (“loop”) или “стол”. В этом случае подразумевается, что

наименьшим элементом в схеме взаимодействия является цикл, учитывающий всю

гамму взаимодействия между двумя произвольными субъектами. При этом система

сама отслеживает замкнутость процесса и, в случае ошибки, указывает место

некорректности с указанием ее причины, после чего прекращается генерация

нового процесса.

Регламентации взаимоотношений субъектов документооборота дополняется

заданием безусловной и условной маршрутизация документов (по электронной

почте) и времен обработки документа для контроля и учета исполнения.

Обработка информации базируется на методах и средствах офисной

автоматизации:

•обработка текста,

•электронные таблицы,

•деловая и презентационная графика,

•планирование работ и совещаний,

•генерация отчетов из базы данных, •мультимедиа.

Для комплексирования разных видов информации и интеграции пакетов

программ используются несколько методов, среди которых центральное место

занимает методы OLE для связывания и встраивания объектов.

Вывод информации осуществляют путем печать документов, публикация их на

Web- серверах, в общих почтовых папках и электронных досках объявлений или

рассылки по телекоммуникациям.

Обзор средств автоматизации учреждений

Информационно-программные средства автоматизации учреждений делятся на

следующие категории:

•функциональные и интегрированные пакеты офисной автоматизации;

•системы для организации групповой работы;

•системы управления электронными документами;

•средства управления документооборотом.

Средства офисной автоматизации и коллективной работы в сети

Страницы: 1, 2, 3