Документооборот

мемориального ордера, выписанного бухгалтерским работником.

Другие бланки строгой отчетности и разные документы и ценности

выдаются из кассы на основании переданных внутренним порядком в кассу

мемориальных ордеров. На ордерах делается расписка получателя бланков,

ценностей и документов.

При работе с бланками строгой отчетности рекомендуется

осуществлять контроль за получением, хранением, выдачей и использованием

бланков строгой отчетности, обеспечивающий своевременное и полное отражение

их движения в учете. Пачки (посылки) с бланками строгой отчетности

проверяются. Бланки в пачках с поврежденной упаковкой пересчитываются

полистно. При обнаружении в упаковках недостач или излишков бланков

составляется акт за подписями лиц, участвовавших в приеме бланков. Бланки

строгой отчетности хранятся в хранилище ценностей. При выдаче бланков

строгой отчетности для использования производится полистный пересчет

бланков, проверка правильности их нумерации, а также приемка по качеству. О

выявленных при этом недостачах и излишках бланков, а также об обнаружении в

них дефектов составляются акты и вносятся исправления в учете.

Аналитический и синтетический учет.

Аналитический учет.

Документами аналитического учета являются:

1. Лицевые счета.

Лицевым счетам присваиваются наименования и номера. Номер лицевого

счета должен однозначно определять его принадлежность конкретному клиенту и

целевому назначению. По истечении отчетного года разрешается новым счетам

клиентов присваивать номера лицевых счетов, закрытых в отчетном году. В

лицевых счетах должны показываться:

- дата предыдущей операции по счету,

- входящий остаток на начало дня,

- обороты по дебету и кредиту, отраженные по каждому документу

(сводному документу),

- остаток после отражения каждой операции (по усмотрению кредитной

организации) и на конец дня.

Лицевые счета ведутся на отдельных листах (карточках), в книгах либо

в виде электронных баз данных (файлов, каталогов), сформированных с

использованием средств вычислительной техники. В реквизитах лицевых счетов

должны отражаться:

- дата совершения операции,

- номер документа,

- вид (шифр) операции,

- номер корреспондирующего счета, суммы - отдельно по дебету и

кредиту,

- остаток и другие реквизиты.

В соответствии с Федеральным законом "О банках и банковской

деятельности" порядок открытия, ведения и закрытия банком счетов клиентов,

как в рублях, так и в иностранной валюте, устанавливается Банком России.

Для открытия счета клиент представляет необходимые документы юридической

службе кредитной организации, которая проверяет правильность оформления

документов, оформляет договор банковского счета. Сформированное юридическое

дело хранится в юридической службе. Иной порядок и место хранения

юридического дела может устанавливаться внутренним регламентом кредитной

организации.

Для открытия счета в бухгалтерию (главному бухгалтеру, его

заместителю, начальнику отдела - в зависимости от порядка, установленного в

банке) представляется распоряжение руководства банка об открытии счета с

приложением карточки образцов подписей должностных лиц, имеющих право

распоряжаться счетом, и оттиска печати, заверенной в установленном порядке.

В распоряжении должен быть указан владелец счета, номер и дата договора

банковского счета, порядок и периодичность выдачи выписок счета.

Распоряжение после открытия счета с отметкой должностных лиц бухгалтерии,

указанных выше, передается в юридическую службу для помещения в юридическое

дело клиента.

Необходимое количество экземпляров карточек образцов подписей и

печати для использования в работе ксерокопирует кредитная организация.

Ксерокопии заверяет своей подписью главный бухгалтер кредитной организации

или его заместитель.

Открытые счета клиентам регистрируются в книге регистрации открытых

счетов. В этой книге должны быть следующие данные:

- дата открытия счета;

- дата и номер договора об открытии счета;

- наименование клиента;

- наименование (цель) счета;

- номер лицевого счета;

- порядок и периодичность выдачи выписок счета;

- дата сообщения налоговым органам, фондам об открытии счета;

- дата закрытия счета;

- примечание.

В книге для каждого номера и наименования счета второго порядка

открываются отдельные страницы, которые пронумеровываются, прошнуровываются

и опечатываются. Книга заверяется подписью главного бухгалтера или его

заместителя и хранится у главного бухгалтера в несгораемом шкафу (сейфе).

Лицевые счета, открываемые не клиентам, а для учета имущества,

расчетов, участия, капитала, доходов, расходов, результатов деятельности и

т.п., также регистрируются в книге регистрации открытых счетов по

внутрибанковским операциям.

Учетной политикой кредитной организации может быть предусмотрено

ведение книги регистрации лицевых счетов в электронном виде и подписание ее

аналогами собственноручной подписи главного бухгалтера или его заместителя,

при этом должны быть обеспечены меры защиты информации от

несанкционированного доступа. В этом случае из ЭВМ ежедневно

распечатываются отдельные ведомости вновь открытых и закрытых счетов,

которые подшиваются в отдельное дело и хранятся у главного бухгалтера или

его заместителя. На каждое первое число года, следующего за отчетным, а при

необходимости - в другие сроки в течение года, ведущаяся в ЭВМ книга

регистрации счетов выдается на печать. Отдельные листы книги сшиваются,

пронумеровываются, скрепляются печатью и подписываются главным бухгалтером.

Сформированная книга регистрации действующих счетов сверяется с ведомостями

открытых и закрытых счетов, прошнуровывается, опечатывается, подписывается

главным бухгалтером или его заместителем и сдается в архив. При

необходимости кредитная организация может вести несколько книг регистрации

счетов по потребности банка, с обязательной сквозной нумерацией каждой

страницы по всем книгам.

Внесение изменений в книгу учета лицевых счетов клиентов может

осуществляться только с разрешения главного бухгалтера либо его

заместителя.

После открытия счета, завизированные главным бухгалтером или его

заместителем либо другим лицом, которому предоставлено это право, карточки

образцов подписей и оттиска печати с указанием на них порядка и

периодичности выдачи выписок счета передаются соответствующим работникам

банка. При временной замене документов (карточек с образцами подписей,

печати и других) по действующим счетам клиентов документы принимаются

главным бухгалтером или по его поручению заместителем главного бухгалтера

либо начальником отдела, которые проверяют документы и заверяют их своей

подписью.

В случае закрытия счета, а также при изменении наименования

предприятия, организации, учреждения либо номера счета владелец счета

обязан возвратить кредитной организации чековые книжки с оставшимися

неиспользованными чеками и корешками при заявлении, в котором указываются

номера возвращаемых неиспользованных чеков. Если счет закрывается, то в

этом заявлении должно содержаться подтверждение остатка средств на счете на

день закрытия и указание, куда перечислить остаток средств.

Лицевые счета клиентов печатаются применительно к действующим формам

бланков в двух экземплярах, которые передаются в бухгалтерию. Второй

экземпляр является выпиской из лицевого счета и предназначается для выдачи

или отсылки клиенту. Лицевые счета, выписки из которых клиентам не

выдаются, печатаются в одном экземпляре. Лицевые счета, ведущиеся в виде

электронных баз данных, распечатываются для выдачи клиенту в виде выписки,

если иное не предусмотрено договором с клиентом. Выписки из лицевых счетов,

распечатанные с использованием средств вычислительной техники, выдаются

клиентам без штампов и подписей работников кредитной организации. Если по

каким-либо причинам счет велся вручную или на машине, кроме ЭВМ, то выписки

этих счетов, выдаваемые клиентам, оформляются подписью бухгалтерского

работника, ведущего счет, и штампом кредитной организации. В таком порядке

оформляется каждый лист выписки.

Выписки на бумажных носителях выдаются в порядке и сроки, указанные в

карточках образцов подписей и оттиска печати. На лицевом счете (первом

экземпляре) бухгалтерским работником ставится штамп

"Выписка выдана за "__" ____ г. в порядке ______________.

Подпись работника кредитной организации ____________

Дата "__" ___________________ г.

По суммам, проведенным по кредиту, к выпискам из лицевых счетов

должны прилагаться документы (их копии), на основании которых совершены

записи по счету.

На документах, прилагаемых к выпискам, должен проставляться штамп и

календарный штемпель даты провода документа по лицевому счету. Штамп

проставляется только на основном приложении к выписке. На тех

дополнительных документах, которые поясняют и расшифровывают содержание и

общую сумму операций, обозначенных в основном приложении, штамп не

ставится. В случае если прилагаемые к выпискам документы, на основании

которых совершены записи по счету, предъявляются клиенту в электронном

виде, то указанные документы:

- подписываются аналогами собственноручной подписи уполномоченного

лица;

- содержат дату провода документа по лицевому счету.

Владелец счета обязан в течение 10 дней после выдачи ему выписок

письменно сообщить кредитной организации о суммах, ошибочно записанных в

кредит или дебет счета. При непоступлении от клиента в указанные сроки

возражений совершенные операции и остаток средств на счете считаются

подтвержденными.

В случае утери клиентом выписки из лицевого счета ее дубликат может

быть выдан клиенту только с письменного разрешения руководителя банка или

его заместителя по заявлению клиента, в котором он обязан указать причины

утраты выписки, подписанному руководителем и главным бухгалтером

организации, физическим лицом - владельцем счета. На титульной части

дубликата делается надпись:

"Дубликат выписки за "__" ___________________ г.".

Дубликат выписки подписывается бухгалтерским работником и главным

бухгалтером или его заместителем, или начальником отдела, скрепляется

оттиском печати банка и выдается представителю клиента под расписку на

заявлении.

На титульной части лицевого счета, по которому составлен дубликат,

делается надпись:

"__" _______________ г. Выдан дубликат выписки".

Эта надпись скрепляется подписями главного бухгалтера или его

заместителя.

После выдачи (высылки) выписок клиентам лицевые счета за отчетный

месяц брошюруются в пачки в возрастающем порядке номеров счетов по

балансовым и внебалансовым счетам и сдаются в архив. База данных лицевых

счетов в ЭВМ ведется с обязательным дублированием, как минимум на двух

различных носителях, и должна обеспечивать сохранение информации в течение

срока, установленного для хранения соответствующих документов.

2. Бухгалтерский журнал.

Бухгалтерский журнал, предназначен для регистрации всех операций,

проведенных за день по документам, в том числе изготовленным программным

путем в кредитной организации. Журнал ведется в двух экземплярах. Первый

экземпляр прилагается к ежедневному балансу, второй - в бухгалтерские

документы дня.

Кассовые журналы составляются в порядке, установленном по кассовой

работе, в двух экземплярах, один из которых помещается в кассовые документы

дня, второй приобщается к бухгалтерскому журналу.

3. Ведомость остатков по счетам первого, второго порядка, лицевым

счетам, балансовым и внебалансовым.

Ведомость составляется ежедневно. По решению руководства кредитной

организации ведомость остатков в разрезе лицевых счетов по счетам,

требующим конфиденциальности, составляется отдельно. В общую ведомость

остатков включаются итоги по этим счетам.

4. Ведомость остатков размещенных (привлеченных) средств.

Ведомость ведется по счетам, по которым определены сроки размещения

(привлечения) средств, программным путем ежедневно и выдается на печать из

ЭВМ по мере необходимости.

Синтетический учет.

Документами синтетического учета являются:

1. Ежедневная оборотная ведомость.

Ежедневная оборотная ведомость составляется по балансовым и

внебалансовым счетам, Внутри месяца обороты показываются за день. Кроме

этого, на 1 число составляется оборотная ведомость за месяц, на квартальные

и годовые даты - нарастающими оборотами с начала года.

2. Ежедневный баланс.

Ежедневный баланс по операциям, совершаемым непосредственно кредитной

организацией, должен быть составлен за истекший день до 12 часов местного

времени на следующий рабочий день, сводный баланс с включением балансов

филиалов составляется до 12 часов следующего рабочего дня после составления

баланса по операциям, непосредственно выполняемым кредитной организацией.

Обработка документов синтетического и аналитического учета.

Балансы и оборотные ведомости подписываются после их рассмотрения

руководителем кредитной организации, главным бухгалтером или по их

поручению - заместителями. Бухгалтерский журнал, ведомость остатков по

счетам, ведомость остатков размещенных (привлеченных) средств подписываются

после рассмотрения главным бухгалтером или по его поручению - заместителем

главного бухгалтера.

Суммы, отраженные по счетам аналитического учета, должны

соответствовать суммам, отраженным по счетам синтетического учета. Это

должно достигаться устойчивым программным обеспечением, одновременным

отражением в ЭВМ, как сказано выше, операций во взаимосвязанных регистрах

бухгалтерского учета.

Перед подписанием баланса главный бухгалтер или по его поручению

работник банка должен сверить:

- соответствие оборотов по итогу, отраженным в бухгалтерском журнале,

оборотам, показанным в оборотной ведомости;

- соответствие остатков по счетам второго порядка, отраженным в

балансе, остаткам, показанным в оборотной ведомости, ведомости остатков по

счетам;

- соответствие остатков по счетам второго порядка, отраженным в

ведомости остатков по счетам, остаткам, показанным в ведомости остатков

размещенных (привлеченных) средств.

О произведенной сверке делается соответствующая запись в балансе

перед подписями должностных лиц. Если по поручению главного бухгалтера

сверку производил бухгалтерский работник, то он визирует надпись о

произведенной сверке.

При выявлении расхождений выясняются причины этого расхождения и

принимаются меры к их устранению. Если необходимо сделать исправительные

проводки, то они делаются в установленном порядке.

Исправление ошибки совершается в момент ее обнаружения.

Перепечатывание материалов аналитического и синтетического учета не

допускается.

Контроль документооборота.

Организация внутреннего контроля.

В банковской практике по операциям, требующим дополнительного

контроля, не допускается их единоличное совершение одним бухгалтерским

работником. В бухгалтерии кредитной организации должны быть работники, на

которых возлагается обязанность осуществления последующего контроля

совершенных бухгалтерских, включая кассовые, операций.

Кредитная организация должна организовывать и осуществлять внутренний

контроль, обеспечивающий надлежащий уровень надежности, соответствующий

характеру и масштабам проводимых бухгалтерских операций.

Контроль осуществляется при открытии счетов, приеме документов к

исполнению, а также на всех этапах обработки учетной информации, совершения

операций и отражения их в бухгалтерском учете.

Контроль должен быть направлен на:

- обеспечение сохранности средств и ценностей;

- соблюдение клиентами положений по оформлению документов;

- своевременное исполнение распоряжений клиентов на перечисление

(выдачу) средств;

- перечисление и зачисление средств в точном соответствии с

реквизитами, указанными в платежных (расчетных) документах, принимаемых к

исполнению.

Методы и технические средства, применяемые для осуществления

внутреннего контроля, определяет сама кредитная организация, исходя из

конкретных условий работы, характера операций и их объема.

Контроль осуществляется путем визуальной проверки документов,

оформленных на бумажном носителе (бланке), с последующей сверкой счетным

методом равенства оборотов по дебету и кредиту.

При приеме денежно - расчетных документов на бумажных носителях

ответственный исполнитель (бухгалтер, контролер) обязан проверить,

соответствует ли документ установленной форме бланка, заполнены ли все

предусмотренные бланком реквизиты, правильность указания банковских

реквизитов, соответствуют ли печать и подписи распорядителя счетом

заявленным кредитной организацией образцам.

При этом оформление документа и его проверка удостоверяются

собственноручной подписью бухгалтерского работника и контролера, а в

необходимых случаях - подписями других должностных лиц. В установленных

случаях подпись заверяется печатью (штампом).

Проверка наличия на расчетно-денежных документах соответствующих

подписей работников банка, уполномоченных осуществлять те или иные

операции, возлагается на работников, занятых передачей документов

(информации) на обработку. В кредитных организациях, учет которых

механизирован на вычислительных машинах, эта проверка возлагается на

старшего по должности работника приказом руководителя кредитной

организации.

Для выполнения указанной проверки составляются перечни операций,

подлежащих дополнительному контролю со стороны должностных лиц банка.

Перечни, а также образцы подписей работников банка, выполняющих контрольные

функции, должны находиться у работников, осуществляющих указанный контроль.

Право подписания расчетно-денежных документов, предоставляемое

банковским работникам, оформляется распоряжением руководителя банка.

Право контрольной (первой) подписи без ограничения суммой операций на

расчетно-денежных документах, подлежащих дополнительному контролю, имеют по

должности руководители и главные бухгалтеры кредитных организаций или по их

поручению доверенные лица.

Работники банка, которые подписали какой-либо расчетно-денежный

документ, не имея на то права, отвечают за этот проступок в дисциплинарном

порядке, а при наличии в их действиях состава преступления привлекаются к

уголовной ответственности. В таком же порядке несут ответственность

работники банка, имеющие право подписи, в случае превышения ими своих

Страницы: 1, 2, 3, 4