Делопроизводство в бухгалтерии

Известно, что к некоторым первичным документам и учетным регистрам

приходится обращаться и через несколько лет после их составления (например,

при проведении судебно-бухгалтерской экспертизы, проведении документальной

налоговой проверки или ревизии).

Первичные документы, учетные регистры, бухгалтерские балансы и отчеты

подлежат обязательному хранению в соответствии с установленным порядком,

обеспечивающим быстроту и удобство поиска необходимого документа. Сроки

хранения бухгалтерских документов установлены "Перечнем типовых документов,

образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения",

утвержденным Главным архивным управлением при Совете Министров СССР 15

августа 1988 года, с учетом изменений, внесенных Государственной налоговой

службой РФ и Федеральной архивной службой 27 июня 1996 года.

Сроки хранения документов дифференцированы в зависимости от их

значимости:

. срок 1 год установлен для хранения переписки о сроках предоставления

бухгалтерской и финансовой отчетности;

. 5 лет хранятся квартальные балансы и отчеты органи~аций с

объяснительными записками, протоколы заседаний по рассмотрению и

утверждению квартальных балансов и отчетов, главная книга, контрольные

книги, журналы, ведомости, вспомогательные книги и картотеки

системного и внесистемного учета, шахматные журналы, кассовые книги,

книги и картотеки подотчетных лиц, оборотные и накопительные ведомости

по аналитическим и синтетическим балансовым счетам, кассовые

оправдательные документы, акты документальных ревизий финансово-

хозяйственной деятельности организаций и материалы к ним, первичные

документы к ним, первичные документы, фиксирующие факты совершения;

. 10 лет хранятся годовые балансы и отчеты организаций с объяснительными

записками, передаточные и разделительные балансы, ликвидационные

балансы с приложениями и объяснительными записками, протоколы

заседаний комиссий по рассмотрению и утверждению годовых бухгалтерских

балансов и отчетов, инвентарные описи, сличительные ведомости,

протоколы заседаний инвентаризационных комиссий по рассмотрению

сличительных ведомостей, другие материалы по инвентаризации зданий,

сооружений, книги по учету зданий и сооружений;

. 75 лет хранятся лицевые счета рабочих и служащих. При отсутствии

лицевых счетов расчетные ведомости на выдачу заработной платы должны

храниться тоже в течение 75 лет.

Паспорта зданий, сооружений и оборудования хранят до списания с баланса.

При прекращении деятельности организации документы, связанные с начислением

и выплатой заработной платы персоналу, подлежат обязательной сдаче в

государственные архивы.

Рабочий план счетов бухгалтерского учета, другие документы учетной

политики, процедуры кодирования, программы машинной обработки данных (с

указанием сроков их пользования) должны храниться организацией не менее 5

лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской

отчетности в последний раз.

Для хранения однородных документов заводятся дела в соответствии с

номенклатурой. Номенклатура дел должна быть в каждом структурном

подразделении, включая бухгалтерию. Номенклатуры дел структурных

подразделений объединяются в сводную номенклатуру всей организации. В дела

должны помещаться документы, которые своей содержательной частью

соответствуют заголовку дела.

Документы, помещенные в дело, должны быть оформлены. в соответствии с

требованиями нормативных актов.

Принципы формирования дел бухгалтерского архива:

V первичные документы хранятся отдельно от регистров бухгалтерского

учета;

V каждая партия первичных документов за текущий месяц, относящаяся к

тому или иному регистру бухгалтерского учета, комплектуется отдельно в

хронологическом порядке и сопровождается справкой для архива, в

которой указывается месяц и год, шифр синтетического счета, номера

документов и количество листов;

V кассовые документы, авансовые отчеты, выписки банка с относящимися к

ним документами, другие документы (например, счета-фактуры) должны

быть подобраны в хронологическом порядке и по окончании текущего

месяца переплетены.

В папке должно содержаться до 250 листов, толщиной не более 4 см.

Документы постоянного и временного сроков хранения группируются в дела

отдельно; отдельно хранятся годовые планы и отчеты - от квартальных и

месячных; подлинники - отдельно от копий; в дело должно быть включено по

одному экземпляру каждого документа. При наличии в деле документов за

несколько месяцев их разделяют листами бумаги с указанием месяца. После

составления заголовков дел и установления сроков хранения каждого дела

производится систематизация заголовков. Они в номенклатуре должны быть

расположены в определенной последовательности, исходя из важности

документов и их взаимосвязи.

Сложились определенные правила группировки в дела по видам документов и их

хронологии. Первыми помещают дела с организационно-распорядительными

документами вышестоящих организаций, затем идут дела с организационно-

распорядительными документами самой организации (положения, приказы,

распоряжения, уставы, инструкции и т.д.) С приложениями к ним.

Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по

личному составу. Документы к приказам по основной деятельности группируются

и подшиваются отдельно. Приказы по личному составу группируются в дела в

соответствии с установленными сроками их хранения. Документы, являющиеся

основание для создания приказа по личному составу, подшиваются в личные

дела сотрудников или образуют самостоятельное дело приложений к данным

приказам.

Отчетные документы хранятся в делах того года, к которому они относятся по

своему содержанию, независимо от времени их составления или даты получения.

Так, отчет за 2001 год, составленный в 2002 году, должен быть отнесен к

2001 году.

Лицевые счета работников организации по заработной плате группируются

в самостоятельные дела и располагаются в них в порядке алфавита фамилий.

Протоколы - заседаний собраний акционеров организации группируются по

хронологии и порядку номеров. Документы, подготовленные к заседаниям,

помещаются после протоколов в последовательности рассмотрения вопросов.

Переписка группируется за календарный год и систематизируется в

хронологической последовательности: документ-ответ помещается за документом-

запросом.

В дело подшиваются только те документы, которые предусмотрены в нем

номенклатурой. Если появились новые документы, не предусмотренные

номенклатурой, то заводится самостоятельное дело, название которого

записывается в номенклатуру под резервным номером. Для дел, содержащих

ценные документы, может составляться и по мере надобности постоянно

дополняться внутренняя опись, которая помещается в начале дела. Внутренняя

опись может содержать следующие грифы: номера подшиваемых документов по

порядку, индексы документов, даты составления документов, заголовки

документов, количество листов в документах.

После того как будут определены все дела, заведенные в данном году,

проводится экспертиза их практической ценности. Под экспертизой понимается

работа по изучению документа с целью определения его дальнейшей судьбы.

Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов на

предприятиях и в организациях создаются экспертные комиссии (ЭК),

назначаемые приказом руководителя предприятия.

В экспертную комиссию назначаются наиболее квалифицированные работники

основных структурных подразделений предприятия. Число членов комиссии не

должно быть менее трех. Председателем комиссии назначается один из

руководителей предприятия.

В своей деятельности экспертные комиссии руководствуются

законодательными актами, а также указаниями соответствующих архивов и

типовыми перечнями документальных материалов с указанием сроков их

хранения, номенклатурами дел и указаниями руководства предприятия.

При возникновении каких-либо затруднений в экспертизе ценности документов

отдельных категорий привлекаются специалисты и консультанты. Решения

экспертной комиссии утверждаются руководством предприятия.

Отбор дел на постоянное и временное хранение и выделение к уничтожению

материалов с истекшими сроками хранения проводятся сотрудниками

предприятия.

Проверка правильности отнесения документов к делам с соответствующими

сроками хранения проводится экспертной комиссией путем полистного просмотра

каждого дела.

Не рекомендуется определять назначение документальных материалов только на

основании заголовка на обложке дела. Соответствие заголовка дела

действительному составу и содержанию его документов проверяется полистно.

На отобранные к уничтожению материалы составляются акты, которые

подписываются членами экспертной комиссии и утверждаются руководителем

предприятия. Документы, подлежащие уничтожению, вместе с относящимися к ним

контрольно-учетными карточками сдаются в упакованном виде в конторы по

заготовке вторичного сырья или на бумагоперерабатывающие фабрики.

Предприятие не имеет права уничтожать какие-либо документы до тех пор, пока

не утверждена опись документальных материалов. Если предприятие в процессе

своей деятельности не создает документальных материалов, подлежащих

передаче в государственные архивы, то соответствующий архивный орган или

вышестоящая организация по своей инициативе или по просьбе предприятия

решает вопрос о предоставлении ему права самостоятельно уничтожать

документальные материалы, утратившие практическое значение, по истечении

срока хранения.

Дела, для которых ведомственными и типовыми перечнями предусмотрены

временные сроки хранения с отметкой ЭК, включаются в самостоятельные акты

(отметка ЭК означает обязательность просмотра документов экспертной

комиссией).

Дела этой категории в архив, как правило, не сдаются.

Дела, отобранные экспертной комиссией предприятия к постоянному

хранению, выделяют в отдельную группу точно так же, как и дела для

долговременного хранения (свыше 10 лет). Опись составляется на каждую такую

группу дел и отдельно - на дела, содержащие документацию по личному составу

долговременного хранения. Кроме того, отдельная опись составляется на

специальную документацию, например, рационализаторские предложения,

технические и технологические документы.

Описи на дела постоянного хранения предприятия могут составлять по двум

вариантам с учетом их структуры и принятой формы делопроизводства. На

предприятиях с небольшим числом подразделений, использующих

централизованную форму делопроизводства; целесообразно составлять сводную

опись на все дела постоянного хранения за определенный период времени.

Опись, которая составляется ежегодно и является частью единой сводной

описи, называется годовым разделом описи и состоит из заглавного листа,

начального листа, описательных статей и итоговой записи.

Если в опись вносятся подряд дела с одинаковым содержанием и одинаковыми

названиями, то заголовок первого из них указывается полностью, а вместо

остальных аналогичных заголовков в описи пишется слово "то же".

Описи принято вести до тех пор, пока документы не будут переданы в архив

или число единиц хранения, записанных в опись, не достигнет четырехзначной

цифры. Следующая опись имеет самостоятельную нумерацию.

Законченные описи заверяются лицом, ответственным за делопроизводство, а

годовые разделы описей к тому же визируются руководителем предприятия и

подписываются председателем экспертной комиссии. Годовые разделы описей

материалов постоянного хранения составляются в четырех экземплярах. Два

экземпляра посылаются в архивный орган на утверждение. Один из этих

экземпляров, утвержденный архивным органом, возвращается на предприятие.

Описи на документальные материалы долговременного хранения составляют в

двух экземплярах, которые остаются на предприятии.

Описи на документальные материалы по личному составу и на специальную

документацию составляются за несколько лет с продолжающейся нумерацией дел.

При этом описи по личному составу заверяются инспектором по кадрам.

Все сокращения, принятые в описи, обязательно должны быть оговорены.

Сокращенные слова располагают в алфавитном порядке.

Описи документальных материалов постоянного и длительного хранения печатают

на пишущей машинке. Во всех случаях отпечатки должны быть четкими,

светоустойчивыми и несмазывающимися. Законченную опись вставляют в твердую

обложку и переплетают. Годовые разделы описи не подшивают и не переплетают,

а хранят для удобства пользования в папке с клапанами и завязками.

Для организации хранения, учета и практического использования законченных

делопроизводством документов на предприятии создается архив. Архив

предприятия принимает документы только после проведения экспертизы.

Законченные делопроизводством материалы остаются в течение года в

структурном подразделении для текущей справочной работы.

Прием архивом документальных материалов от других организаций оформляется

актом сдачи материалов. Все документы, накапливающиеся в процессе

деятельности предприятия или его структурных подразделений, составляют

документальный фонд предприятия, и, поэтому название предприятия

одновременно является названием документального фонда.

Архив предприятия ведет учет документальных материалов по фондам и единицам

хранения. Для обеспечения сохранности документов периодически в сроки,

устанавливаемые руководителем предприятия, но не реже одного раза в 10 лет

проводится проверка наличия и состояния материалов. Для этой цели приказом

руководителя предприятия создается специальная комиссия. С целью наиболее

полного раскрытия содержания документов, хранящихся в архиве, создаются

каталоги документальных материалов. Каталог является справочником о всех

материалах, имеющихся в архиве. В зависимости от содержания документов

каталоги могут быть предметными, тематическими, систематическими, по

номенклатуре дел и др.

Для раскрытия содержания единиц хранения, сформированных из постановлений,

протоколов и других документов, составляются указатели содержания

документальных материалов. Указатели могут быть тематическими, предметными,

хронологическими и именными.

Категорически запрещается выдавать документальные материалы, хранящиеся в

архиве, для работы вне организации. Выдача документов из архива

производится только по распоряжению главного бухгалтера. В таких случаях

место выданного документа занимает лист-заместитель, а место выданного дела

- карта-заместитель. В заместителях указывается когда, кому и на какой срок

выдан документ (или дело), название документа (дела), количество выданных

листов, расписка получателя.

На основании хранящихся документов архив предприятия выдает архивные

справки, копии и выписки. Архивной справкой называется составление архивом

и официально заверенное предприятием письменное сообщение о том, какие

сведения и в каких именно документах, хранящихся в данном архиве, имеются

по существу запроса. Справки могут быть биографическими, содержащими

сведения об определенном лице, и тематическими, содержащими сведения по

какому-либо вопросу или теме. В тематической справке изложение дается в

хронологическом порядке событий.

Всем предприятиям и учреждениям справки выдаются только на основании

письменного запроса.

Отдельным гражданам могут выдаваться архивные справки биографического

характера: о трудовом стаже, о зарплате, о специальном образовании и т.п.

Такие справки выдаются на основании письменных заявлений, в которых

должно быть точно указано, для какой цели или для предъявления в какое

учреждение требуется архивная справка.

Если архивная справка составляется на основании незаверенных документов, то

в ней указывается: "незавершенная копия", "неподписанный приказ" и т.п.

Архивные справки составляются по установленной форме. Никакие сведения,

выходящие за пределы запроса, в архивную справку не включаются. Архивная

копия дословно воспроизводит весь текст подлинного документа, хранящегося в

архиве. Такая копия заверяется.

Архивной выпиской называется дословное воспроизведение части текста

документа, относящееся к определенному вопросу, факту или лицу. Архивная

выписка заверяется и является удостоверение того, что подлинник хранится в

данном архиве.

Подлинные личные документы, например, свидетельство о присвоении

квалификации, невостребованные в свое время трудовые книжки, выдаются их

владельцам на основании письменных заявлений.

Желательно, чтобы помещение, в котором хранятся документы, было изолировано

от других помещений. Оно должно быть сухим, безопасным в пожарном отношении

и гарантировано от затопления. Окна первого этажа следует заделать

металлическими решетками. Никаких печей и дымоходов в

помещении не должно быть. Освещение только электрическое.

Распределительные щитки, предохранительные пробки и рубильники не следует

устанавливать в архивном помещении.

Помещение архива оборудуется необходимыми противопожарными средствами, а

между сотрудниками заранее распределяются обязанности на случай пожара.

В случае пропажи или гибели документов приказом руководителя организации

создается комиссия по расследованию этих фактов и выявлению виновных. В

состав комиссии должны включаться работники незаинтересованных организаций,

милиции, пожарного надзора жилищно-коммунальной организации и др.

Результаты работы комиссии оформляются актом, который утверждается

руководителем организации, а копия акта передается в налоговый орган.

Отсутствующие документы должны быть восстановлены.

Главный бухгалтер или другое должностное лицо организации вправе с

разрешения и в присутствии представителей органов, производящих изъятие

документов, снять с них копии с указанием основания и даты изъятия.

Изъятие первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета,

документов, свидетельствующих о финансово-хозяйственной деятельности

организации и о предполагаемом совершении преступлении, производится с

участием понятых и, как правило, в присутствии законного представителя

организации.

Изъятию подлежат копии документов, которые подписываются представителем

бухгалтерии и заверяются печатью организации. О производстве изъятия

документов составляется акт, в котором перечисляются изъятые документы, или

к акту прилагается опись с точным указанием наименования, количества и

индивидуальных признаков документов.

Все изымаемые документы предъявляются понятым и представителю организации,

у которой произведено изъятие, о чем делается запись в акте. Акт

подписывается сотрудником органов, производящих изъятие документов,

понятыми и представителем организации, у которой произведено изъятие.

Копия акта об изъятии вручается организации, у которой произведено изъятие,

под расписку.

В тех случаях, когда имеются достаточные основания полагать, что подлинники

документов будут уничтожены, сокрыты, исправлены или заменены, может

производиться изъятие подлинных документов. При изъятии указанных

документов с них изготавливаются копии, которые передаются организации, у

которой они изымаются.

Ответственность за утрату органами дознания, следствия, суда подлинников

документов наступает в соответствии с действующим законодательством

Российской Федерации.

При отказе представителя организации, у которой произведено изъятие, от

подписи или заверения печатью копий изымаемых документов и получения копии

акта об изъятии документов (копий) об этом производится запись в акте

изъятия или составляется отдельный акт, удостоверяемый подписями

должностных лиц, производящих изъятие документов, и понятыми.

К сожалению, приходится констатировать, что бухгалтерские архивы в

организациях в большинстве случаев ведутся плохо.

Список литературы

Страницы: 1, 2, 3