Аудит расчетов с подотчетными лицами

При тестировании документов на наличие ошибок аудитору достаточно

выявить пять одинаковых нарушений чтобы сделать вывод о значительном

распространении данной ошибки. Дальнейший поиск таких несоответствий можно

опустить.

Для проверки правильности отражения операций по расчетам с

подотчетными лицами аудитор контролирует арифметическую точность и

отслеживает взаимоувязку данных аналитического и синтетического учета.

Схема такого анализа приведена ниже в Приложении 4.

Взаимоувязка аналитический и синтетический данных учета будет зависеть

от формы ведения учета на предприятии. Допустим применяется

компьютеризованная форма учета, следовательно необходимость в блоках № 4 и

5 схемы исчезает, поскольку расчет данных по синтетическим счетам и

формирование оборотно-сальдовой ведомости производится автоматически

бухгалтерской программой. В данном случае надо сосредоточить внимание на

правильности занесения проводок по расчетам с подотчетными лицами в ЭВМ, а

также правильность составления формы № 1 «Бухгалтерский баланс» на основе

машинограммы «Оборотно-сальдовая ведомость» за отчетный период.

(Бухгалтерская программа «1С:Бухгалтерия» позволяет автоматически по данным

журнала хозяйственных операций формировать готовую форму № 1, однако в этом

случае лучше с удвоенной внимательностью сверить данные Баланса с данными

оборотной ведомости, поскольку Баланс будет формироваться верно лишь после

тщательной отладки алгоритма этой процедуры и соблюдения определенных

правил отражения операций.)

3.1.4. Проверка расчетов с подотчетными лицами по содержанию

При проверке расчетов по содержанию аудитору следует помнить следующие

ключевые моменты.

Предельные сроки командировки. В соответствии с п.1 ИНСТРУКЦИИ Минфина

СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 07.04.88 N 62 "О СЛУЖЕБНЫХ КОМАНДИРОВКАХ

В ПРЕДЕЛАХ СССР" служебной командировкой признается поездка работника по

распоряжению руководителя предприятия на определенный срок в другую

местность для выполнения служебного поручения вне места его постоянной

работы (кроме служебных поездок работников, работа которых протекает в пути

или носит разъездной либо подвижной характер). Максимальные сроки

командировки работников устанавливаются п.4 Инструкции — 40 дней (не считая

времени нахождения в пути), а минимальные сроки не установлены.

При загранкомандировках таких ограничений нет, однако начиная 61 дня

нахождения работника в командировке суточные ему будут начисляться по

ставкам, установленным для работников загранучреждений РФ при командировках

в пределах государства, где находится загранучреждение (ПИСЬМО Минфина РФ

от 16.12.93 N 11-02-49 (ред. от 29.03.96) "О РАЗМЕРАХ И ПОРЯДКЕ ВЫПЛАТЫ

СУТОЧНЫХ ПРИ КРАТКОСРОЧНЫХ КОМАНДИРОВКАХ НА ТЕРРИТОРИИ ИНОСТРАННЫХ

ГОСУДАРСТВ").

Отнесение командировочных расходов на затраты производства. Для того,

чтобы командировка была правильно оформлена необходимы документы:

внутренний приказ директора о направлении в командировку;

авансовый отчет с приложением документального подтверждения расходов;

утвержденный директором отчет о командировке, закрытое командировочное

удостоверение.

Нельзя считать командировочными расходы лиц, работающих на предприятии

по договору подряда. Договор подряда относится к числу гражданско-правовых

договоров, и его действие регулируется нормами гражданского права.

Следовательно, на лиц, заключивших договор подряда, не распространяется

законодательство о труде. В связи с этим командировочные расходы граждан,

работающих по договору подряда, не относятся к числу компенсационных

выплат, предусмотренных ст.116 КЗоТ РФ, а являются доходом, подлежащим

налогообложению в общепринятом порядке.

Отнесение на затраты транспортных расходов, связанных с командировкой.

В соответствии с Порядком ведения кассовых операций работнику

компенсируются только транспортные расходы по проезду до места командировки

и обратно. Транспортные расходы, производимые работником в процессе

нахождения в командировке могут быть компенсированы только по приказу

руководителя с отнесением за счет чистой прибыли предприятия.

Пересчет расходов по загранкомандировкам в рубли. В соответствии с

ПОЛОЖЕНИЕМ ПО БУХГАЛТЕРСКОМУ УЧЕТУ "УЧЕТ ИМУЩЕСТВА И ОБЯЗАТЕЛЬСТВ

ОРГАНИЗАЦИИ, СТОИМОСТЬ КОТОРЫХ ВЫРАЖЕНА В ИНОСТРАННОЙ ВАЛЮТЕ" (утверждено

ПРИКАЗОМ Минфина РФ от 13.06.95 N 50) расходы в иностранной валюте

пересчитываются в рубли по курсу ЦБ, установленному на дату составления

авансового отчета, а не на дату фактического расходования средств

подотчетным лицом.

3.2. Аудит расчетов с подотчетными лицами по методике Н.П.

Барышникова

При проверке авансовых отчетов необходимо обратить внимание на

следующее:

имеются ли приказы (распоряжения) о направлении работников в командировку с

указанием цели командировки, страны пребывания и сроков командировки;

правильность возмещения командировочных расходов (суточные, квартирные,

стоимость проезда). Согласно Инструкции Росналогслужбы от 11 октября 1995

г. № 39 «О порядке начисления и уплаты налога на добавленную стоимость»

суммы расходов по проезду к месту служебной командировки и обратно, включая

затраты на пользование в поездах постельными принадлежностями, а также

расходы по найму жилого помещения, возмещаемые по нормам, установленным

законодательством, включаются в себестоимость продукции (работ, услуг) без

НДС. При этом сумм НДС, оплаченная при возмещении таких расходов (в

пределах нормы), определяется по расчетной ставке от суммы указанных

расходов, а сверх нормы — налог возмещению не подлежит;

имеется ли командировочное удостоверение с отметками в месте пребывания в

командировке;

правильность и своевременность составления авансовых отчетов;

правильность возмещения затрат на хозяйственные нужды;

наличие оправдательных документов;

полнота и своевременность сдачи в кассу остатка подотчетной суммы;

правильность возмещения затрат на представительские расходы. Включение

представительских расходов в себестоимость продукции (работ, услуг)

проводится в пределах смет предприятия и только при наличии оправдательных

первичных документов, в которых должны быть указаны: дата и место,

программа проведения деловой встречи (приема), приглашенные лица, участники

со стороны предприятия, величина расходов;

правильность возмещения затрат при краткосрочных загранкомандировках. При

этом следует помнить, что пересчет расходов по загранкомандировке,

выраженных в иностранной валюте, производится на момент прибытия работника

из командировки (любой из трех дней, в течение которых командированный

обязан сдать авансовый отчет по командировке).

3.3. Аудит расчетов с подотчетными лицами по методике Р.А. Алборова

Приступая к проверке расчетов с подотчетными лицами, аудитор должен

сначала проверить:

кто ведет учет расчетов с подотчетными лицами (должность, образование, стаж

работы по специальности, нет ли родственных связей с руководителем,

кассиром организации);

имеется ли в наличии нормативная база для работы бухгалтера;

кому подотчетен данных бухгалтер и кто его проверяет по исполняемой работе;

имеется ли утвержденный руководителем организации список (круг) подотчетных

лиц (круг подотчетных лиц определяется в начале года и список по ним

утверждается руководителем организации).

Далее необходимо сверить остатки сумм по счету 71 «Расчеты с

подотчетными лицами» в журнале-ордере № 7, Главной книге и балансе

организации на первое число последнего месяца перед датой проведения

проверки. При наличии расхождений выявить их причины.

Проверяя записи по каждому лицевому счету в журнале-ордере № 7,

необходимо выявить:

суммы выдаваемых под отчет авансов;

имеются ли приказы (распоряжения) о направлении работников в командировку;

назначение и фактическое использование авансов;

сроки представления авансовых отчетов;

имеются ли командировочные удостоверения с отметками о местах пребывания

согласно заданию;

правильность и своевременность составления (представления) авансовых

отчетов;

правильность возмещения командировочных расходов и затрат на операционно-

хозяйственные нужды;

правильность составления корреспонденции счетов по операциям с подотчетными

лицами;

своевременность погашения задолженности по ранее выданным авансам;

наличие оправдательных документов по всем операциям

Необходимо также установить законность и целесообразность операционных

и хозяйственных расходов через подотчетные лица, возможность проведения

этих расходов по безналичным расчетам.

При сплошной проверке авансовых отчетов подотчетных лиц требуется

проверить:

подписываются ли авансовые отчеты бухгалтером и утверждаются ли

руководителем организации. В случае, если представленный отчет не подписан

или не утвержден, по нему нельзя списывать сумму с подотчетного лица на

затраты или другие объекты учета организации.

полноту и действительность прилагаемых документов. Часто допускают ошибку,

прилагая к авансовому отчету недействительные документы (товарный чек без

отметок, штампов магазина, различные квитанции, талоны, чеки без

обязательных реквизитов) или списывая на себестоимость выданные подотчетным

лицам суммы на ГСМ, техремонт, приобретение запасных частей и ремонтных

материалов без оправдательных документов. В то же время к авансовым отчетам

не прилагают квитанции от приходных кассовых ордеров при оплате стоимости

материальных ценностей (работ, услуг) организации-корреспонденту через

подотчетное лицо, хотя эти суммы бывают солидные. Выявляя такие факты,

аудитор должен признать списание сумм на затраты необоснованными и

определить сумму заниженного для налогообложения дохода, а также скрытый

размер платежей по социальному страхованию и обеспечению, транспортному

налогу;

правильность отражения суточных и затрат на жилье, а также правильность

выделения по ним НДС. Превышение норм суточных бухгалтерия должна относить

на уменьшение прибыли, остающейся в распоряжении организации, одновременно

с удержанием с этой суммы подоходного налога. Кроме того, расходы,

списанные на затраты (себестоимость), должны быть снижены на сумму НДС (со

стоимости проезда и оплаты найма жилья).

правильность отражения выручки от реализации продукции (товаров) через

подотчетное лицо. В данном случае поступление выручки от реализации

показывают на кредите счета 71 без предварительного (или последующего)

отнесения этой суммы на кредит счета 46 «Реализация продукции (работ,

услуг)». При выявлении таких фактов необходимо определить размер сокрытого

объекта налогообложения (выручки);

правильность отнесения представительских расходов через подотчетные лица на

издержки производства (обращения) организации.

Проверяя расчеты с подотчетными лицами, связанными с

загранкомандировками, аудитор должен установить:

правильность учета расчетов;

правильность возмещения работнику расходов в однодневную командировку, а

также в случаях, когда работник в стране пребывания обеспечивается

бесплатным питанием и жилищным помещением;

правильность расчета курсовых разниц на день представления подотчетным

лицом авансового отчета;

правильность корреспонденции счетов по данному объекту контроля. Здесь

необходимо обратить внимание на сторнировочные и другие исправительные

записи, за которыми могут скрываться факты нарушений и злоупотреблений. Для

этих целей кредитовые обороты сета 71 в журнале-ордере № 7 сверяют: по

счетам 25 и 26 — с данными сводных лицевых счетов (производственных

отчетов) по общепроизводственным и общехозяйственным расходам, по счету 50

— с данными раздела дебетовых оборотов журнала-ордера № 1, по другим счетам

— с данными раздела дебетовых оборотов журнала-ордера № 10 и ведомости № 46

по материальным счетам. Дебетовые обороты счета 71 сверяются: по счету 50 —

с данными журнала-ордера № 1, по счетам 51, 52 — журнала-ордера № 2 и т.д.

3.4. Типичные нарушения при осуществлении расчетов с подотчетными

лицами

Нередко в организациях допускаются ошибки в расчетах с подотчетными

лицами вследствие небрежного ведения бухгалтерского учета и отсутствия

контроля за расчетами с работниками. Основные нарушения (злоупотребления,

хищения, ошибки, несоответствия установленному порядку) в области расчетов

с подотчетными лицами могут быть классифицированы следующим образом:

1. Нарушение порядка выдачи подотчетных сумм

1.1. Отсутствует приказ руководителя, устанавливающий порядок

выдачи работникам подотчетным средств;

1.2. В приказе о порядке выдачи подотчетных средств не

установлен круг лиц, имеющих право на получение денег под отчет,

или не указаны размеры подотчетных сумм, а также сроки их

возращения;

1.3. Выдача денежных средств лицам, не указанным в списке лиц,

которым в соответствии с приказом руководителя предприятия могут

быть выданы деньги и хозяйственно-операционные расходы;

1.4. Выдача денежных сумм из кассы под отчет лицам, не

являющимся работниками предприятия;

1.5. Выдача денег под отчет лицам, не рассчитавшимся по ранее

выданным авансам;

1.6. Списание подотчетных сумм за счет чистой прибыли

предприятия;

1.7. Несоответствие фактического расхода подотчетных сумм целям,

на которые они были выданы;

1.8. Допускается передача полученных под отчет наличных денег

одним работником другому;

2. Нарушения при оформлении командировочных расходов

2.1. Отсутствие приказов (распоряжений) о направлении работников

в командировку;

2.2. Отсутствие командировочных удостоверений с отметкой в месте

пребывания в командировке;

2.3. Несоблюдение установленных норм командировочных расходов;

2.4. Отсутствие приказов (распоряжений) об оплате суточных сверх

установленных норм;

2.5. Отсутствие аналитического учета командировочных расходов в

пределах норм и сверх норм;

3. Нарушение порядка налогообложения при оформлении командировочных

расходов

3.1. Нарушение порядка удержания подоходного налога и начисления

фондов социального страхования и обеспечения с сумм превышения

командировочных расходов сверх установленных норм;

3.2. Некорректное выделение налога на добавочную стоимость в

суммах командировочных расходов;

4. Нарушения при приобретении материальных ценностей, оплате работ,

услуг подотчетными лицами

4.1. Выделение сумм налога на добавленную стоимость расчетным путем

от стоимости материальных ценностей, приобретенных за наличный

расчет в розничной торговой сети;

4.2. Списание на затраты сумм налога на добавленную стоимость от

стоимости материальных ценностей, приобретенный через подотчетных

лиц у изготовителей, в оптовой торговле;

5. Нарушения порядка учета представительских расходов

5.1. Несоответствие фактического размера представительский

расходов утвержденной смете (или ее отсутствие);

5.2. Отсутствие учета представительский расходов в пределах норм

и сверх норм;

6. Нарушения порядка ведения синтетического учета расчетов с

подотчетными лицами

6.1. Некорректное составление бухгалтерских проводок по

операциям расчетов с подотчетными лицами;

6.2. Неправильное выведение остатков на конец отчетного периода;

6.3. Журнал-ордер № 7 ведется не по каждому подотчетному лицу и

выданной сумме одновременно;

6.4. Несоответствие записей в авансовых отчетах и журнале-ордере

№ 7 или других регистрах;

7. Нарушения в форме и реквизитах первичных документов

Рассмотрим подробнее ряд допускаемых организациями ошибок при выдаче

денег под отчет и контроле за их использованием.

Нарушение: неправильный порядок выдачи денег под отчет.

Нарушения данного вида возникают вследствие несоблюдения основных

принципов, установленных пунктом 11 Порядка ведения кассовых операций.

Выдача наличных денег под отчет должна осуществляться на основании

приказа руководителя организации, в котором должен быть зафиксирован круг

лиц, имеющих право на получение подотчетных сумм, указаны размеры

подотчетных сумм и сроки, на которые они выданы. Запрещается выдача

наличных денег под отчет работнику, не отчитавшемуся по ранее полученным

подотчетным средствам, а также не допускается передача выданных под отчет

денег одним работником другому.

Нарушение: в организации не проводится инвентаризация расчетов с

подотчетными лицами.

В соответствии с пунктом 15 Положения о бухгалтерском учете и

отчетности в Российской Федерации, утвержденного приказом Минфина России от

26 декабря 1994 г. № 170, для обеспечения достоверности данных

бухгалтерского учета и отчетности необходимо регулярно проводить

инвентаризацию имущества и денежных обязательств организации, в том числе

расчетов с подотчетными лицами. В частности, инвентаризация обязательна

перед составлением годовой бухгалтерской отчетности.

Пунктом 3.47 Методических указаний по инвентаризации имущества и

финансовых обязательств, утвержденных приказом Минфина России от 13 июня

1995 г. № 49, определено, что при инвентаризации подотчетных сумм

проверяются отчеты подотчетных лиц по выданным авансам с учетом их целевого

расходования, а также правильность использования и отчета по суммам

выданных авансов каждому подотчетному лицу.

При большом количестве подотчетных лиц и соответственно при выдаче

подотчетных сумм в крупных размерах несоблюдение юридическими лицами

порядка и сроков проведения инвентаризации данного вида расчетов может

привести к ряду нарушений бухгалтерского учета и налогообложения.

Так, несвоевременная сдача неизрасходованной части подотчетных сумм

влечет за собой нарушение пункта 11 Порядка ведения кассовых операций.

Согласно этому пункту, работники, получившие деньги под отчет, обязаны

представить в бухгалтерию авансовый отчет об израсходованных суммах не

позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выдан, или со

дня возвращения из командировки.

В случае несвоевременной сдачи неизрасходованных подотчетных сумм при

проведении проверки налоговым инспектором может быть исчислена материальная

выгода от использования работником денежных средства организации и включена

в налогооблагаемый доход этого работника.

В частности, такое разъяснение дано в письме Госналогинспекции по г.

Москве от 13 ноября 1997 г. № 11-13/29227, где сообщается, что в

общеустановленном порядке производится налогообложение суммы материальной

выгоды за пользование денежными средствами, полученными работниками от

организаций, при уклонении от возврата этих средства, просрочке в их уплате

Страницы: 1, 2, 3, 4