Аудит с подотчетными лицами

это право, утвержденному руководителем предприятия.

Процедура 1.1.2 — проверка получения подотчетных сумм денежных средств

лицам, не отчитавшимся по ранее полученным авансам.

Процедура 1.1.3. — проверка соответствия фактического расходования

подотчетных сумм целям на которые они выданы.

Процедура 1.1.4. — наличие подотчетных лиц в штате предприятия.

Процедура 1.1.5. — проверка правильности списания подотчетных сумм за счет

чистой прибыли предприятия. В случаях, когда решением руководителя

предприятия сумма, выданная под отчет, не возвращена и списывается за счет

чистой прибыли, аудитору необходимо удостовериться в том, что, во-первых,

решение о списании действительно существует, во-вторых, что с подотчетных

сумм удержан подоходный налог, а также начислены все соц. фонды.

Процедура 2.1.1 — проверка полноты оправдательных документов по

командировкам, приложенных к авансовым отчетам.

Процедура 2.1.2. — проверка наличия приказов о направлении работников в

командировку.

Процедура 2.1.3 — проверка правильности возмещения командировочных

расходов. Нормы возмещения командировочных расходов определены:

ПИСЬМОМ Минфина РФ от 27.07.92 N 61 (ред. от 27.05.96) "ОБ ИЗМЕНЕНИИ НОРМ

ВОЗМЕЩЕНИЯ КОМАНДИРОВОЧНЫХ РАСХОДОВ С УЧЕТОМ ИЗМЕНЕНИЯ ИНДЕКСА ЦЕН" — в

пределах РФ — суточные (22 руб.), расходы по найму жилья (145 руб.; без

документов — 4,5 руб.);

ПИСЬМОМ Минфина РФ от 16.12.93 N 11-02-49 (ред. от 29.03.96) и ПИСЬМОМ

Минфина РФ от 26.04.93 N 52 (ред. от 01.08.94) — соответственно суточные и

расходы по найму жилья при загранкомандировках (в зависимости от страны);

ПИСЬМО Минфина РФ от 27.12.96 N 110 "О РАЗМЕРАХ ВЫПЛАТЫ СУТОЧНЫХ ПРИ

КРАТКОСРОЧНЫХ КОМАНДИРОВКАХ НА ТЕРРИТОРИИ РЯДА ЗАРУБЕЖНЫХ СТРАН" — нормы

суточных при командировках во все страны — бывшие республики СССР.

Процедура 2.1.4. — проверка правильности ведения учета командировочных

расходов в пределах норм и сверх норм.

Процедура 2.2.1 — проверка удержания подоходного налога с сумм превышения

командировочных расходов сверх установленных норм. Кроме того, со

сверхнормативных расходов начисляют взносы в Пенсионный фонд, Фонд

обязательного медицинского страхования и в Фонд занятости населения (в Фонд

социального страхования отчисления не производятся). При оплате работникам

расходов на краткосрочные командировки как внутри страны, так и ее пределы,

в облагаемый доход работника не включаются:

суточные в пределах норм, установленных законодательством;

расходы по найму жилья в пределах норм;

фактически произведенные и документально подтвержденные расходы на проезд

до места назначения и обратно, сбор за услуги аэропортов, страховые и

комиссионные сборы, расходы на проезд на аэродром или вокзал в местах

отправления, назначения или пересадок (кроме проезда на такси), на провоз

багажа, пользование постельными принадлежностями в поезде, расходы по

получению загранпаспорта и виз, прописке загранпаспорта, а также по обмену

чека в банке не наличную иностранную валюту.

Процедура 2.2.2 — проверка правильности выделения НДС в сумме

командировочных расходов. Суммы НДС выделяют по

проезду к месту служебной командировки и обратно;

затратам на пользование в поездах постельными принадлежностями;

хранению багажа;

расходам по найму жилого помещения в пределах норм.

Процедура 3.1.1 — проверка правильности отражения в учете НДС по

приобретенными подотчетным лицами материальным ценностям. НДС выделяется и

относится на счет 19 лишь при покупке ТМЦ у организаций оптовой торговли

при наличии приходного кассового ордера, накладной и счета-фактуры с

выделенной отдельной строкой НДС (ИНСТРУКЦИЯ Госналогслужбы РФ от 11.10.95

N 39 (ред. от 29.12.97) "О ПОРЯДКЕ ИСЧИСЛЕНИЯ И УПЛАТЫ НАЛОГА НА

ДОБАВЛЕННУЮ СТОИМОСТЬ"). При покупки ТМЦ в розничной торговой сети суммы

НДС не выделяются и относятся на себестоимость вместе с их стоимостью.

На многих предприятиях независимо от того, у какой организации

приобретены материальные ценности, только на основании того, что они

приобретены за наличный расчет, НДС не выделяется и вместе со стоимостью

материальных ценностей списывается на издержки производства, что приводит к

их завышению и соответственно занижению налогооблагаемой прибыли.

Процедура 4.1.1 — проверка соответствия фактических размеров

представительских расходов сметам. Представительские расходы — это затраты

предприятия по приему и обслуживанию представителей других предприятий,

организаций и учреждений (включая иностранных), прибывших для переговоров с

целью установления и поддержания взаимовыгодного сотрудничества, а также

участников, прибывших на заседание совета (правления) предприятия и

ревизионной комиссии. К представительским расходам относятся затраты,

связанные с проведением официального приема (завтрака, обеда или другого

аналогичного мероприятия) представителей (участников), их транспортным

обеспечением, посещением культурно зрелищных мероприятий, буфетным

обслуживанием во время переговоров и мероприятий культурной программы,

оплатой услуг переводчиков, не состоящих в штате предприятия.

Включение представительских расходов в себестоимость продукции (работ,

услуг) производится в пределах смет, утвержденных руководителем

предприятия, которые не должны превышать нормативно утвержденных норм (0,5

% от объема реализации (при реализации до 2 млн. руб. в год), и только при

наличии оправдательных первичных документов, в которых должны быть указаны

дата, место, программа проведения деловой встречи (приема), список

приглашенных с обоих сторон (ПИСЬМО Минфина РФ от 06.10.92 N 94 (ред. от

19.10.95) "НОРМЫ И НОРМАТИВЫ НА ПРЕДСТАВИТЕЛЬСКИЕ РАСХОДЫ, РАСХОДЫ НА

РЕКЛАМУ И НА ПОДГОТОВКУ И ПЕРЕПОДГОТОВКУ КАДРОВ НА ДОГОВОРНОЙ ОСНОВЕ С

УЧЕБНЫМИ ЗАВЕДЕНИЯМИ, РЕГУЛИРУЮЩИЕ РАЗМЕР ОТНЕСЕНИЯ ЭТИХ РАСХОДОВ НА

СЕБЕСТОИМОСТЬ ПРОДУКЦИИ (РАБОТ, УСЛУГ), И ПОРЯДОК ИХ ПРИМЕНЕНИЯ").

Процедура 4.1.2 — проверка правильности ведения аналитического учета

представительских расходов в пределах и сверх норм.

Процедура 5.1.1 — проверка правильности выведения остатков на конец

отчетного периода по расчетам с подотчетными лицами. Задолженность

подотчетных лиц предприятию и предприятия подотчетным лицам должна быть

показана в регистрах учета развернуто.

Процедура 6.1.1 — проверка соответствия записей в авансовых отчетах и

журнале-ордере № 7.

3.1.3. Проверка документов по расчетам с подотчетными

лицами по форме

Проверка документов по расчетам с подотчетными лицами по форме

осуществляется аудитором с использованием специальной карточки, приведенной

в Приложении 3.

При тестировании документов на наличие ошибок аудитору достаточно

выявить пять одинаковых нарушений чтобы сделать вывод о значительном

распространении данной ошибки. Дальнейший поиск таких несоответствий можно

опустить.

Для проверки правильности отражения операций по расчетам с

подотчетными лицами аудитор контролирует арифметическую точность и

отслеживает взаимоувязку данных аналитического и синтетического учета.

Схема такого анализа приведена ниже в Приложении 4.

Взаимоувязка аналитический и синтетический данных учета будет зависеть

от формы ведения учета на предприятии. Допустим применяется

компьютеризованная форма учета, следовательно необходимость в блоках № 4 и

5 схемы исчезает, поскольку расчет данных по синтетическим счетам и

формирование оборотно-сальдовой ведомости производится автоматически

бухгалтерской программой. В данном случае надо сосредоточить внимание на

правильности занесения проводок по расчетам с подотчетными лицами в ЭВМ, а

также правильность составления формы № 1 «Бухгалтерский баланс» на основе

машинограммы «Оборотно-сальдовая ведомость» за отчетный период.

(Бухгалтерская программа «1С:Бухгалтерия» позволяет автоматически по данным

журнала хозяйственных операций формировать готовую форму № 1, однако в этом

случае лучше с удвоенной внимательностью сверить данные Баланса с данными

оборотной ведомости, поскольку Баланс будет формироваться верно лишь после

тщательной отладки алгоритма этой процедуры и соблюдения определенных

правил отражения операций.)

3.1.4. Проверка расчетов с подотчетными лицами по содержанию

При проверке расчетов по содержанию аудитору следует помнить следующие

ключевые моменты.

Предельные сроки командировки. В соответствии с п.1 ИНСТРУКЦИИ Минфина

СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 07.04.88 N 62 "О СЛУЖЕБНЫХ КОМАНДИРОВКАХ

В ПРЕДЕЛАХ СССР" служебной командировкой признается поездка работника по

распоряжению руководителя предприятия на определенный срок в другую

местность для выполнения служебного поручения вне места его постоянной

работы (кроме служебных поездок работников, работа которых протекает в пути

или носит разъездной либо подвижной характер). Максимальные сроки

командировки работников устанавливаются п.4 Инструкции — 40 дней (не считая

времени нахождения в пути), а минимальные сроки не установлены.

При загранкомандировках таких ограничений нет, однако начиная 61 дня

нахождения работника в командировке суточные ему будут начисляться по

ставкам, установленным для работников загранучреждений РФ при командировках

в пределах государства, где находится загранучреждение (ПИСЬМО Минфина РФ

от 16.12.93 N 11-02-49 (ред. от 29.03.96) "О РАЗМЕРАХ И ПОРЯДКЕ ВЫПЛАТЫ

СУТОЧНЫХ ПРИ КРАТКОСРОЧНЫХ КОМАНДИРОВКАХ НА ТЕРРИТОРИИ ИНОСТРАННЫХ

ГОСУДАРСТВ").

Отнесение командировочных расходов на затраты производства. Для того,

чтобы командировка была правильно оформлена необходимы документы:

внутренний приказ директора о направлении в командировку;

авансовый отчет с приложением документального подтверждения расходов;

утвержденный директором отчет о командировке, закрытое командировочное

удостоверение.

Нельзя считать командировочными расходы лиц, работающих на предприятии

по договору подряда. Договор подряда относится к числу гражданско-правовых

договоров, и его действие регулируется нормами гражданского права.

Следовательно, на лиц, заключивших договор подряда, не распространяется

законодательство о труде. В связи с этим командировочные расходы граждан,

работающих по договору подряда, не относятся к числу компенсационных

выплат, предусмотренных ст.116 КЗоТ РФ, а являются доходом, подлежащим

налогообложению в общепринятом порядке.

Отнесение на затраты транспортных расходов, связанных с командировкой.

В соответствии с Порядком ведения кассовых операций работнику

компенсируются только транспортные расходы по проезду до места командировки

и обратно. Транспортные расходы, производимые работником в процессе

нахождения в командировке могут быть компенсированы только по приказу

руководителя с отнесением за счет чистой прибыли предприятия.

Пересчет расходов по загранкомандировкам в рубли. В соответствии с

ПОЛОЖЕНИЕМ ПО БУХГАЛТЕРСКОМУ УЧЕТУ "УЧЕТ ИМУЩЕСТВА И ОБЯЗАТЕЛЬСТВ

ОРГАНИЗАЦИИ, СТОИМОСТЬ КОТОРЫХ ВЫРАЖЕНА В ИНОСТРАННОЙ ВАЛЮТЕ" (утверждено

ПРИКАЗОМ Минфина РФ от 13.06.95 N 50) расходы в иностранной валюте

пересчитываются в рубли по курсу ЦБ, установленному на дату составления

авансового отчета, а не на дату фактического расходования средств

подотчетным лицом.

3.2. Типичные нарушения при осуществлении расчетов с подотчетными

лицами

Нередко в организациях допускаются ошибки в расчетах с подотчетными

лицами вследствие небрежного ведения бухгалтерского учета и отсутствия

контроля за расчетами с работниками. Основные нарушения (злоупотребления,

хищения, ошибки, несоответствия установленному порядку) в области расчетов

с подотчетными лицами могут быть классифицированы следующим образом:

1. Нарушение порядка выдачи подотчетных сумм

1.1. Отсутствует приказ руководителя, устанавливающий порядок

выдачи работникам подотчетным средств;

1.2. В приказе о порядке выдачи подотчетных средств не

установлен круг лиц, имеющих право на получение денег под отчет,

или не указаны размеры подотчетных сумм, а также сроки их

возращения;

1.3. Выдача денежных средств лицам, не указанным в списке лиц,

которым в соответствии с приказом руководителя предприятия могут

быть выданы деньги и хозяйственно-операционные расходы;

1.4. Выдача денежных сумм из кассы под отчет лицам, не

являющимся работниками предприятия;

1.5. Выдача денег под отчет лицам, не рассчитавшимся по ранее

выданным авансам;

1.6. Списание подотчетных сумм за счет чистой прибыли

предприятия;

1.7. Несоответствие фактического расхода подотчетных сумм целям,

на которые они были выданы;

1.8. Допускается передача полученных под отчет наличных денег

одним работником другому;

2. Нарушения при оформлении командировочных расходов

2.1. Отсутствие приказов (распоряжений) о направлении работников

в командировку;

2.2. Отсутствие командировочных удостоверений с отметкой в месте

пребывания в командировке;

2.3. Несоблюдение установленных норм командировочных расходов;

2.4. Отсутствие приказов (распоряжений) об оплате суточных сверх

установленных норм;

2.5. Отсутствие аналитического учета командировочных расходов в

пределах норм и сверх норм;

3. Нарушение порядка налогообложения при оформлении командировочных

расходов

3.1. Нарушение порядка удержания подоходного налога и начисления

фондов социального страхования и обеспечения с сумм превышения

командировочных расходов сверх установленных норм;

3.2. Некорректное выделение налога на добавочную стоимость в

суммах командировочных расходов;

4. Нарушения при приобретении материальных ценностей, оплате работ,

услуг подотчетными лицами

4.1. Выделение сумм налога на добавленную стоимость расчетным путем

от стоимости материальных ценностей, приобретенных за наличный

расчет в розничной торговой сети;

4.2. Списание на затраты сумм налога на добавленную стоимость от

стоимости материальных ценностей, приобретенный через подотчетных

лиц у изготовителей, в оптовой торговле;

5. Нарушения порядка учета представительских расходов

5.1. Несоответствие фактического размера представительский

расходов утвержденной смете (или ее отсутствие);

5.2. Отсутствие учета представительский расходов в пределах норм

и сверх норм;

6. Нарушения порядка ведения синтетического учета расчетов с

подотчетными лицами

6.1. Некорректное составление бухгалтерских проводок по

операциям расчетов с подотчетными лицами;

6.2. Неправильное выведение остатков на конец отчетного периода;

6.3. Журнал-ордер № 7 ведется не по каждому подотчетному лицу и

выданной сумме одновременно;

6.4. Несоответствие записей в авансовых отчетах и журнале-ордере

№ 7 или других регистрах;

7. Нарушения в форме и реквизитах первичных документов

Рассмотрим подробнее ряд допускаемых организациями ошибок при выдаче

денег под отчет и контроле за их использованием.

Нарушение: неправильный порядок выдачи денег под отчет.

Нарушения данного вида возникают вследствие несоблюдения основных

принципов, установленных пунктом 11 Порядка ведения кассовых операций.

Выдача наличных денег под отчет должна осуществляться на основании

приказа руководителя организации, в котором должен быть зафиксирован круг

лиц, имеющих право на получение подотчетных сумм, указаны размеры

подотчетных сумм и сроки, на которые они выданы. Запрещается выдача

наличных денег под отчет работнику, не отчитавшемуся по ранее полученным

подотчетным средствам, а также не допускается передача выданных под отчет

денег одним работником другому.

Нарушение: в организации не проводится инвентаризация расчетов с

подотчетными лицами.

В соответствии с пунктом 15 Положения о бухгалтерском учете и

отчетности в Российской Федерации, утвержденного приказом Минфина России от

26 декабря 1994 г. № 170, для обеспечения достоверности данных

бухгалтерского учета и отчетности необходимо регулярно проводить

инвентаризацию имущества и денежных обязательств организации, в том числе

расчетов с подотчетными лицами. В частности, инвентаризация обязательна

перед составлением годовой бухгалтерской отчетности.

Пунктом 3.47 Методических указаний по инвентаризации имущества и

финансовых обязательств, утвержденных приказом Минфина России от 13 июня

1995 г. № 49, определено, что при инвентаризации подотчетных сумм

проверяются отчеты подотчетных лиц по выданным авансам с учетом их целевого

расходования, а также правильность использования и отчета по суммам

выданных авансов каждому подотчетному лицу.

При большом количестве подотчетных лиц и соответственно при выдаче

подотчетных сумм в крупных размерах несоблюдение юридическими лицами

порядка и сроков проведения инвентаризации данного вида расчетов может

привести к ряду нарушений бухгалтерского учета и налогообложения.

Так, несвоевременная сдача неизрасходованной части подотчетных сумм

влечет за собой нарушение пункта 11 Порядка ведения кассовых операций.

Согласно этому пункту, работники, получившие деньги под отчет, обязаны

представить в бухгалтерию авансовый отчет об израсходованных суммах не

позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выдан, или со

дня возвращения из командировки.

В случае несвоевременной сдачи неизрасходованных подотчетных сумм при

проведении проверки налоговым инспектором может быть исчислена материальная

выгода от использования работником денежных средства организации и включена

в налогооблагаемый доход этого работника.

Причем сумма материальной выгоды в этом случае определяется за все

время нахождения денежных средств у работника, начиная с установленной даты

представления отчета об израсходованных суммах.

Иногда в организациях бывают случаи, когда задолженность по

подотчетным суммам списывается с работника за счет собственных средств

организации по окончании отчетного периода без представления им авансового

отчета.

Необходимо учитывать, что невозвращенные в установленные сроки

неизрасходованные подотчетные суммы должны быть отражены в бухгалтерском

учете следующими проводками:

|ДЕБЕТ 84|КРЕДИТ 71 |— списание подотчетных сумм, не возвращенных |

| | |работниками в установленные сроки (или по |

| | |которым не представлены авансовые отчеты); |

|ДЕБЕТ 70|КРЕДИТ 84 |— удержание подотчетных сумм из заработной |

| | |платы; |

|ДЕБЕТ 73|КРЕДИТ 84 |— если нет возможности удержать эти суммы из |

Страницы: 1, 2, 3